Professionalisering informatievoorziening woningcorporaties

Op VIND Informatie vind je artikelen en blogs over actuele onderwerpen binnen het vakgebied informatiemanagement. Met de verbreding van VIND Informatie naar meerdere sectoren deze keer aandacht voor de woningcorporaties. Deze sector timmert al jaren aan de weg om de informatiehuishouding en daarmee ook het databeheer (gegevens en documenten) verder op orde te krijgen.

Strategische verkenning en Convenant

In 2017 is voor Aedes, de vereniging van woningcorporaties, het rapport ‘2022. Strategische verkenning informatievoorziening woningcorporaties’ opgesteld. De professionalisering van informatievoorziening stond toen al enige tijd op de agenda. Op 5 december 2017 werd tevens het Convenant Verbeteren Informatievoorziening Woningcorporatiesector getekend. Het betreft een sector waar we minder vaak iets van horen als het gaat om datagebruik en -beheer. Digitalisering en informatievoorziening betreft één van de thema’s van de Vernieuwingsagenda die woningcorporaties destijds samen hebben vastgesteld. De werkelijke aanpak betreft met vele spelers een complexe opgave. Zowel vanuit Aedes als vanuit VTW, de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties, is er aandacht voor het thema.

Woningcorporaties in Nederland

Op dit moment zijn 272 woningcorporaties lid van Aedes. Ter vergelijk: op 1 januari 2019 telde Nederland 355 gemeenten. Binnen deze grote sector is er behoefte aan een goede informatievoorziening, informatie-uitwisseling en een eenduidige benadering en aanpak daarvan. Dit is noodzakelijk voor openheid en verantwoording, interne sturing en uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. De belangrijkste taak betreft de bouw, de verhuur en het beheer van de vele woningen in Nederland.
De sector kent een groot aantal stakeholders waaronder het ministerie van BZK, het Waarborgfonds Sociale Woningbouw en de Autoriteit woningcorporaties. Ook daarmee wordt informatie uitgewisseld. Daarnaast is er contact met gemeenten, het CBS en de Belastingdienst. Deze organisaties werken steeds meer digitaal. De sector kan dus niet achterblijven.

Eigen informatievoorziening

Een goed beheer van woningen is mede afhankelijk van een goed beheer van informatie. De volledigheid en de kwaliteit van data zijn daarbij bepalend. Efficiënt en effectief samenwerken met de eerder vermelde partijen, waarbij veel data worden uitgewisseld, vraagt om steeds verdergaande digitalisering. Dit is echter geen kernactiviteit van de corporaties. De kwaliteit van data is dan ook bij elke corporatie van een ander niveau. Corporaties kennen alle een eigen bedrijfsvoering, en zo ook een eigen informatiehuishouding. Deze is veelal naar eigen inzicht ingericht, passend bij de cultuur en omvang van de organisatie. Naast papieren poststromen, die er nog volop zijn, wordt er wel al steeds meer digitaal met de omgeving gecommuniceerd en worden data in digitale vorm uitgewisseld en beschikbaar gesteld.

Verdere professionalisering databeheer en -uitwisseling

Er is veel motivatie bij de corporaties om de informatievoorziening verder te professionaliseren. De weg ernaartoe is lastig en de ambitie is hoog. Zo staat op de website van Aedes vermeld: “Alle partijen in de corporatiesector wisselen vanaf 2022 kwalitatief hoogwaardige, actuele en onderling goed vergelijkbare informatie efficiënt met elkaar uit. Dit vergt een verregaande digitalisering van processen binnen corporaties en tussen corporaties en andere partijen. Corporaties werken hieraan samen met onder meer het ministerie van BZK, de Autoriteit woningcorporaties,het Waarborgfonds Sociale Woningbouw en CorpoNet, in de zogeheten coalitie Digitalisering en informatievoorziening.”

‘Alle partijen’ betekent dat 272 corporaties en meerdere stakeholders in 2022 aangehaakt moeten zijn en hun informatiehuishouding op orde moeten hebben. Werken onder architectuur, eenduidige processen, standaardisatie, databeheer als collectieve voorziening en verdergaande digitalisering, het zijn onderwerpen die worden genoemd in de strategische verkenning. Het betreft een uitgebreid programma van activiteiten dat vraagt om een gedeeld beeld en gezamenlijke inspanning. Ongeacht de ambitie is het de vraag in hoeverre daar in praktijk bij alle corporaties evenveel tijd en geld voor beschikbaar is. Binnen het dagelijkse werk heeft digitalisering niet altijd prioriteit en schuift men het thema regelmatig nog even voor zich uit.

Archiefwet en AVG

Woningcorporaties vallen niet onder de Archiefwet. Zij stellen zelf kaders, beleid en regels op voor het beheer van hun data en documenten. Daarbij wordt vaak wel rekening gehouden met de strekking van de Nederlandse archiefwet en -regelgeving en verschillende NEN-normen die op informatiebeheer van toepassing zijn. Ook volgt men de lijn en verplichtingen voortkomend uit andere (informatie)wetgeving voor bijvoorbeeld het bepalen van bewaartermijnen.

Geen woningen zonder bewoners. Corporaties beheren dan ook heel veel persoonsinformatie. Dat vraagt om zorgvuldig beheer van deze informatie met inachtneming van de AVG. Ook hieraan wordt binnen de corporaties aandacht besteed. Aedes voorziet onder meer in handreikingen hoe hiermee om te gaan. Een voorbeeld hiervan betreft de AVG Routeplanner voor woningcorporaties ontwikkeld door de al eerder genoemde coalitie Digitalisering en informatievoorziening.

Verdere informatie

Op het gebied van informatiemanagement en het naar buiten brengen van de voortgang van ontwikkelingen is de sector redelijk gesloten. We horen er niet veel over. Bewustzijn en kennis is noodzakelijk om verdere digitalisering mogelijk te maken. Het blijkt voor vele corporaties een hele opgaaf. Wie de ontwikkelingen een beetje wil volgen kan terecht bij het dossier Digitalisering en informatievoorziening op de site van Aedes en op de site van de VTW.