Naar een betere informatiehuishouding

Dit jaar werk ik tien jaar in het vakgebied informatiebeheer. Met nieuwe wet- en regelgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming, de Wet open overheid en het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid stapelen de uitdagingen zich op. Maar het zijn niet alleen nieuwe wetten die voor uitdagingen zorgen. Tien jaar geleden was de transitie van papier naar digitaal archief in volle gang. Momenteel werken en archiveren we volledig digitaal, en waar dit nog niet zo was, is dit versneld door covid-19. Met deze digitalisering heeft een verschuiving van taken plaatsgevonden. De DIV-teams werden kleiner en de vakambtenaar moet nu vaak zelf alle relevante informatie opslaan in het juiste systeem. Vandaag de dag is het vooral een uitdaging om het informatiebeheer ‘op orde’ te hebben.

Generiek actieplan
Het rapport ‘Ongekend onrecht’ van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) gaf nogmaals de urgentie aan van het verbeteren van de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen het Rijk. Als reactie hierop publiceerde het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) het generieke actieplan ‘Open op orde’.
Het begrip informatiehuishouding wordt in dit plan gedefinieerd als: ‘Het totaal aan regels, voorzieningen, activiteiten en processen gericht op de informatiestromen en op het beheer van informatie.’ Het plan benoemt vier centrale problemen in de informatiehuishouding: knelpunten bij de capaciteit aan informatieprofessionals en bij de rol van medewerkers in het primaire proces, de grote hoeveelheid en verscheidenheid van informatie, de veelheid en kwaliteit van de informatiesystemen en de sturing en naleving op dit vraagstuk.

Meer expertise vereist
Wat er voor mij het meeste uitspringt in dit actieplan is de conclusie dat er meer mensen nodig zijn met expertise in informatiebeheer. Ik noemde reeds de verschuiving van taken naar vakambtenaren. Het idee dat systemen kunnen zorgen voor adequaat informatiebeheer en voor efficiëntie blijkt niet te kloppen. De informatiestromen zijn daarvoor te complex en de taken van de vakambtenaar te omvangrijk. Wat mij opvalt in het actieplan is het pleidooi om zowel strategisch, tactisch als operationeel informatiebeheer dicht bij het primaire proces te organiseren. De vakambtenaar moet nog veel meer verantwoordelijk worden voor het informatiebeheer. Verder wordt er ingezet op het vergroten van kennis op dit gebied.

Specifieke actieplannen
Het is nu aan alle rijksonderdelen om een specifiek actieplan te maken aan de hand van dit centrale actieplan. Ik ben benieuwd welke nieuwe inzichten gaan volgen. Ik verwacht het komende jaar in ieder geval een aantal interessante vacatures op het gebied van informatiebeheer.