Het hybride archief

 

Digitaal werken en digitaal archiveren zijn bij overheidsorganisaties de laatste jaren de norm geworden. Veel organisaties worstelen echter nog met de erfenis van de periode tussen archiveren van papier en digitaal archiveren. Dat is het zogeheten hybride archief. Van een hybride omgeving is sprake wanneer gegevens zowel in analoge als digitale vorm aanwezig zijn. Dan is er feitelijk sprake van dubbele informatie. Ook in het geval dat gegevens deels analoog en deels digitaal aanwezig zijn is sprake van een hybride omgeving. Wat doe je met een hybride archief?

Een informatieve bijeenkomst
De provincie Noord-Holland organiseerde op 27 februari 2020 een middag over het hybride archief. Doel was om situaties bij andere organisaties te bespreken en samen tot mogelijke oplossingen te komen. Dit werd gedaan aan de hand van drie casussen: de gemeente Haarlem, de gemeente Beverwijk en de provincie Noord-Holland. De drie situatie gingen steeds over één vorm van hybride archiveren: de dagdozen in relatie tot de digitale stukken in het documentmanagementsysteem. Het fenomeen van de dagdozen ontstaat als de organisatie digitaal gaat archiveren, papieren stukken (bijv. poststukken) worden gescand maar er nog geen besluit over vervanging is. Het papieren (post)stuk blijft formeel het origineel en wordt bewaard in de dagdoos, maar er wordt gewerkt met de digitale kopie. Die laatste is de facto het archiefstuk, maar is dat de jure nog niet.

Casussen
De gemeente Haarlem heeft een hybride archief over de periode 2008-2018. Het hieruit samenstellen van één origineel archief (papier of digitaal) zou hoge kosten met zich meebrengen. Het voorstel van de gemeente Haarlem is om van het hybride archief zowel het papieren deel als het digitale deel over te brengen. Via verwijzingen zouden het papieren archief en het digitale archief kunnen worden verbonden en wordt de bron voor de onderzoeker extra rijk.

De gemeente Beverwijk heeft een uitgebreide analyse gemaakt van haar situatie en lijkt nu uit te komen op een hybride archief uit de periode 2008-2012, met een papieren deel van 25 meter. Aangezien het papieren deel is gescheiden in een te bewaren en een te vernietigen deel en het digitale deel door elkaar zit, lijkt de keuze voor de hand te liggen: papieren archief bewerken en overbrengen; digitale archief geheel vernietigen.

De provincie Noord-Holland heeft het hybride archief goed geanalyseerd en is tot een indeling gekomen. Uiteindelijk lijkt de periode 2012-2014 problematisch. Het digitale archief uit die periode lijkt niet geheel op orde. Via steekproeven moet dat nader worden bekeken en bepaalde stukken moeten wellicht opnieuw worden gescand.

Conclusie
Het onderwerp leeft. Er waren 50 mensen op deze middag afgekomen. De discussie was levendig en leverde tal van inzichten op. Het advies is om een hybride situatie zo snel mogelijk te beëindigen. Stap over op digitaal archiveren en zorg dat er een besluit vervanging komt. De hybride periode moet worden geïnventariseerd en geanalyseerd. Bij iedere organisatie is het kantelpunt uniek. Bepaal deze en neem je maatregelen. Neem ook contact op met je Regionaal Historisch Centrum.