Informatie beheren

De naam van ons werkveld is nogal eens onderwerp van gesprek: wat doen we eigenlijk? Ik wil het hier niet hebben over hoe we het werk of de afdeling precies noemen. Ik wil het beheren van informatie wel graag als werkwoord neerzetten. Om aan te geven dat we iets proactief doen en dat er geen sprake is van een passief en reactief vak. Dus ‘informatie beheren’ c.q. ‘informatiebeheren’ (zonder spatie) in plaats van ‘informatiebeheer’.

Informatie moet beheerd worden. En dat is hard werken en vooruitzien. We redden het niet met blijven doen wat we doen. Wij niet en onze zorgdragers ook niet. We moeten stappen zetten en stekken steken. Maar waar moeten we beginnen Wat komt er op ons af?

Ik denk dat dit een verdraaid lastige vraag is om te beantwoorden. Ik heb het idee dat we in een tussenperiode zitten. De meeste vakgenoten hebben inmiddels in de gaten dat de tijd dat alles overzichtelijk bij elkaar in een papieren dossier werd opgeborgen voorbij is. En ook dat het vrijwel ondoenlijk is om alle informatie die behoort bij een zaak overzichtelijk op te slaan in een (zaak)dossier in het zaaksysteem of documentmanagementsysteem. De informatie is te divers geworden en de opslag en verwerking daardoor ook. Dit maakt het beheren van informatie dynamisch en uitdagend.

Wat moeten we anders gaan doen? Nieuwe procedures en richtlijnen opstellen, een kwaliteitssysteem op poten zetten, het management of bestuur bewerken of de gebruikers van de informatie instrueren?

Ieder antwoord is goed. Maar begin! En dat is misschien ook hier de lastigste stap. Net als bij het schrijven van een opstel, een essay of blog wanneer een leeg vel papier of scherm je aankijkt, wachtend op de eerste letters, woorden en zinnen. Op het moment dat die eerste tekens op het scherm of het papier verschijnen, komt de rest er ook wel. Niet vanzelf. Er zal regelmatig een vel papier verfrommeld worden en een scherm gewist. Maar stap voor stap komt er iets tot stand.

Wacht in elk geval niet tot het te laat is. Blijf niet hangen in oude gewoonten en kom in beweging. Informatiebeheer is niet reactief, dus dat kunnen wij ook niet zijn.

Páme (laten we gaan)!