Nieuwe selectielijsten voor gemeenten én provincies

Dit jaar zijn nieuwe selectielijsten voor zowel gemeenten als provincies van kracht geworden. Alle gemeenten en provincies, evenals alle andere overheidsorganen die de gemeentelijke of provinciale selectielijst hanteren, krijgen te maken met nieuwe bewaartermijnen voor documenten die vanaf 1 januari 2020 zijn opgemaakt of ontvangen. Ook is de selectielijst voor de archiefbescheiden van de commissaris van de Koning als rijksorgaan in werking getreden. De belangrijkste aspecten van een en ander leest u hier.

Gemeentelijke selectielijst 2020
Namens alle Nederlandse gemeenten heeft de Adviescommissie Archieven van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’ voorbereid, die na de vaststelling is gepubliceerd in de Staatscourant van 26 februari 2020, 11143. Het betreft een actualisatie van de selectielijst van 2017, die drie jaar geleden van kracht werd en een grote verandering in het aloude model van selectie betekende.

Kende de selectielijst van 2012 (Stcrt. 2012, 11906) nog een traditionele selectiemethodiek op basis van documenten of dossiers, met de komst van de selectielijst van 2017 (Stcrt. 6 juli 2017, 38013) deed de procesgerichte selectie haar intrede. Er vond niet langer een selectie per taakveld plaats, maar op basis van de gemeentelijke processen en de daaruit voortkomende zaken. Daarmee is de selectielijst van 2017 goed te gebruiken binnen het zaakgericht werken omdat zaakdossiers als geheel te waarderen zijn.

Vanaf het moment van de inwerkingtreding in 2017 houdt de VNG wijzigingen in wet- en regelgeving bij die van invloed kunnen zijn op bewaar- en vernietigingstermijnen en aanleiding geven voor een tussentijdse actualisatie van de selectielijst. De inwerkingtreding van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) was zo’n aanleiding. In dit actualisatieproces zijn ook enkele correcties doorgevoerd, teksten verduidelijkt en enkele nieuwe categorieën toegevoegd. Verder is de lijst van 2020 afgestemd op de GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) en de Zaaktypencatalogus 2.0 van VNG Realisatie.

Belangrijkste wijzigingen
In bijlage 8 van de selectielijst 2020 is een overzicht van alle wijzigingen opgenomen. De volgende springen in het oog:

  • Audio- en videotulen van (raads)vergaderingen moeten permanent bewaard worden.
  • Login-gegevens moeten minimaal 6 maanden worden bewaard op grond van de in 2020 van kracht geworden Baseline Informatiebeveiliging Overheid.
  • Algoritmes met een ingrijpend maatschappelijk effect en/of complexe structuur (zoals experimentele of zelflerende algoritmes) moeten permanent bewaard worden. Het gaat dan om het bewaren van ten minste de ontwerpdocumentatie en zo nodig ook bron- en outputdata van deze algoritmes.
  • De gegevens van personeel dat werkt met gevaarlijke stoffen of daarmee in aanraking kan komen, kende al een bewaartermijn van 40 jaar. Daar is de beoordeling van de arbeidsomstandigheden van het personeel dat met gevaarlijke stoffen werkt bijgekomen. Dit op grond van het Arbeidsomstandighedenbesluit, art. 4.10c lid 4: ‘De resultaten van het arbeidsgezondheidskundig onderzoek worden in passende vorm geregistreerd en voor iedere werknemer tot ten minste 40 jaar na beëindiging van diens blootstelling aan gevaarlijke stoffen bewaard, evenals de lijst van werknemers, bedoeld in art. 4.15 en het register van blootgestelde werknemers, bedoeld in art. 4.53 lid 1.’
    Alle gegevens over blootstelling aan gevaarlijke stoffen dienen 40 jaar bewaard te worden, evenals de risico-inventarisatie en risico-evaluatie inzake blootstelling aan gevaarlijke stoffen. Ook documenten over incidenten waarbij contact met gevaarlijke stoffen is of kan zijn opgetreden, moeten op grond van deze bepalingen zorgvuldig beoordeeld en zo nodig ook langer dan 40 jaar bewaard worden.

Provinciale selectielijsten 2020
Op 28 juli 2020 is de ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen’ van kracht geworden. Het vaststellingsbesluit is te vinden in Strc. 2020, 39934 en de gepubliceerde selectielijst op de site van het Nationaal Archief.

Tegelijkertijd trad ook de ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van de commissaris van de Koning als rijksorgaan’ in werking. Hiervan is de vaststelling te vinden in de Strc. 2020, 39938 en de gepubliceerde selectielijst zelf op de site van het Nationaal Archief.

Beide lijsten zijn op basis van het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid ingericht als ‘generieke’ selectielijsten. In het geval van de provincies is dit de generieke referentiearchitectuur van provincies. Deze Provinciale EnTerprise ReferentieArchitectuur (PETRA) is een richtlijn die provincies toepassen bij de inrichting van de architectuur van zowel hun eigen individuele organisatie als die van hun gemeenschappelijke activiteiten.

De selectielijst voor provinciale organen is verdeeld in zes groepen en daarbinnen in subgroepen, en bevat generieke procesbeschrijvingen die zijn gewaardeerd met een bewaartermijn. Voor de dagelijkse praktijk van waardering en selectie binnen het informatiebeheer zijn deze procesbeschrijvingen veelal niet specifiek genoeg en is de generieke selectielijst uitgewerkt in specifieke taakbeschrijvingen. Daartoe gebruiken de provincies sinds 2006 het informatiesysteem Provisa. In Provisa zijn alle concrete taken van de provinciale organen beschreven. Iedere taakbeschrijving is gerelateerd aan een procesbeschrijving uit de generieke lijst en een daarbij behorende bewaartermijn. De taakbeschrijving krijgt dezelfde bewaartermijn als die van het generieke proces waar deze aan gerelateerd is. Binnen de kaders van de generieke selectielijst kan een nieuwe of gewijzigde taakbeschrijving direct in Provisa worden doorgevoerd. Provisa vormt zo een actueel overzicht van alle taken van de provinciale organen en de bewaartermijn van de aan die taken gerelateerde informatie.

De belangrijkste wijziging in de selectielijsten is dat wordt uitgegaan van een standaardbewaartermijn van 10 jaar voor vernietigbare archiefbescheiden. De aanleiding hiervoor is dat in veel wet- en regelgeving bepalingen zijn opgenomen over de minimale bewaartermijn voor de informatie die voortkomt uit de uitvoering van die wet, zoals ‘(…) ten minste drie jaar na de datum van gunning’ of ‘(…) ten minste vijf jaren na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd’ of ‘(…) gedurende negen jaren, volgende op het jaar waarin hij het goed is gaan gebruiken (…).’

Deze grote variatie aan bewaartermijnen maakt het begrip voor de waardering en selectie van archiefbescheiden er niet groter op en daarom is besloten een bewaartermijn te realiseren die:

  • tegemoetkomt aan de wens van proceseigenaren om bepaalde informatie minimaal twee bestuursperiodes te bewaren;
  • burgers en bedrijven de mogelijkheid biedt langer hun recht en bewijs te vinden;
  • de overheid in staat stelt zich langer te verantwoorden.

De standaardtermijn van 10 jaar is niet toegepast voor die werkprocessen:

  • waarbinnen een dwingend wettelijk voorschrift geldt om na zoveel maanden of zoveel jaar tot vernietiging over te gaan;
  • die op grond van de verjaringstermijn uit het Burgerlijk Wetboek (BW) een bewaartermijn van 20 jaar hebben gekregen; art. 3:310 lid 1 BW geeft aan dat een rechtsvordering tot maximaal 20 jaar na de gebeurtenis kan worden gedaan;
  • die in de resultaten van de door de provincies uitgevoerde systeemanalyse en/of risicoanalyse tot een andere bewaartermijn hebben geleid.

In de voorbereiding van de provinciale selectielijst was in eerste instantie de mogelijkheid opengelaten om Gedeputeerde Staten te laten besluiten om vernietigbare categorieën van archiefbescheiden of afzonderlijke dossiers via een collegebesluit langer te bewaren dan de in de selectielijst voorgeschreven bewaartermijnen. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris gaven aan dat de Archiefwet 1995 voor deze oplossing geen ruimte biedt. Burgers en gebruikers moeten namelijk bij de vaststelling van een selectielijst duidelijkheid en transparantie krijgen over bewaartermijnen en de toepassing daarvan. Alle provincies hanteren nu dezelfde standaardbewaartermijnen.