Archiefhotspot COVID-19

We leven in een ongekende tijd. Ik ben dankbaar voor mijn gezondheid en die van mijn dierbaren en leef mee met eenieder voor wie dit niet het geval is. Naast gezondheid treft COVID-19 ook andere maatschappelijke segmenten zoals de economie. De situatie is zo uniek dat we dit later ongetwijfeld aan volgende generaties zullen vertellen. ‘In het jaar 2020 …’

Om dit verhaal goed te kunnen vertellen, is het nodig om informatie over deze coronacrisis beschikbaar te houden zodat een compleet beeld kan worden gegeven over de tijd waarin we nu leven.

 

Hotspot voor archivering
Hoe pak je zoiets aan? Door deze periode voor wat de archivering betreft aan te merken als ‘hotspot’. Informatie over een bijzondere gebeurtenis als de COVID-19-crisis kan blijvend worden bewaard op basis van art. 5 Archiefbesluit 1995. Een ‘hotspot-monitor’ kan aangeven dat dit nodig is.
‘Hotspots’ zijn, aldus de ‘Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden’, gebeurtenissen waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raakt. ‘Het gaat om gebeurtenissen die maatschappelijke beroering veroorzaken, van bijzondere betekenis zijn voor de inwoners en in de media veel aandacht hebben getrokken. Vanuit cultuur-historisch perspectief is het van belang om de archieven over hotspots veilig te stellen en te bewaren.‘

Er zijn al veel oproepen gedaan om de coronacrisis te benoemen als hotspot, zoals door het Nationaal Archief. Elke archiefvormer moet dit besluit nemen en bepalen welke informatie bewaard gaat worden.

 

To do’s
Voor de archivering van informatie over de COVID-19-crisis zijn drie onderdelen van belang:

1. Het uitzonderen van vernietiging
Het kan zijn dat informatie die nu gecreëerd wordt door overheden op grond van geldende selectielijsten eigenlijk op termijn vernietigd moet worden. Met het benoemen van de hotspot mag van de bewaartermijn worden afgeweken.

2. Het acquireren van particulier archief met informatie over de hotspot
Er zijn verschillende voorbeelden van archiefinstellingen die actief zijn begonnen met het verzamelen van informatie. Erfgoed Leiden en Omstreken maakt bijvoorbeeld foto’s van onder meer briefjes, aanplakbiljetten en afzetlinten. Streekarchief Midden-Holland richt zich onder meer op het verzamelen van informatie over communities die elkaar helpen gedurende de COVID-19-crisis en zo zijn er veel meer voorbeelden. Juist dit soort informatie is vluchtig en als dit niet duurzaam toegankelijk wordt gemaakt, verdwijnt ze.

3. Het classificeren van de informatie zodat deze in de juiste context geraadpleegd kan worden
Het is niet de bedoeling om informatie uit de bestaande structuur te halen en aparte coronadossiers te maken. Wel is het wenselijk om een overzicht van de beschikbare informatie te creëren door bijvoorbeeld extra metadata toe te voegen.

Op Rijksniveau is op initiatief van het Nationaal Archief de MH17-ramp als hotspot benoemd met als titel: Blijvend in ons geheugen, nationale crisis MH17. Het resultaat van dit project is een online overzicht van alle beschikbare informatie bij de verschillende departementen.

 

Ervaringen delen
De gemeente Alkmaar heeft opgeroepen ervaringen te delen. Ik kijk ernaar uit om straks best practices te lezen.