Informatiebeheer ten tijde van COVID-19

Welke invloed hebben overheidsmaatregelen ter bestrijding van het COVID-19-virus op het informatiebeheer van overheden en bedrijven? In deze bijdrage een paar besluiten en ontwikkelingen van de laatste weken.

 

Vergaderen en besluiten van vertegenwoordigende lichamen
Op 9 april 2020 werd de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming (Stb. 2020, 113) van kracht die ervoor moet zorgen dat ondanks de beperkingen die tijdens de uitbraak van het COVID-19-virus gelden voor bijeenkomsten met personen de vergaderingen en met name de besluitvorming door provinciale staten, gemeenteraden, algemeen besturen van waterschappen en de eilandsraden van de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba door kunnen gaan.

Het belangrijkste onderdeel van de wet is dat een aan te wijzen vergaderplaats ook een digitale omgeving kan zijn. De agenda’s en voorstellen moeten digitaal ter inzage worden gelegd en de vergadering start pas als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden digitaal deelneemt, digitaal kan stemmen en de voorzitter in staat is de orde te handhaven. Ook moet de bevolking de openbare vergaderingen op afstand via een live-verbinding kunnen volgen.

Het uitbrengen van stemmen kan zowel mondeling gebeuren door de aanwezig leden, maar ook met stembriefjes die de leden na afloop van de vergadering persoonlijk, per koerier of per brief inleveren bij de griffie. De voorzitter bepaalt het tijdstip en zo nodig de volgorde waarop de stembriefjes moeten zijn ontvangen en maakt de uitslag zo spoedig mogelijk na dit tijdstip openbaar. Ook de vergaderingen van de commissies van provinciale staten en gemeenteraden vallen onder de bepalingen van deze tijdelijke wet en kunnen dus doorgang vinden.

Over de technische vereisten van de digitale omgeving, de toegang daartoe en de wijze van beraadslaging en besluitvorming kunnen nog nadere ministeriële regels worden opgesteld.

 

Gevolgen informatiebeheer
Nu de vergaderingen van vertegenwoordigende organen doorgang kunnen vinden, blijft de archivering uit hoofde van de rechtmatigheid van groot belang. Hoe vindt de registratie plaats, hoe wordt de digitale en analoge stemming vastgelegd en welke gevolgen hebben technische aanpassingen op de vastlegging? Worden er videotulen gemaakt, is technische ondersteuning vanuit het gemeentehuis nog wel goed mogelijk en wie zijn hierbij nodig? Voor deze en andere vragen heeft de VNG de Factsheet archivering_audiovisuele_verslagen_van_raadsvergaderingen opgesteld, die ook voor andere overheidsorganen zeer waardevolle informatie biedt.

 

Indienen jaarstukken
De maatregelen hebben ook een impact op het opstellen, controleren en vaststellen van de (financiële) jaarstukken over 2019 door decentrale overheden en daarmee op de inzendtermijn van 15 juli 2020 die provincies aanhouden. Het Ministerie van BZK heeft op 20 maart 2020 een nieuwsbrief IBI (nr. 93) met interbestuurlijke informatie gepubliceerd, waarin is aangegeven dat er voorlopig geen aanleiding is om de inzendtermijn van de jaarrekening 2019 aan te passen. Er is dus (nog) geen sprake van een landelijke opschorting van de inzendtermijn. Een latere aanlevering dan 15 juli van de jaarrekening kán aanleiding zijn voor het College van Gedeputeerde Staten om preventief toezicht in te stellen voor het jaar 2021. Ook de rapportages interbestuurlijk toezicht moeten tijdig worden ingezonden.

Meerdere provincies hebben inmiddels hun gemeenten laten weten te kiezen voor maatwerk, waarbij zij aangeven onder welke voorwaarden een te late aanlevering niet tot maatregelen leidt. Dat kan bijvoorbeeld zijn als een gemeente aantoonbaar buiten haar schuld om tegen vertragingen is aangelopen, er alles aan gedaan heeft de termijn wel te halen, er alles aan zal doen alsnog zo snel mogelijk de stukken aan te leveren en hierover direct vanaf het begin van de crisis met de toezichthouder heeft overlegd.

Nu de digitale mogelijkheden er zijn om de raad de jaarstukken 2019 te laten behandelen en vast te laten stellen, is de hoop dat er weinig tot geen vertraging hoeft op te treden.

 

Hotspotmonitor
Dat de huidige omstandigheden in ons land en in de wereld uitzonderlijk zijn, mag duidelijk zijn. COVID-19 beheerst het dagelijkse leven en het dagelijkse nieuws op lokaal, nationaal en internationaal niveau. Hopelijk kunnen we over een tijd terugkijken op deze bijzondere tijd, de veranderingen die het (tijdelijk?) bracht en de gevolgen voor de toekomt. Daartoe is het noodzakelijk dat we vastleggen wat er nu gebeurt! Om deze reden zijn in maart 2020 diverse instellingen al gestart met het inventariseren, verzamelen en vastleggen van met name digitale bronnen. Op de sites van onder andere het Netwerk Digitaal Erfgoed (‘Digitale collectie coronavirus in Nederland’) en archiefinstellingen als het Nationaal Archief, Stadsarchief Amsterdam en het Historisch Centrum Overijssel zijn mooie initiatieven te vinden.

Het initiatief om alle relevante informatie rondom ‘corona’ blijvend te bewaren is niet voorbehouden aan een archiefinstelling. Veel overheden zijn ervan doordrongen dat de huidige maatregelen een zorgvuldige behandeling van informatie vereisen en dat deze informatie deels ook niet voor uiteindelijke vernietiging in aanmerking komt. Door documenten, berichten, audiovisueel materiaal etc. aan te merken als hotspot is het mogelijk ze uit te zonderen van vernietiging. Dat kan ook lós van het reguliere hotspotproces binnen een overheid. Het advies is om relevante informatie onder beheer te brengen en veilig te stellen en goede maatregelen te nemen daar waar het de opgeslagen informatie in media als Zoom of Microsoft Teams betreft.