Overstromingen en wateroverlast
We kunnen ons de beelden nog heel goed herinneren. In juli van dit jaar werden meerdere dorpen en steden in België en Duitsland geconfronteerd met enorme overstromingen. Kolkende rivieren en ondergelopen straten zorgden ervoor dat huizen en ook overheidsgebouwen voor een groot deel onder water kwamen te staan. In Nederland werd onder meer Valkenburg getroffen door dit natuurgeweld en steeg het water in de grote rivieren meters met als gevolg wateroverlast op plaatsen waar we dit in honderd jaar niet meer hadden gehad.
In België en met name Wallonië zorgde deze overlast ervoor dat papieren archieven van gemeenten en kerken, maar ook gerechtelijke archieven, onder water kwamen te staan. Een deel van het archief is zelfs weggespoeld. Een ramp waar het permanent te bewaren materiaal betreft.
Diepvriezers als reddingsmiddel
Wanneer papieren archieven te lang in een vochtige ruimte blijven staan, ontstaat schimmel. Al na 48 uur kan dit grote gevolgen hebben voor het behoud ervan. Wanneer deze archieven echter binnen zeer korte tijd worden opgeslagen in diepvriezers of vriesruimten met een temperatuur van −20 graden Celsius of lager kan voorkomen worden dat ze verloren gaan. Daarmee wordt verdere schimmelgroei voorkomen en het zorgt er tevens voor dat inkt niet uitloopt.
Papieren archieven en water zijn geen goede vrienden. Het weer op normale wijze ontdooien van ingevroren archieven leidt tot nog grotere schade. Dit kan voorkomen worden door de bevroren archieven te vriesdrogen. Een wijze van ontdooien waarbij het water wordt omgezet in gas en zodoende het papier niet meer kan aantasten. Dit is dan ook de reden waarom het Rijksarchief in België, locatie Eupen een oproep deed aan bedrijven die hierin kunnen voorzien om zich te melden.
Restauratie
Na het vriesdrogen moeten de archieven verder worden hersteld. Nog aanwezige schimmels moeten handmatig worden verwijderd dan wel door middel van gammastraling worden gedood. Papier- en inktwerk moeten worden beoordeeld op opgelopen schade en zo mogelijk worden hersteld. Zo ook eventueel aanwezig bindwerk, leren omslagen en verpakkingsmateriaal. In het ergste geval, wanneer de toegangen op deze archieven verloren zijn gegaan, zal het volledige materiaal weer toegankelijk moeten worden gemaakt. Allemaal werk dat vaak door daarin gespecialiseerde bedrijven moet worden uitgevoerd. Een dure aangelegenheid.
De redding van de ondergelopen archieven zal nog jaren duren alvorens ze weer toegankelijk zijn voor het publiek. Een optie daarbij betreft het digitaliseren van deze archieven. Dit leidt echter tot nog meer bijkomende kosten.
Ook de archiefruimten of -bewaarplaatsen die zijn ondergelopen moeten worden aangepakt. De inboedel, waaronder kasten en stellingen, is verloren gegaan, vocht is mogelijk nog aanwezig in de muren, technische installaties voor luchtconditionering moeten worden vervangen. Soms zal nieuwbouw nodig zijn omdat de oude situatie niet meer te herstellen is. Het zijn werkzaamheden die veel tijd vergen. Voorkomen moet worden dat archieven opnieuw kunnen worden aangetast. Kortom, niet alleen het archief moet worden gerestaureerd, ook de ruimte waarin het geplaatst was.
Calamiteitenplan
Had dit allemaal kunnen worden voorkomen? Vooraf was niet bekend dat het water zo snel zou stijgen met alle gevolgen van dien. In dat opzicht was deze ramp niet te voorkomen. Was het te verwachten dat dit eens zou gaan gebeuren? Mogelijk wel maar niemand die er rekening mee hield. Hoe zit dit wat de toekomst betreft?
Nederland heeft te maken met een stijgende zeespiegel, een veranderend klimaat en heel veel grote en kleine rivieren. Op nationaal niveau worden plannen gemaakt en uitgevoerd om onze voeten droog te houden. Maar geldt dat ook voor onze archieven?
Nederlandse overheidsinstellingen, waaronder archiefdiensten, gerechtelijk organisaties, gemeenten met een eigen archiefbewaarplaats, kerken en notarissen zouden er goed aan doen hun archiefsituatie voor wat betreft wateroverlast te beoordelen en zo nodig stappen te ondernemen om dit te voorkomen. Dit start met het maken van een risicoanalyse en vervolgens een calamiteitenplan voor de korte en langere termijn.
Zo’n calamiteitenplan betreft een middel om de organisatie voor te bereiden op problemen die zich kunnen voordoen zoals wateroverlast, maar ook brand, ongedierte en schimmelvorming of stroomuitval. Het plan beschrijft afspraken wat te doen bij deze omstandigheden en wie hierbij te betrekken. Een draaiboek waar iedereen die met deze archieven werkt van op de hoogte moet zijn.
Ook kunnen er preventieve maatregelen in worden opgenomen om schade zoveel mogelijk te voorkomen. Dit kan een eenvoudige lijst van actiepunten zijn, maar ook een groot project waarbij archieven, archiefruimten of -bewaarplaatsen moeten worden verplaatst om later een nat archief te voorkomen.
Kosten voor nu of kosten voor later?
Hoe je het ook wendt of keert, het behoud van permanent te bewaren archieven brengt kosten met zich mee. Moeten we nu geld uitgeven voor calamiteiten die zich mogelijk maar eens in de honderd jaar voordoen? Het antwoord daarop is ja. De ervaringen in België en Duitsland leren ons dat veranderingen heel snel kunnen gaan en het honderdduizenden euro’s kost om aangetaste archieven te herstellen. Daarbij is het nog maar de vraag of volledig herstel mogelijk is. Stijgende rivieren, klimaatproblematiek, we zullen er nog decennia mee te maken krijgen. Tijd om nu maatregelen te nemen waar nodig. Bescherming tegen het water gaat niet alleen over dijken maar ook over de bescherming van onze papieren archieven.