Blogs

2020 staat voor de deur. Het zal voor informatiebeheerders een tussenjaar zijn. Een jaar vol verwachting en met veel vragen. Een opmaat naar 2021, want dan moeten we – naar het zich laat aanzien – klaar zijn voor onder meer de Wet open overheid, de Archiefwet 2021, de invoering van de gemoderniseerde Wet elektronisch bestuurlijk verkeer en de Omgevingswet. Allemaal wetten die van invloed zullen zijn op de informatiehuishouding en het informatiebeheer van overheden. Dit in combinatie met de toenemende digitalisering, robotisering en inzet van kunstmatige intelligentie. Help!

Het tijdig verzenden en ontvangen van poststukken die bestemd zijn voor de rechtbank verdient de nodige aandacht. De verzender moet er goed op letten dat de stukken binnen de gestelde termijn door de rechtbank worden ontvangen. Door recente rechtspraak is het alleenrecht voor het kunnen aantonen van tijdige verzending aan PostNL ontvallen.

De Archiefwet wordt aangepast. Via meerdere artikelen en blogs op VIND Informatie is daar al regelmatig aandacht aan besteed. Inmiddels is de vaststelling van de nieuwe Archiefwet in volle gang. Op dit moment loopt er een internetconsultatie voor deze wet. De publicatiedatum daarvan was 29 november 2019. Reageren is mogelijk tot 23 januari 2020.

We gaan richting het einde van het jaar en dat is altijd een leuke periode om eens terug te kijken. Meestal op het afgelopen jaar, maar ik ga nu graag wat verder terug in de tijd. Ik neem je mee naar de tijd voordat ik als informatiebeheerder bij VHIC en de overheid actief was.

In april van dit jaar bracht mijn vakgenoot Ascon Spieksma WhatApp onder de aandacht met zijn blog over werkgerelateerde appjes en sms-berichten van bestuurders en ambtenaren. Deze appjes en berichten vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). WhatsApp is echter niet bedoeld voor zakelijk gebruik. Kunnen gemeenten WhatsApp nog gebruiken voor contact met burgers en is er een alternatief?

De communicatie van overheidsorganisaties met de buitenwereld verloopt voornamelijk langs digitale kanalen. De hoeveelheid post die van en naar mijn provincie wordt gestuurd daalde na 2013 in een paar jaar tijd met 50%. Toch moet het papieren kanaal openblijven en dat vereist een overeenkomst met een partij die post haalt, brengt en op de juiste plekken aflevert.

De bestaande selectielijsten van overheidsorganen zijn niet afgestemd op de absolute verjaringstermijnen uit het Burgerlijk Wetboek. Provincies hebben ervoor gekozen deze bepalingen over verjaring te betrekken bij het opstellen van de nieuwe selectielijsten voor provinciale organen en de commissaris van de Koning als rijksorgaan.

Hoe is de stand van zaken rond de wijziging van de Archiefwet, wat zijn de belangrijkste voorgenomen veranderingen en op welke termijn verschijnt een eerste versie van de nieuwe wettekst? In deze bijdrage een korte stand van zaken.

De naam van ons werkveld is nogal eens onderwerp van gesprek: wat doen we eigenlijk? Ik wil het hier niet hebben over hoe we het werk of de afdeling precies noemen. Ik wil het beheren van informatie wel graag als werkwoord neerzetten. Om aan te geven dat we iets proactief doen en dat er geen sprake is van een passief en reactief vak. Dus ‘informatie beheren’ c.q. ‘informatiebeheren’ (zonder spatie) in plaats van ‘informatiebeheer’.

Wat doe je in de vakantie? Behalve lekker eropuit gaan, ruim je bijvoorbeeld je werkkamer eens op. En wat kom je daar dan zoal tegen? Je vindt oud opleidingsmateriaal van de S.O.D. en van DIOR-Opleidingen, vakliteratuur, diverse interessante artikelen en allerlei oude instructies en handleidingen betreffende het vakgebied informatievoorziening. Daarbij trof ik een brochure aan uit 1985 genaamd ‘ABC-regels, handleiding voor het alfabetisch rangschikken’. Kan die weg of niet?

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) heeft een bijgewerkte digitaliseringsstrategie uitgebracht: Nederlandse Digitaliseringsstrategie 2.0. Het departement voorziet dat Europa achterop raakt in sleuteltechnologieën en wil dat Nederland de Europese koploper in digitalisering wordt.

Nog niet zo lang geleden in het nieuws: censuur door YouTube op filmmateriaal van het Regionaal Archief Alkmaar. Beelden uit de Tweede Wereldoorlog werden door YouTube als ‘haatzaaiend’ aangemerkt. Het filmmateriaal werd geblokkeerd en was daardoor enige tijd niet meer te zien. Dit soort inbreuken op de openbaarheid zijn voor archiefinstellingen die gebruikmaken van kanalen als YouTube problematisch.

Wilt u meer of minder papier? Het ICT-bedrijf ictzaak, gespecialiseerd in digitale kantooroplossingen, weet het wel: minder of beter nog helemaal geen papier.

De afgelopen jaren is er, ook hier, het nodige geschreven over zaakgericht werken. Ik ben benieuwd of dat de komende jaren zo blijft. John Gerse noemde het nog niet zo lang geleden een traditionele manier van werken die op de schop gaat. In de praktijk loopt het nog niet zo’n vaart. Veel organisaties zijn bezig met de invoering van zaakgericht werken of herijking van zaakgericht werken. Dit laatste uiteraard als vervolg op een eerder project. Het brengt met zich mee dat er veel ervaringen en lessons learned beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld op de websites van VNG Realisatie en GEMMA Online.

Vaktijdschriften inspireren me. Helaas spaar ik ze te veel op en heb dan een dag nodig om alles bij te lezen. Er vallen echter wel dingen op als je je leesachterstand in een korte tijdspanne wegwerkt. Deze keer was dat de opkomst van het woord 'by design'.

Medewerkers komen en gaan. Steeds minder medewerkers werken tientallen jaren bij een en dezelfde werkgever. Velen hoppen van baan naar baan of beginnen voor zichzelf. Het zijn vaak medewerkers die in meer of mindere mate zakelijke informatie creëren, verzamelen, opslaan, verspreiden, bewaren en/of verwijderen. Zij beschikken soms over een enorme hoeveelheid data en kennis. Wat gebeurt daarmee na hun vertrek?

Het is een van de leukste onderdelen van ons werk: selectie en waardering van informatie. Nog steeds is het mensenwerk: aan welke informatie kennen we welke waarde toe? Maar gebeurt dit wel altijd ter zake kundig en doordacht?

Steeds meer overheden gaan over tot het actief openbaar maken van informatie via hun website. Ze beperken zich daarbij allang niet meer tot de loketinformatie voor burgers en bedrijven, maar plaatsen beleidstukken, notulen van overlegorganen, regelgeving en resultaten van de taakuitvoering online. Ook de besluiten en documenten die behoren bij Wob-verzoeken zijn soms al online beschikbaar. Maar … moeten die zaken niet een keer vernietigd worden en kan dat wel als de website in zijn geheel gearchiveerd wordt?

Er zijn nog veel papieren archieven te bewerken de komende jaren. Het inventariseren van een papieren archief en het gereedmaken ervan voor overbrenging vereist specifieke kennis. Waar haal je die vandaan als je zelf aan de slag wilt?

Gemeenten richten hun werkprocessen steeds meer digitaal in en produceren daardoor steeds minder papier. De vraag naar archiefruimte blijft evenwel onverminderd groot en neemt zelfs toe. Voor een buitenstaander is dit een niet te verklaren ontwikkeling, maar het is wel uit te leggen.