Vijf trends in informatiemanagement in 2020

Aan het eind van het oude jaar blikken we terug, aan het begin van het nieuwe jaar blikken we vooruit. Wat zullen de trends en ontwikkelingen zijn in 2020 op het gebied van informatiemanagement? Ik tip het volgende.
•    Microsoft wordt een steeds grotere speler in document- en recordmanagement;
•    afnemende relevantie van organisatiebrede enterprise-contentmanagementsystemen (ECM);
•    de opkomst van microservices;
•    het prioriteren van privacy en informatieveiligheid;
•    de klantreis.

De groei van Microsoft als document- en recordmanagementapplicatie

De groei van Microsoft in informatiemanagement is sinds 2015 al een trend en zal verder doorzetten. In het begin nam Microsoft marktaandeel over van de traditionele document- en recordmanagementapplicaties (dms/rma) via functionaliteiten die bij Office 365 zaten, zoals Exchange, OneDrive en SharePoint. Tegenwoordig worden door Microsoft nog meer diensten meegeleverd, zoals het kunnen voorkomen van gegevensverlies, toegangsbeheer, beheer van informatierechten (wie mag wat zien), e.d. Tevens levert Microsoft een steeds volwaardiger dms/rma en zet het bedrijf in op de voorwaarden die aan dergelijke systemen worden gesteld. Als Microsoft organisaties een steeds beter functionerend dms/rma weet aan te bieden, dan is het moeilijk om ‘nee’ te zeggen. Het management vraagt zich dan af waarom geen Microsoft als dat toch al in huis is en het doet wat het moet doen.

De terugtocht van traditionele ECM-systemen

De opkomst van Microsoft in organisaties betekent de teruggang van traditionele enterprise-contentsystemen, zoals OpenText/Documentum, Alfresco, e.d. Afgezien van de aantrekkingskracht van de Microsoftproducten zijn er ook andere krachten in dit proces. Zo is er de trend om meer gebruik te maken van applicaties die zijn toegesneden op een bepaald bedrijfsproces (factuurbehandeling, vergunning- en subsidieverlening, behandeling van bestuursstukken, e.d.) in plaats van applicaties waarin alle bedrijfsprocessen met hun documenten en procesgegevens worden afgehandeld en opgeslagen. Wat echter het meest tegen de traditionele, allesomvattende ECM-systemen werkt, is hun armzalige presteren en de moeite die erin moet worden gestoken om er toegevoegde waarde mee te leveren.

De opkomst van microservices

Dit is al een tijd een trend in IT-architectuur. Bij microservice wordt het applicatielandschap opgedeeld in kleinere services. Het is een nieuwe vorm van de verticale bedrijfstoepassing van applicaties. De voordelen zijn: eenvoudiger onderhoud, stabieler en voordeliger. Met microservices zijn heel concrete problemen op te lossen en het past goed bij concepten zoals agile werken.

Privacy en informatieveiligheid

Privacy en informatieveiligheid zijn de laatste jaren topprioriteit van iedere organisatie en zullen dat nog wel een tijd blijven. Als oorzaak kan worden genoemd de ingrijpende wetgeving die van kracht is geworden, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Ook de constante stroom aan berichten over privacygevoelige gegevens die op straat liggen, maakt dat iedere organisatie wil voorkomen op die manier in de krant te komen. Voor de informatiebeheerders betekent het dat goed informatiebeheer er nog een element bij krijgt: overschakelen naar betere controle op informatieveiligheid en naleving van privacyregels.

De klantreis

Een buzzword, maar wel een die steeds meer betekenis en inhoud krijgt en richtinggevend is voor veel organisaties. Met de klantreis wordt geprobeerd om te begrijpen wat de klant nodig heeft, hoe de klant tegemoet getreden wil worden en hoe de organisatie moet worden ingericht om aan die behoeften te kunnen voldoen. De klantreis zie ik in mijn directe omgeving worden ingezet bij het ontwerpen van de nieuwe website en het nieuwe intranet en bij het inrichten van processen rond de Omgevingswet. Voor informatiemanagement is de klantreis uiterst relevant want het kan ons helpen om de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste personen te krijgen.