Blogs

Nederland ging vanaf maart thuiswerken en in zelfisolatie. Op het gebied van het informatiebeheer gebeurde er evenwel het nodige. Ik laat kort een nieuwe handreiking, een recent boekje en een nieuwe adviescommissie de revue passeren.

De slogan één team, één taak kent zijn oorsprong bij de landmacht, maar wordt inmiddels veel gebruikt om goede samenwerking binnen een team te benadrukken. De afgelopen jaren heb ik mogen ervaren hoe het is om als adviseur informatiebeheer onderdeel te zijn van een team informatiemanagement. Hoe meer de samenwerking in ons team voor mij vanzelfsprekend werd, hoe beter ik zag dat dit bij andere overheidsorganisaties niet altijd zo is. Toch vergt een goede informatievoorziening dat alle betrokkenen samenwerken als ware het één team.

Op het moment van schrijven ben ik negen weken thuis en probeer ik werk en gezin te combineren. Het voelt als jongleren en zo af en toe laat ik nog een bal vallen. Ik denk dat veel mensen dit gevoel wel herkennen. Des te groter is mijn waardering voor alles wat gewoon doorgaat en dit motiveert mij ook om mijn werk zo goed mogelijk te blijven doen. De afgelopen weken zag ik de ene inspirerende publicatie na de andere voorbijkomen. Ons vakgebied is volop in beweging!

De Wet open overheid (Woo) moet de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) gaan vervangen. Naast de Wob en de Woo is er nog het Verdrag van Tromsø. Dit verdrag gaat zowel naar de letter als naar de geest verder met openbaarmaking dan nu de Nederlandse praktijk is met de Wob en ook volgens het Woo-voorstel. In 2011 stelde de Minister van BZK dat geen voorstellen tot wijziging van de Wob mogen worden gedaan die indruisen tegen de bepalingen van het Verdrag van Tromsø. Betekent dit een no-go voor de Woo?

Welke invloed hebben overheidsmaatregelen ter bestrijding van het COVID-19-virus op het informatiebeheer van overheden en bedrijven? In deze bijdrage een paar besluiten en ontwikkelingen van de laatste weken.

We leven in een ongekende tijd. Ik ben dankbaar voor mijn gezondheid en die van mijn dierbaren en leef mee met eenieder voor wie dit niet het geval is. Naast gezondheid treft COVID-19 ook andere maatschappelijke segmenten zoals de economie. De situatie is zo uniek dat we dit later ongetwijfeld aan volgende generaties zullen vertellen. ‘In het jaar 2020 …’

Het Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg (CIBG) is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Een van de taken van het CIBG betreft het beheer van het Donorregister. Onlangs bleek dat een digitale back-up van donorformulieren over de periode 1998-2010 is verdwenen.

Als informatieprofessionals weten we als geen ander dat de combinatie van opruimen en structuur de sleutel tot succes is. Het lijkt erop dat opruimen of ontspullen anno 2020 een kunst is die noodzakelijk is om te kunnen overleven.
De boeken van de Japanse opruimgoeroe Marie Kondo zijn in 27 talen vertaald en haar opruimmethode is zelfs via Netflix te bekijken. Haar oproep: bewaar alleen datgene waar je blij van wordt. Of met andere woorden: ‘does it spark joy?’

We zijn er al zo aan gewend. Vanuit huis of een andere locatie digitaal werken op de omgeving van de werkgever. Even inloggen en hop, je kunt aan de slag. Alle informatie beschikbaar. Of toch niet (altijd)?

Actievere rol voor gemeenteraden in het toezicht?

Aan het eind van het oude jaar blikken we terug, aan het begin van het nieuwe jaar blikken we vooruit. Wat zullen de trends en ontwikkelingen zijn in 2020 op het gebied van informatiemanagement? Ik tip het volgende.
•    Microsoft wordt een steeds grotere speler in document- en recordmanagement;
•    afnemende relevantie van organisatiebrede enterprise-contentmanagementsystemen (ECM);
•    de opkomst van microservices;
•    het prioriteren van privacy en informatieveiligheid;
•    de klantreis.

Op VIND Informatie vind je artikelen en blogs over actuele onderwerpen binnen het vakgebied informatiemanagement. Met de verbreding van VIND Informatie naar meerdere sectoren deze keer aandacht voor de woningcorporaties. Deze sector timmert al jaren aan de weg om de informatiehuishouding en daarmee ook het databeheer (gegevens en documenten) verder op orde te krijgen.

In september 2019 gaven we op deze site een overzicht van de belangrijkste voorgenomen wijzigingen van de Archiefwet. Inmiddels is de voorlopige tekst van de Archiefwet 2021 bekend en loopt er een internetconsultatie waar iedereen tot 23 januari 2020 op kan reageren via www.internetconsultatie.nl/archiefwet. Wat zijn de belangrijkste veranderingen en wat zijn de gevolgen daarvan voor burgers en overheden? Bij deze een samenvatting en commentaar van de auteur.

2020 staat voor de deur. Het zal voor informatiebeheerders een tussenjaar zijn. Een jaar vol verwachting en met veel vragen. Een opmaat naar 2021, want dan moeten we – naar het zich laat aanzien – klaar zijn voor onder meer de Wet open overheid, de Archiefwet 2021, de invoering van de gemoderniseerde Wet elektronisch bestuurlijk verkeer en de Omgevingswet. Allemaal wetten die van invloed zullen zijn op de informatiehuishouding en het informatiebeheer van overheden. Dit in combinatie met de toenemende digitalisering, robotisering en inzet van kunstmatige intelligentie. Help!

Het tijdig verzenden en ontvangen van poststukken die bestemd zijn voor de rechtbank verdient de nodige aandacht. De verzender moet er goed op letten dat de stukken binnen de gestelde termijn door de rechtbank worden ontvangen. Door recente rechtspraak is het alleenrecht voor het kunnen aantonen van tijdige verzending aan PostNL ontvallen.

De Archiefwet wordt aangepast. Via meerdere artikelen en blogs op VIND Informatie is daar al regelmatig aandacht aan besteed. Inmiddels is de vaststelling van de nieuwe Archiefwet in volle gang. Op dit moment loopt er een internetconsultatie voor deze wet. De publicatiedatum daarvan was 29 november 2019. Reageren is mogelijk tot 23 januari 2020.

We gaan richting het einde van het jaar en dat is altijd een leuke periode om eens terug te kijken. Meestal op het afgelopen jaar, maar ik ga nu graag wat verder terug in de tijd. Ik neem je mee naar de tijd voordat ik als informatiebeheerder bij VHIC en de overheid actief was.

In april van dit jaar bracht mijn vakgenoot Ascon Spieksma WhatApp onder de aandacht met zijn blog over werkgerelateerde appjes en sms-berichten van bestuurders en ambtenaren. Deze appjes en berichten vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). WhatsApp is echter niet bedoeld voor zakelijk gebruik. Kunnen gemeenten WhatsApp nog gebruiken voor contact met burgers en is er een alternatief?

De communicatie van overheidsorganisaties met de buitenwereld verloopt voornamelijk langs digitale kanalen. De hoeveelheid post die van en naar mijn provincie wordt gestuurd daalde na 2013 in een paar jaar tijd met 50%. Toch moet het papieren kanaal openblijven en dat vereist een overeenkomst met een partij die post haalt, brengt en op de juiste plekken aflevert.