Blogs

Dit jaar werk ik tien jaar in het vakgebied informatiebeheer. Met nieuwe wet- en regelgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming, de Wet open overheid en het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid stapelen de uitdagingen zich op. Maar het zijn niet alleen nieuwe wetten die voor uitdagingen zorgen. Tien jaar geleden was de transitie van papier naar digitaal archief in volle gang. Momenteel werken en archiveren we volledig digitaal, en waar dit nog niet zo was, is dit versneld door covid-19. Met deze digitalisering heeft een verschuiving van taken plaatsgevonden. De DIV-teams werden kleiner en de vakambtenaar moet nu vaak zelf alle relevante informatie opslaan in het juiste systeem. Vandaag de dag is het vooral een uitdaging om het informatiebeheer ‘op orde’ te hebben.

Transparantie van de overheid is een onderwerp waar steeds meer aandacht voor komt, onder andere met de Wet open overheid, maar ook naar aanleiding van de toeslagenaffaire bij de Belastingdienst. Wat mij dit eerste kwartaal opviel, zijn de berichten over het archiveren van algoritmes. Een uitdaging erbij voor het vakgebied informatiebeheer!

De covid-19-crisis heeft het belang van kwalitatief goede gegevens voor beleid nog eens onderstreept. Hoeveel nieuwe besmettingen zijn er per dag? Wat is de bezettingsgraad? Wat leert het coronadashboard? Enzovoort. Het betreft gegevens die de basis vormen voor het kabinetsbeleid inzake corona.

Van sommige dingen in het leven zou je willen dat je ze zo kon vergeten. Neem nu de periode dat Donald Trump leiding gaf aan de Verenigde Staten en alle uitwassen waarmee dat gepaard ging. Er zou een knop moeten zijn die je kunt indrukken waarna deze hele episode vergeten zou zijn. Hoe handig zou dat zijn? Of misschien wel voor persoonlijke zaken waar je liever niet aan herinnerd wordt, zoals in de film Eternal sunshine of the spotless mind waarin een ongelukkige levensperiode eenvoudig uit het geheugen gewist wordt.

Het model Documentair Structuur Plan (DSP) bevat een overzicht van alle zaaktypen/processen die gemeenten uitvoeren. Het model vormt de kern van VIND Informatiemanagement. In deze bijdrage een sterk punt van het model, recente aanpassingen en aanpassingen die gaan komen.

Dit jaar zijn nieuwe selectielijsten voor zowel gemeenten als provincies van kracht geworden. Alle gemeenten en provincies, evenals alle andere overheidsorganen die de gemeentelijke of provinciale selectielijst hanteren, krijgen te maken met nieuwe bewaartermijnen voor documenten die vanaf 1 januari 2020 zijn opgemaakt of ontvangen. Ook is de selectielijst voor de archiefbescheiden van de commissaris van de Koning als rijksorgaan in werking getreden. De belangrijkste aspecten van een en ander leest u hier.

Nederland ging vanaf maart thuiswerken en in zelfisolatie. Op het gebied van het informatiebeheer gebeurde er evenwel het nodige. Ik laat kort een nieuwe handreiking, een recent boekje en een nieuwe adviescommissie de revue passeren.

De slogan één team, één taak kent zijn oorsprong bij de landmacht, maar wordt inmiddels veel gebruikt om goede samenwerking binnen een team te benadrukken. De afgelopen jaren heb ik mogen ervaren hoe het is om als adviseur informatiebeheer onderdeel te zijn van een team informatiemanagement. Hoe meer de samenwerking in ons team voor mij vanzelfsprekend werd, hoe beter ik zag dat dit bij andere overheidsorganisaties niet altijd zo is. Toch vergt een goede informatievoorziening dat alle betrokkenen samenwerken als ware het één team.

Op het moment van schrijven ben ik negen weken thuis en probeer ik werk en gezin te combineren. Het voelt als jongleren en zo af en toe laat ik nog een bal vallen. Ik denk dat veel mensen dit gevoel wel herkennen. Des te groter is mijn waardering voor alles wat gewoon doorgaat en dit motiveert mij ook om mijn werk zo goed mogelijk te blijven doen. De afgelopen weken zag ik de ene inspirerende publicatie na de andere voorbijkomen. Ons vakgebied is volop in beweging!

De Wet open overheid (Woo) moet de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) gaan vervangen. Naast de Wob en de Woo is er nog het Verdrag van Tromsø. Dit verdrag gaat zowel naar de letter als naar de geest verder met openbaarmaking dan nu de Nederlandse praktijk is met de Wob en ook volgens het Woo-voorstel. In 2011 stelde de Minister van BZK dat geen voorstellen tot wijziging van de Wob mogen worden gedaan die indruisen tegen de bepalingen van het Verdrag van Tromsø. Betekent dit een no-go voor de Woo?

Welke invloed hebben overheidsmaatregelen ter bestrijding van het COVID-19-virus op het informatiebeheer van overheden en bedrijven? In deze bijdrage een paar besluiten en ontwikkelingen van de laatste weken.

We leven in een ongekende tijd. Ik ben dankbaar voor mijn gezondheid en die van mijn dierbaren en leef mee met eenieder voor wie dit niet het geval is. Naast gezondheid treft COVID-19 ook andere maatschappelijke segmenten zoals de economie. De situatie is zo uniek dat we dit later ongetwijfeld aan volgende generaties zullen vertellen. ‘In het jaar 2020 …’

Het Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg (CIBG) is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Een van de taken van het CIBG betreft het beheer van het Donorregister. Onlangs bleek dat een digitale back-up van donorformulieren over de periode 1998-2010 is verdwenen.

Als informatieprofessionals weten we als geen ander dat de combinatie van opruimen en structuur de sleutel tot succes is. Het lijkt erop dat opruimen of ontspullen anno 2020 een kunst is die noodzakelijk is om te kunnen overleven.
De boeken van de Japanse opruimgoeroe Marie Kondo zijn in 27 talen vertaald en haar opruimmethode is zelfs via Netflix te bekijken. Haar oproep: bewaar alleen datgene waar je blij van wordt. Of met andere woorden: ‘does it spark joy?’

We zijn er al zo aan gewend. Vanuit huis of een andere locatie digitaal werken op de omgeving van de werkgever. Even inloggen en hop, je kunt aan de slag. Alle informatie beschikbaar. Of toch niet (altijd)?

Actievere rol voor gemeenteraden in het toezicht?

Aan het eind van het oude jaar blikken we terug, aan het begin van het nieuwe jaar blikken we vooruit. Wat zullen de trends en ontwikkelingen zijn in 2020 op het gebied van informatiemanagement? Ik tip het volgende.
•    Microsoft wordt een steeds grotere speler in document- en recordmanagement;
•    afnemende relevantie van organisatiebrede enterprise-contentmanagementsystemen (ECM);
•    de opkomst van microservices;
•    het prioriteren van privacy en informatieveiligheid;
•    de klantreis.

Op VIND Informatie vind je artikelen en blogs over actuele onderwerpen binnen het vakgebied informatiemanagement. Met de verbreding van VIND Informatie naar meerdere sectoren deze keer aandacht voor de woningcorporaties. Deze sector timmert al jaren aan de weg om de informatiehuishouding en daarmee ook het databeheer (gegevens en documenten) verder op orde te krijgen.

In september 2019 gaven we op deze site een overzicht van de belangrijkste voorgenomen wijzigingen van de Archiefwet. Inmiddels is de voorlopige tekst van de Archiefwet 2021 bekend en loopt er een internetconsultatie waar iedereen tot 23 januari 2020 op kan reageren via www.internetconsultatie.nl/archiefwet. Wat zijn de belangrijkste veranderingen en wat zijn de gevolgen daarvan voor burgers en overheden? Bij deze een samenvatting en commentaar van de auteur.