Blogs

Wilt u meer of minder papier? Het ICT-bedrijf ictzaak, gespecialiseerd in digitale kantooroplossingen, weet het wel: minder of beter nog helemaal geen papier.

De afgelopen jaren is er, ook hier, het nodige geschreven over zaakgericht werken. Ik ben benieuwd of dat de komende jaren zo blijft. John Gerse noemde het nog niet zo lang geleden een traditionele manier van werken die op de schop gaat. In de praktijk loopt het nog niet zo’n vaart. Veel organisaties zijn bezig met de invoering van zaakgericht werken of herijking van zaakgericht werken. Dit laatste uiteraard als vervolg op een eerder project. Het brengt met zich mee dat er veel ervaringen en lessons learned beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld op de websites van VNG Realisatie en GEMMA Online.

Vaktijdschriften inspireren me. Helaas spaar ik ze te veel op en heb dan een dag nodig om alles bij te lezen. Er vallen echter wel dingen op als je je leesachterstand in een korte tijdspanne wegwerkt. Deze keer was dat de opkomst van het woord 'by design'.

Medewerkers komen en gaan. Steeds minder medewerkers werken tientallen jaren bij een en dezelfde werkgever. Velen hoppen van baan naar baan of beginnen voor zichzelf. Het zijn vaak medewerkers die in meer of mindere mate zakelijke informatie creëren, verzamelen, opslaan, verspreiden, bewaren en/of verwijderen. Zij beschikken soms over een enorme hoeveelheid data en kennis. Wat gebeurt daarmee na hun vertrek?

Het is een van de leukste onderdelen van ons werk: selectie en waardering van informatie. Nog steeds is het mensenwerk: aan welke informatie kennen we welke waarde toe? Maar gebeurt dit wel altijd ter zake kundig en doordacht?

Steeds meer overheden gaan over tot het actief openbaar maken van informatie via hun website. Ze beperken zich daarbij allang niet meer tot de loketinformatie voor burgers en bedrijven, maar plaatsen beleidstukken, notulen van overlegorganen, regelgeving en resultaten van de taakuitvoering online. Ook de besluiten en documenten die behoren bij Wob-verzoeken zijn soms al online beschikbaar. Maar … moeten die zaken niet een keer vernietigd worden en kan dat wel als de website in zijn geheel gearchiveerd wordt?

Er zijn nog veel papieren archieven te bewerken de komende jaren. Het inventariseren van een papieren archief en het gereedmaken ervan voor overbrenging vereist specifieke kennis. Waar haal je die vandaan als je zelf aan de slag wilt?

Gemeenten richten hun werkprocessen steeds meer digitaal in en produceren daardoor steeds minder papier. De vraag naar archiefruimte blijft evenwel onverminderd groot en neemt zelfs toe. Voor een buitenstaander is dit een niet te verklaren ontwikkeling, maar het is wel uit te leggen.

Op 20 maart deed de Raad van State een opmerkelijke uitspraak: werkgerelateerde appjes en sms-berichten van bestuurders en ambtenaren vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het maakt niet uit of daarbij een privéapparaat of een door de werkgever verstrekt apparaat is gebruikt. Organisaties moeten zich nu beraden op de consequenties van deze uitspraak.

De Staatscourant publiceerde op 14 maart 2019 de nieuwe Boetebeleidsregels Autoriteit Persoonsgegevens 2019. Op gelijke datum gingen deze regels ook in werking. Op basis van deze beleidsregels wordt de hoogte van bestuurlijke boetes bepaald op het moment dat er sprake is van overtredingen bij de verwerking van persoonsgegevens.

De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) wijzigt. Het belangrijkste aspect is de verlenging van de bewaartermijn van medische dossiers van 15 naar 20 jaar. Die termijn gaat in na het einde van de behandeling of het overlijden van de patiënt. De nieuwe termijn wijkt nog steeds erg af van die van 115 jaar voor de medische dossiers bij academische ziekenhuizen. Moet deze laatste termijn niet worden teruggedraaid?

Begin maart publiceerde NRC.nl een artikel over veranderingen in de werkgelegenheid van bepaalde beroepsgroepen door automatisering en digitalisering. Het onderzoek is uitgevoerd door DenkWerk, een onafhankelijke denktank over 'grote maatschappelijke vraagstukken'. Een conclusie, die ook DIV-medewerkers zich beter ter harte kunnen nemen, is dat als de Nederlandse werknemers hun digitale vaardigheden niet verbeteren over tien jaar de helft hun baan kwijt is.

In 2018 kwam VNG Realisatie met het actieplan ‘Digitale archieven op orde’. Het doel daarvan is de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij gemeenten en hun archiefinstellingen te bevorderen. Uit dit actieplan is begin 2019 het gelijknamige product ‘Digitale archieven op orde’ ontstaan. Wat houden het actieplan en het product in?

Ingevolge de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt en verzameld voor een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel. Ze moeten worden verwijderd als het beheer ervan niet meer nodig is voor dat doel of wanneer de wettelijke verjaringstermijn is verstreken. Dit verwijderen wil nog wel eens misgaan als dezelfde gegevens zijn opgeslagen in meerdere (gekoppelde) applicaties.

Nieuwe wetgeving zorgt voor nieuwe dynamiek. Zo brengt het voornemen om de Archiefwet aan te passen het nodige teweeg, allereerst betreffende het verkorten van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar. Ook de AVG gaf een schok. Het fijne van dit soort schokken is dat het ons vakgebied onder de aandacht brengt van personen die normaal gesproken weinig interesse hebben in informatiebeleid. Ineens wordt het bestuurders duidelijk dat er vraagstukken op tafel liggen die acuut om een oplossing vragen.

In januari publiceerde het Nationaal Archief de Richtlijn archiveren overheidswebsites. Wat heb je er als organisatie aan? En geeft deze richtlijn antwoord op alle relevante vragen?

De afgelopen jaren heb ik met plezier de opeenvolgende voorbeelden gelezen van informatiebeleidsplannen van adviesbureau Native Consulting. Niet omdat in die plannen aandacht is voor digitale duurzaamheid en de regeltjes en richtlijnen die hiervoor beschikbaar zijn. Dat plezier zat voor mij in de aandacht voor bewustwording en digitale vaardigheden, nodig voor een goed informatiebeheer. Daarbij het aangeven van de bijbehorende verantwoordelijkheden  en dat maatwerk nodig is. Ik vind dat we het daar meer over moeten hebben. Ook de ontwikkeling van zaakgericht werken is er in terug te lezen.

Een nieuwe Archiefwet. Terugbrenging van de overbrengingstermijn van archieven. Blijvend te bewaren overheidsarchieven sneller openbaar. Wanneer hebben we dat eerder gehoord?

Informatieveiligheid staat niet of nauwelijks op de gemeentelijke agenda’s. Informatiebeveiliging wordt gezien als een last. Als er middelen voor zijn, zitten die verstopt in het ICT-budget. Dit blijkt uit onderzoek van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD). De IBD ziet het op de agenda krijgen van informatiebeveiliging als topprioriteit voor 2019/2020.

Zaakgericht werken (ZGW) wordt bij veel gemeenten toegepast. Zaaksystemen zijn in de afgelopen jaren verder doorontwikkeld en hebben een belangrijke plek ingenomen binnen het gemeentelijke applicatielandschap. De vraag is momenteel wel: “Heeft zaakgericht werken in zijn huidige vorm nog toekomst?”