De Woo staat hoog op de agenda van provincies, gemeenten en waterschappen. VNG, IPO en Unie van Waterschappen roepen het rijk op door te gaan met het ingezette verandertraject en benadrukken het belang van duidelijkheid en een consistente koers. De gezamenlijke oproep is gericht aan de Kamerleden van de Commissie voor binnenlandse zaken, die op 16 maart 2023 met de minister spreken over de Wet open overheid (Woo).
De decentrale overheden wijzen de Kamer en de minister erop dat zij de afgelopen tijd de organisatorische randvoorwaarden voor de implementatie van Woo hebben ingericht en er nu momentum en draagvlak is voor het doorvoeren van veranderingen. Het verplicht actief openbaar maken van informatie is daarbij een belangrijke aanjager.
Meerjarenplan digitale informatiehuishouding
Tegelijkertijd is er bij deze medeoverheden ook aandacht voor het op orde hebben en brengen van de informatiehuishouding. Wil de overheid de Woo immers goed kunnen uitvoeren dan dient de actief of passief te openbaren informatie er wel te zijn. Uitgangspunt van de Woo is dat ieder bestuursorgaan voldoet aan art. 3 van de Archiefwet 1995 en dat de documenten die de bestuursorganen ontvangen, vervaardigen of onder zich hebben zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden (art. 2.4 Woo). Die zorgplicht betekent ook dat bestuursorganen de verplichting hebben om maatregelen te treffen voor het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten (art. 6.1 Woo). Deze verplichting is uitgewerkt in art. 6.2 van de Woo dat voorschrijft dat er een meerjarenplan voor verbetering van de digitale informatiehuishouding van de overheid moet zijn dat informatie verschaft over de wijze waarop bestuursorganen hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk maken. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) stuurt als verantwoordelijk bewindspersoon dit meerjarenplan naar de Staten-Generaal nadat de inhoud is afgestemd met de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen wegens diens verantwoordelijkheid voor de archiefwetgeving. Het meerjarenplan moet gaan over alle bestuursorganen, waaronder de organen van de centrale overheid, maar ook provincies, gemeenten, waterschappen, zelfstandige bestuursorganen en Hoge Colleges van Staat. De wetgever eist dus niet van ieder bestuursorgaan afzonderlijk een dergelijk meerjarenplan, maar laat dit over aan iedere bestuurslaag om te regelen. Zo hebben zowel VNG, IPO als UvW inmiddels eigen meerjarenplannen opgesteld.
De Woo bepaalt dat het meerjarenplan minimaal langetermijndoelen bevat voor de verbetering van de wijze waarop digitale documenten worden vervaardigd, geordend, bewaard, vernietigd en ontsloten, en de stappen die daartoe worden gezet. Het bevat een terugblik in de vorm van een zelfevaluatie, maar voorziet vooral in de te nemen stappen waarmee wordt bereikt dat eenieder zo veel mogelijk inzicht kan hebben in de aanwezigheid van publieke informatie. Tot slot staan in het meerjarenplan de maatregelen die nodig zijn totdat de digitale overheidsinformatie voldoende duurzaam toegankelijk is.
Toezicht meerjarenplan
Het bij de Woo ingestelde onafhankelijke Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) adviseert regering en parlement gevraagd en ongevraagd over openbaarmaking van overheidsinformatie en verbetering van de informatiehuishouding. Het college bewaakt daartoe de voortgang van het meerjarenplan en adviseert de minister van BZK over de noodzakelijke aanpassing ervan. Het college rapporteert in zijn advies in elk geval over de stand van de informatiehuishouding in het bestuur, de voortgang van de uitvoering van het meerjarenplan en de toegang tot de publieke informatie. Uitgangspunt is dat er een vaste cyclus komt voor de advisering over de meerjarenplannen. Uiteraard is een en ander afhankelijk van hoe de ministers van BZK en OCW deze cyclus inrichten. Zo gaat het al lopende actieplan voor de informatiehuishouding van het Rijk (Open op Orde) op in het nieuwe meerjarenplan en zijn er de eigen plannen van VNG, IPO en UvW. Op basis van de termijnen in de Woo zal de minister van BZK het meerjarenplan uiterlijk in juni 2023 naar de Kamer sturen. Het Adviescollege zal er in de tweede helft van 2023 over adviseren, ongeacht of het meerjarenplan dan al formeel is aangeboden aan de Kamer of niet.
Inzicht informatiehuishouding decentrale overheden
Het Adviescollege heeft besloten niet zelf onderzoek te doen naar de stand van de informatiehuishouding bij de decentrale overheden, maar gebruik te maken van al bestaande inzichten en data. Het Adviescollege gaat VNG, IPO en UvW schriftelijk verzoeken een preadvies op te stellen over de stand van de (digitale) informatiehuishouding bij de organen van gemeenten, provincies en waterschappen om zo een actueel beeld van de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie bij deze overheden te krijgen. De definitieve uitvraag door het Adviescollege is nog niet verschenen, maar de verwachting is dat de koepelorganisaties de vraag krijgen de stand van zaken te schetsen aan de hand van bestaande informatie als inspectierapporten, indicatoren, dashboards en overige toezichtinformatie.
Monitoring Woo door de VNG
Aangezien het voor met name de VNG een flinke opgave is om voor de 342 bij haar aangesloten gemeenten een eenduidig beeld te schetsen, heeft VNG Realisatie gewerkt aan een manier om de invoering en uitvoering van de Woo bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen te monitoren. Op 15 maart is de eerste vragenlijst over de Woo aan alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen gestuurd, met daarin een scala aan vragen over de wijze waarop deze overheden de wet invoeren, waar ze tegenaan lopen, welke ondersteuning ze missen en waar de huidige ondersteuning door VNG Realisatie – Grip op Informatie in zou kunnen voorzien. Dit najaar stuurt de VNG deze vragenlijst nogmaals naar alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen en herhaalt dat de komende vier jaar.
De uitkomsten worden per gemeente gepresenteerd in een landelijk dashboard, zodat vergelijkingen te trekken zijn, antwoorden te vergelijken zijn en een beeld in de tijd ontstaat. Een deel van de antwoorden wordt anoniem verwerkt ten behoeve van de rapportages van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding. In de vragenlijst zijn daartoe enkele specifieke vragen van het Adviescollege opgenomen die betrekking hebben op de (gemeentelijke) informatiehuishouding. In het kader van de samenwerking tussen de koepelorganisaties zal de VNG de vragenlijst ook met het IPO en de UvW delen, zodat zij deze voor de provinciale organen respectievelijk de waterschappen kunnen hanteren en daarmee inzicht krijgen in de informatiehuishouding van hun organisaties.
Door: Peter Dibels