Vernietigen versus ontspullen

Als informatieprofessionals weten we als geen ander dat de combinatie van opruimen en structuur de sleutel tot succes is. Het lijkt erop dat opruimen of ontspullen anno 2020 een kunst is die noodzakelijk is om te kunnen overleven.
De boeken van de Japanse opruimgoeroe Marie Kondo zijn in 27 talen vertaald en haar opruimmethode is zelfs via Netflix te bekijken. Haar oproep: bewaar alleen datgene waar je blij van wordt. Of met andere woorden: ‘does it spark joy?’

Vernietigingsangst
Maar waarom hebben we dan toch zoveel moeite om spullen weg te doen? En waarom hebben we als informatieprofessionals stiekem ook een vernietigingsangst? Wat als deze informatie later toch relevant kan zijn? Wat als het nu waardeloos lijkt, maar in de toekomst van grote waarde kan zijn.
De hoeveelheid en de (privacy)gevoeligheid van informatie dwingen ons om keuzes te maken. Wat wordt er wel bewaard voor het nageslacht en wat gaan we toch echt vernietigen? Maar de grootste uitdaging is vervolgens: hoe gaan we al die digitale informatie vernietigen?

Thema-10-daagse
Om hier met informatieprofessionals vanuit allerlei verschillende overheidsorganisaties dieper op in te gaan, is er vanuit het kennisnetwerk informatie en archief een thema-10-daagse over vernietiging georganiseerd, met als afsluiting een themadag bij het Nationaal Archief. Zeker interessant om via het KIA-platform het verslag van de dag te lezen.

Over het algemeen is men het eens; we moeten overheidsinformatie vernietigen. De AVG en de nieuwe Archiefwet dwingen hier ook toe. Wel lijkt er ruimte voor een risicobenadering. Over het ‘hoe’ zijn we nog niet uit. Vanuit Common Ground is er gelukkig wel een duidelijk visie op vernietiging als functionaliteit. Laten wij vooral als informatieprofessionals prioriteit geven aan vernietigen! Het betreft tenslotte zo’n 80-90% van de informatie die we moeten beheren.

Joy
Terug in de waan van de dag word ook ik geconfronteerd met mijn eigen informatieopslag en de drang om alles te willen bewaren. De opslag van mijn pc bleek vol, tijd om op te ruimen. Ondanks de noodzaak en de hinder die ik ondervond, was het lastig om te beginnen, maar elke keer als ik nu mijn pc open geeft het een opgeruimd en goed gevoel. Ik heb inzicht in wat ik heb en wat ik kan gebruiken en heb me ontdaan van al het overbodige. Het begin was lastig, maar toen ik eenmaal de smaak te pakken had, was ik niet meer te stoppen. De vraag van Marie Kondo bleef op de achtergrond aanwezig bij de keuze om iets wel of niet te bewaren: does it spark joy? Wellicht kunnen we hiermee ook onze collega’s adviseren die een knop om moeten zetten om informatie op te ruimen en informatie los te laten die vernietigd moet worden.