Blogs

Nu de Wet open overheid (Woo) op 1 mei 2022 van kracht wordt (Stb. 2021, 499 en 500), is het zaak om goed kennis te hebben van de wet en de gevolgen ervan. Een manier om dat op peil te brengen is via het volgen van cursussen en trainingen. Die zijn er inmiddels te kust en te keur. Voor de meest uitgebreide en gedegen juridische kennis van de Woo kun je bijvoorbeeld terecht bij mr. Cornelis van der Sluis van Ten Holter Noordam Advocaten. Bij hem volgde ik een ééndaags webinar. Alhoewel het webinar veel uitgebreider en informatiever was dan ik hieronder kan weergeven, wil ik toch een aantal inzichten delen die ik eraan overhield.

Halverwege de jaren negentig van de vorige eeuw is e-mail als berichtenverkeer populair geworden. Inmiddels is e-mail niet meer weg te denken en is het managen van de inbox een hele uitdaging. In 2014 schreef Kim Spinder het boek We quit mail. Op haar website staat veel inspiratie om op een e-maildieet te gaan om zo drastisch minder te e-mailen. Behalve dat het helpt om minder te e-mailen, kan ook steeds meer archivering van e-mail (semi)automatisch gebeuren, al moet een deel vooralsnog handmatig op archiefwaardigheid beoordeeld worden.

De Wet open overheid (Woo) is op 28 september inhoudelijk behandeld in de Eerste Kamer. Op 5 oktober is de wet aangenomen. In art. 10.3 van de Woo staat dat de wet zes maanden na publicatie in het Staatsblad van kracht wordt. Naar verwachting gaat de Woo daarom per 1 mei of per 1 juni 2022 in. Hoe ziet de wet er nu uit en waar kunnen overheidsorganen rekening mee gaan houden?

Dinsdag 9 september ben ik voor het eerst sinds maart 2020 weer naar een fysiek congres geweest. Het jaarlijkse congres zaakgericht werken georganiseerd door Heliview was voor het eerst weer live in Nieuwegein. Fantastisch om weer live contact te hebben en geïnspireerd te worden door ontwikkelingen op gebied van zaakgericht werken. Het was nog wel met een kleine groep. Ik kijk uit naar de eerstvolgende ‘normale’ editie. Eén onderwerp sprong er voor mij – onverwacht – uit: Common Ground.

Overstromingen en wateroverlast
We kunnen ons de beelden nog heel goed herinneren. In juli van dit jaar werden meerdere dorpen en steden in België en Duitsland geconfronteerd met enorme overstromingen. Kolkende rivieren en ondergelopen straten zorgden ervoor dat huizen en ook overheidsgebouwen voor een groot deel onder water kwamen te staan. In Nederland werd onder meer Valkenburg getroffen door dit natuurgeweld en steeg het water in de grote rivieren meters met als gevolg wateroverlast op plaatsen waar we dit in honderd jaar niet meer hadden gehad.

Recent heb ik een training zaakgericht werken voor mijn collega’s mogen ontwikkelen en geven. Ruim tien jaar geleden is het concept zaakgericht werken ontstaan. Het voelt inmiddels als zo’n bekend begrip dat ik soms vergeet dat dit lang niet voor alle (nieuwe) gemeenteambtenaren zo is. In de GEMMA Katern wordt de volgende definitie gegeven: ‘Zaakgericht werken is een vorm van procesgericht werken waarbij de informatie die tijdens een bedrijfsproces wordt ontvangen of gecreëerd, samen met informatie over de procesuitvoering, wordt vastgelegd bij een zaak en uniform kan worden ontsloten naar alle betrokkenen.’

Dit jaar werk ik tien jaar in het vakgebied informatiebeheer. Met nieuwe wet- en regelgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming, de Wet open overheid en het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid stapelen de uitdagingen zich op. Maar het zijn niet alleen nieuwe wetten die voor uitdagingen zorgen. Tien jaar geleden was de transitie van papier naar digitaal archief in volle gang. Momenteel werken en archiveren we volledig digitaal, en waar dit nog niet zo was, is dit versneld door covid-19. Met deze digitalisering heeft een verschuiving van taken plaatsgevonden. De DIV-teams werden kleiner en de vakambtenaar moet nu vaak zelf alle relevante informatie opslaan in het juiste systeem. Vandaag de dag is het vooral een uitdaging om het informatiebeheer ‘op orde’ te hebben.

Transparantie van de overheid is een onderwerp waar steeds meer aandacht voor komt, onder andere met de Wet open overheid, maar ook naar aanleiding van de toeslagenaffaire bij de Belastingdienst. Wat mij dit eerste kwartaal opviel, zijn de berichten over het archiveren van algoritmes. Een uitdaging erbij voor het vakgebied informatiebeheer!

De covid-19-crisis heeft het belang van kwalitatief goede gegevens voor beleid nog eens onderstreept. Hoeveel nieuwe besmettingen zijn er per dag? Wat is de bezettingsgraad? Wat leert het coronadashboard? Enzovoort. Het betreft gegevens die de basis vormen voor het kabinetsbeleid inzake corona.

Van sommige dingen in het leven zou je willen dat je ze zo kon vergeten. Neem nu de periode dat Donald Trump leiding gaf aan de Verenigde Staten en alle uitwassen waarmee dat gepaard ging. Er zou een knop moeten zijn die je kunt indrukken waarna deze hele episode vergeten zou zijn. Hoe handig zou dat zijn? Of misschien wel voor persoonlijke zaken waar je liever niet aan herinnerd wordt, zoals in de film Eternal sunshine of the spotless mind waarin een ongelukkige levensperiode eenvoudig uit het geheugen gewist wordt.

Het model Documentair Structuur Plan (DSP) bevat een overzicht van alle zaaktypen/processen die gemeenten uitvoeren. Het model vormt de kern van VIND Informatiemanagement. In deze bijdrage een sterk punt van het model, recente aanpassingen en aanpassingen die gaan komen.

Dit jaar zijn nieuwe selectielijsten voor zowel gemeenten als provincies van kracht geworden. Alle gemeenten en provincies, evenals alle andere overheidsorganen die de gemeentelijke of provinciale selectielijst hanteren, krijgen te maken met nieuwe bewaartermijnen voor documenten die vanaf 1 januari 2020 zijn opgemaakt of ontvangen. Ook is de selectielijst voor de archiefbescheiden van de commissaris van de Koning als rijksorgaan in werking getreden. De belangrijkste aspecten van een en ander leest u hier.

Nederland ging vanaf maart thuiswerken en in zelfisolatie. Op het gebied van het informatiebeheer gebeurde er evenwel het nodige. Ik laat kort een nieuwe handreiking, een recent boekje en een nieuwe adviescommissie de revue passeren.

De slogan één team, één taak kent zijn oorsprong bij de landmacht, maar wordt inmiddels veel gebruikt om goede samenwerking binnen een team te benadrukken. De afgelopen jaren heb ik mogen ervaren hoe het is om als adviseur informatiebeheer onderdeel te zijn van een team informatiemanagement. Hoe meer de samenwerking in ons team voor mij vanzelfsprekend werd, hoe beter ik zag dat dit bij andere overheidsorganisaties niet altijd zo is. Toch vergt een goede informatievoorziening dat alle betrokkenen samenwerken als ware het één team.

Op het moment van schrijven ben ik negen weken thuis en probeer ik werk en gezin te combineren. Het voelt als jongleren en zo af en toe laat ik nog een bal vallen. Ik denk dat veel mensen dit gevoel wel herkennen. Des te groter is mijn waardering voor alles wat gewoon doorgaat en dit motiveert mij ook om mijn werk zo goed mogelijk te blijven doen. De afgelopen weken zag ik de ene inspirerende publicatie na de andere voorbijkomen. Ons vakgebied is volop in beweging!

De Wet open overheid (Woo) moet de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) gaan vervangen. Naast de Wob en de Woo is er nog het Verdrag van Tromsø. Dit verdrag gaat zowel naar de letter als naar de geest verder met openbaarmaking dan nu de Nederlandse praktijk is met de Wob en ook volgens het Woo-voorstel. In 2011 stelde de Minister van BZK dat geen voorstellen tot wijziging van de Wob mogen worden gedaan die indruisen tegen de bepalingen van het Verdrag van Tromsø. Betekent dit een no-go voor de Woo?

Welke invloed hebben overheidsmaatregelen ter bestrijding van het COVID-19-virus op het informatiebeheer van overheden en bedrijven? In deze bijdrage een paar besluiten en ontwikkelingen van de laatste weken.

We leven in een ongekende tijd. Ik ben dankbaar voor mijn gezondheid en die van mijn dierbaren en leef mee met eenieder voor wie dit niet het geval is. Naast gezondheid treft COVID-19 ook andere maatschappelijke segmenten zoals de economie. De situatie is zo uniek dat we dit later ongetwijfeld aan volgende generaties zullen vertellen. ‘In het jaar 2020 …’

Het Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg (CIBG) is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Een van de taken van het CIBG betreft het beheer van het Donorregister. Onlangs bleek dat een digitale back-up van donorformulieren over de periode 1998-2010 is verdwenen.