Verjaringstermijnen en selectielijsten

De bestaande selectielijsten van overheidsorganen zijn niet afgestemd op de absolute verjaringstermijnen uit het Burgerlijk Wetboek. Provincies hebben ervoor gekozen deze bepalingen over verjaring te betrekken bij het opstellen van de nieuwe selectielijsten voor provinciale organen en de commissaris van de Koning als rijksorgaan.

Verjaringstermijnen Burgerlijk Wetboek

In de afgelopen jaren heeft het Strategisch Informatieoverleg (SIO)-Provisa, een interprovinciale werkgroep, nieuwe selectielijsten voor archiefbescheiden voorbereid voor zowel de provinciale organen als de commissaris van de Koning als rijksorgaan. SIO-Provisa heeft daarvoor een risicoanalyse laten uitvoeren. Daarbij zijn alle afzonderlijke provinciale werkprocessen besproken met de proceseigenaren binnen de provincies. De risico’s van het ontbreken van informatie zijn per proces in beeld gebracht. In diverse gevallen gaven proceseigenaren aan dat de minimale bewaartermijn voor de informatie in hun processen 20 jaar zou moeten zijn op grond van mogelijke rechtsvordering. Het Burgerlijk Wetboek (BW) bepaalt in artikel 3:310 lid 1 namelijk dat een mogelijke rechtsvordering pas 20 jaar na de gebeurtenis definitief verjaart. Ook de externe deskundige voor de provinciale selectielijsten gaf aan dat bij de keuze voor bewaartermijnen het civiele recht betrokken zou moeten worden om zo het recht op informatie voor de burger te borgen.

De bewaartermijnen in de bestaande provinciale selectielijsten hielden geen rekening met deze verjaringstermijn. Ook andere overheidsorganen hadden dit niet voor hun selectielijsten mee laten wegen.

Juridisch advies

Alvorens te besluiten de bewaartermijn van 20 jaar op te nemen in de lijsten heeft SIO-Provisa nader onderzoek laten doen door juridisch adviesbureau Pels Ricken. Het adviesbureau concludeerde dat uit de Archiefwet noch uit de AVG een verplichting kan worden afgeleid om de bewaartermijnen van archiefbescheiden standaard op een termijn van al dan niet 20 jaar te stellen. Het blijft een beleidskeuze voor provincies om, met inachtneming van het stelsel van de Archiefwet, archiefbescheiden te bewaren of – na een bepaalde periode – te vernietigen. Wel adviseerde Pels Ricken om bij het bepalen van bewaartermijnen de verjaringsregels gezamenlijk met andere factoren mee te wegen, zoals de privacy, de kosten van bewaring en de toegankelijkheid van archieven.

Vervolgens is de kwestie van de absolute verjaringstermijnen besproken met hoogleraar archivistiek, professor Charles Jeurgens. Jeurgens stond aan de wieg van de huidige selectiemethodiek en is als adviseur voor selectievraagstukken verbonden aan het Nationaal Archief. Ook hij wijst erop dat zorgdragers verplicht zijn om bij het opstellen van selectielijsten alle termijnen te betrekken die in de voor dat orgaan geldende wet- en regelgeving voorkomen of daaruit af te leiden zijn. De risicoanalyse is het instrument dat is ontwikkeld voor dit soort afwegingen en in die zin is de absolute verjaringstermijn uit het Burgerlijk Wetboek één van de factoren waarmee rekening gehouden moet worden in de te maken afweging. In ‘Belangen_in_balans. Handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden’ zijn de belangrijkste afwegingsfactoren opgenomen, waaronder die van het bedrijfsbelang (inclusief het juridisch en financieel belang), het politieke en het maatschappelijke belang, waaronder dat van de recht- en bewijszoekende burger.

Conclusie

Op grond van dit alles heeft SIO-Provisa besloten om de verjaringstermijn van 20 jaar te betrekken in de bepaling van de bewaartermijn van archiefbescheiden die gevormd worden binnen die processen waarop de absolute verjaringstermijnen uit het Burgerlijk Wetboek van toepassing kunnen zijn. Deze voorstellen zijn besproken met de inhoudelijke proceseigenaren en de functionarissen gegevensbescherming van enkele provincies.

In de concepten van de nieuwe generieke selectielijsten voor provinciale organen respectievelijk de commissaris van de Koning als rijksorgaan zijn uiteindelijk enkele generieke processen voorzien van deze termijn van 20 jaar. In het najaar van 2019 zullen beide lijsten worden besproken met het Nationaal Archief en vervolgens ter inzage worden gelegd. De vaststelling zal volgend jaar plaatsvinden. De inwerkingtreding is met terugwerkende kracht per 1 januari 2020.