Halverwege de jaren negentig van de vorige eeuw is e-mail als berichtenverkeer populair geworden. Inmiddels is e-mail niet meer weg te denken en is het managen van de inbox een hele uitdaging. In 2014 schreef Kim Spinder het boek We quit mail. Op haar website staat veel inspiratie om op een e-maildieet te gaan om zo drastisch minder te e-mailen. Behalve dat het helpt om minder te e-mailen, kan ook steeds meer archivering van e-mail (semi)automatisch gebeuren, al moet een deel vooralsnog handmatig op archiefwaardigheid beoordeeld worden.
Pilot e-mail archiveren
Het archiveren van e-mail is al jaren onderwerp van gesprek. In de praktijk blijkt het niet haalbaar om van de e-mailontvanger te verwachten dat deze per bericht de afweging maakt of het opgeslagen moet worden bij de desbetreffende zaak in het zaaksysteem. Om oplossingen te bedenken voor dit probleem heeft VNG Realisatie in 2018 een pilot afgerond over e-mailarchivering. Een van de aanbevelingen was om de selectielijst voor gemeenten aan te passen zodat er ruimte ontstaat voor het toepassen van de capstone-methode.
Capstone-methode
In de Verenigde Staten is in 2015 door het nationale archief, National Archives and Records Administration (NARA), de capstone-methode ontwikkeld, als antwoord op de tijdrovende methode om e-mails handmatig te archiveren. In Nederland heet dit ook wel de sleutelfunctionarissenmethode. De e-mailboxen van sleutelfunctionarissen worden permanent bewaard en de overige e-mailboxen worden na een x-aantal jaren vernietigd. Als er e-mails zijn die langer bewaard moeten blijven, dan moet hier wel actie op ondernomen worden. In Nederland is vanaf 2016 ervaring opgedaan bij de toepassing van deze methode op rijksniveau.
Ontwerpselectielijst
Recent is het ontwerp van de Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2022 verschenen. Hierin staan ook de verschillen met de geldige selectielijst beschreven en zijn de sleutelfunctionarissen benoemd. Het college van burgemeester en wethouders staat natuurlijk bovenaan, maar denk ook aan de concerncontroller en de CISO. Deze e-mailboxen mogen permanent bewaard worden. Alle overige e-mailboxen krijgen de bewaartermijn van zeven jaar, gelijk aan de termijn waarin financiële verantwoording gegeven moet kunnen worden. De inschatting is dat dit voldoende is om eventuele Wob-verzoeken te kunnen beantwoorden.
Praktijkbeproeving
VNG Realisatie heeft een oproep gedaan om de ontwerpselectielijst in de praktijk te beproeven. Deze praktijktoets is een pilot van Grip op informatie en loopt van november tot april.
VNG machtigen
Om als gemeente na vaststelling deze selectielijst per 1 januari 2023 toe te kunnen passen, moet de VNG gemachtigd worden. Houd de berichten hierover goed in de gaten. Ik vind verder dat een wethouder niet lastig gevallen moet worden met de opdracht om e-mails handmatig in het zaaksysteem op te slaan. Ik denk dat de capstone-methode kan helpen om grip te krijgen op e-mailarchivering. Doordat de e-mailbox bewaard blijft, geeft dit ook weer een impuls om deze te beheren en niet-archiefwaardige berichten te verwijderen.