Stand van zaken wijziging Archiefwet

Hoe is de stand van zaken rond de wijziging van de Archiefwet, wat zijn de belangrijkste voorgenomen veranderingen en op welke termijn verschijnt een eerste versie van de nieuwe wettekst? In deze bijdrage een korte stand van zaken.

Inleiding

In 2018 startte het ministerie van OCW de actualisatie van de Archiefwet, met als belangrijkste doel te komen tot een wijziging van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar, een actualisering van begrippen en werkwijzen en aanpassing op onderdelen als e-depot en archiefbewaarplaatsen, toezicht en de positie van de archivaris. De voorbereiding is in handen van de projectgroep Wijziging Archiefwet van het ministerie van OCW en werkt daarin samen met andere rijksoverheden, de decentrale overheden en vertegenwoordigersen specialisten uit het vakgebied en de branche. Naast de bijeenkomsten van de Projectgroep is er ook twee maal per jaar een Bestuurlijk overleg van de minister met VNG, IPO en UvW.

Planning

De oorspronkelijke planning om rond deze tijd een concept van de wettekst gereed te hebben en voor te leggen voor een internetconsultatie is niet gehaald maar zal waarschijnlijk aan het eind van 2019 plaatsvinden. Een behandeling in de Raad van State en de Ministerraad is dan pas aan het eind van 2020 te verwachten evenals de parlementaire behandeling.

Uitvoeringstoetsen

Wat zijn de gevolgen van de invoering van de gewijzigde Archiefwet voor overheidsorganen?. Hiertoe laat het ministerie dit najaar uitvoeringstoetsen op de gewijzigde Archiefwet verrichten voor zowel het rijk, de gemeenten als de provincies en waterschappen. De uitvoeringstoets is een onderdeel van het wetgevingsproces dat voorafgaat aan indiening van de Archiefwet bij de Raad van State. Zodra de toetsen op basis van het concept van de wettekst zijn gestart zal ook de internetconsultatie plaatsvinden, zodat ook gebruikers van archieven (journalisten, historici, onderzoekers) aan kunnen geven op welke punten de nieuwe wet tot (mogelijke ongewenste) effecten leidt. De uitkomsten worden verwerkt in de Memorie van Toelichting bij de wet. Het ministerie van OCW is opdrachtgever en coördineert de uitvoering ervan en verwacht dat begin maart van 2020 de eindrapportages worden opgeleverd.

Belangrijkste thema’s in de gewijzigde Archiefwet

Overbrenging

Overheden brengen te bewaren informatie na 10 jaar over naar een archiefdienst. Deze verkorting van 20 naar 10 jaar moet (digitale) duurzaamheid en transparantie van overheidsinformatie bevorderen. De nieuwe termijn geldt voor archief dat is gevormd vanaf 2021 en uitstel van overbrenging blijft mogelijk.

Leidt een verkorting van de overbrengingstermijn tot extra kosten of een verschuiving ervan, als gevolg van vroegere openbaarheid en meer inzage van (jonger) archief? Hiertoe heeft het ministerie onderzoek laten verrichten dat uitmondde in het in september 2019 verschenen rapport ‘Impactanalyse openbaarheid en toegankelijkheid jonger archief’, uitgevoerd door Ape, Onderzoek & Advies

Impactanalyse%2Bopenbaarheid%2Ben%2Btoegankelijkheid%2Bjonger%2Barchief.pdf

E-depot

Nieuw is ook de uitwerking van eisen aan e-depots oftewel aan het duurzaam digitaal beheren van “overgebrachte” en statische collecties bij archiefbewaarcentra, maar ook van collecties die nog niet zijn overgebracht, maar al wel openbaar. Dit bewaren en beschikbaarstellen bij de bron, is  bijvoorbeeld iets dat het Kadaster of JustId al kunnen doen. In de te herziene Archiefregeling komen open normen voor e-depotvoorzieningen, die aansluiten bij bestaande (internationale) instrumenten voor vrijwillige certificering.

Goede, geordende en toegankelijke staat

De Archiefwet blijft dezelfde globale kaders voor informatiebeheer bieden, die overheden zelf moeten invullen en verantwoorden. Waar het de selectie en vernietiging van informatie betreft wordt een risicobenadering het uitgangspunt. Het zijn de zogenaamde ‘bewaarbelangen’ die in de wet genoemd gaan worden evenals de expliciete grondslag voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van documenten en het toepassen van bewaartermijnen uit de selectielijst. De selectielijst blijft bestaan als instrument voor verantwoording en beheer, maar de procedurele formaliteiten worden versoepeld en archiefvormers krijgen (in herziene Archiefbesluit) meer ruimte voor zelfstandig versiebeheer. In de voorgenomen wijziging is sprake van een nieuwe procedure voor de vaststelling, de introductie van de ‘risicobenadering’ en expliciet aandacht voor de naleving van de selectielijst

De veelgehoorde wens om de Archiefwet te laten aansluiten bij de digitale realiteit en de bepalingen uit de AVG, de Wet open overheid (Woo) en de Wet Digitale Overheid wordt ingewilligd en uitgewerkt in de Memorie van Toelichting. Een eerste effect is al merkbaar doordat de term ‘archiefbescheiden’ is vervangen door de definitie “document” uit de Woo en waarmee werkgerelateerde en vastgelegde informatie ongeacht de vorm wordt bedoeld.

Openbaarheid

Openbaarheid blijft de norm. Na overbrenging zijn documenten in archiefbewaarplaatsen in principe voor iedereen gratis toegankelijk, tenzij de openbaarheid van documenten (tijdelijk) wordt beperkt. De huidige beperkingsgronden worden aangepast naar de specifiekere gronden uit de Wob (straks Woo) met uitzondering van persoonlijke beleidsopvattingen. Nieuw wordt de eis om de beperkingsgrond(en) te motiveren.

Doel is dat raadplegers van documenten inzage in de authentieke stukken, krijgen of (kopieën van) dossiers of documenten waarin de vertrouwelijke delen zijn afgeschermd. Dit laatste sluit aan op Wob/Woo, maar de belangenafweging is gericht op informatieverstrekking aan de individuele verzoeker (geen algemene publicatieplicht).

Onder de werking van de huidige Archiefwet kunnen Gedeputeerde Staten aan gemeenten en waterschappen nog toestemming verlenen om de openbaarheid van archiefbescheiden langer dan 75 jaar te beperken. Deze bepaling komt wellicht in de nieuwe Archiefwet te vervallen.

Stelsel

Voor het overbrengen van digitale rijksinformatie van regionale herkomst is straks niet meer het rijksarchief in de provincie de aangewezen bestemming. Op termijn beëindigt het Rijk haar deelname aan de gemeenschappelijke regeling van deze Regionaal Historische Centra (RHC’s), nadat er een oplossing voor papieren rijksarchiefstukken bij de RHC’s is gevonden. Dit najaar volgt een onderzoek naar de positie van de RHC's en de e-depotvoorziening

Toezicht

Het archiefwettelijk toezicht wordt uitgebreid naar de overgedragen archieven, omdat digitale ontwikkelingen en het belang van duurzaam beheer en openbaarheid overheden dwingen ook risicotoezicht op al overgebrachte documenten uit te oefenen.

Het toezicht op centraal niveau blijft berusten bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed Op decentraal niveau blijft het huidige systeem van intern archieftoezicht, dat door een verplicht voor decentrale overheden en waterschappen te benoemen archivaris wordt uitgevoerd. Hierin volgt het ministerie het voorbeeld van de AVG, die verplicht tot de benoeming van een functionaris gegevensbescherming

Om te voldoen aan de vraag naar deze extra archivarissen wordt de reglementering van de beroepseisen gewijzigd en het voorgeschreven diploma archivistiek wellicht vervangen door deskundigheidseisen.