Blogs

Eind 2013 werd een nieuwe provinciale archiefselectielijst vastgesteld. Deze lijst was fundamenteel anders van opzet dan de vorige selectielijst (2006). Een recent product van de doorontwikkeling van de nieuwe selectielijst is de zogeheten publiekstoegankelijke versie.

In een blog van afgelopen november "Nieuwe ronde, nieuwe kansen" schreef ik over een reorganisatie bij de gemeente welke moet leiden tot een centralisatie van de ondersteunende diensten, waaronder de DIV/DIM. De blog handelde met name over de gevolgen die deze bundeling in eerste instantie voor de organisatie van de DIV/DIM  heeft.  Een verdere uitwerking van de plannen laat drie taak niveaus zien:

Beschikbaarheid en volledigheid van informatie, op het juiste moment, voor een ieder die dat nodig heeft. Daar streven we naar. Dus zorgen we voor de aankoop en inrichting van prachtige systemen daarvoor. DM-systemen, zaaksystemen, ECM-applicaties, systemen die bijdragen aan collaboration, er is van alles beschikbaar. Met als doel natuurlijk dat iedereen binnen de organisatie zo’n systeem ook gaat gebruiken. Een vakapplicatie ook prima, maar dan wel met de nodige DM-functionaliteit.

Ik brand van verlangen naar meer informatie over het IOW-concept. IOW staat voor Informatie Ondersteund Werken. Het is een concept van Ruud Böhmer (ICTU) en Friso van der Meulen (TNO), denk ik. Zij hebben zich laten inspireren door het boek ‘Het Nieuwe Organiseren’ van Herman Kuipers en Pierre van Amelsvoort. Böhmer en Van der Meulen kondigen in iBestuur Magazine van januari 2017 aan dat er binnenkort meer informatie volgt.

Deze vraag komt bij mij boven na het lezen van het nieuws op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens. Op 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken ingegaan. Nu, een jaar later, is het tijd om de balans op te maken. Tot half december 2016 waren er bijna 5500 meldingen ontvangen. Bij het lezen van dit aantal komt direct een tweede vraag naar boven. Hoeveel is er werkelijk gelekt? Immers, waarschijnlijk wordt lang niet alles gemeld. De feitelijke hoeveelheid aan lekken zal in de praktijk vast nog wel hoger zijn.

Afgelopen maanden waren nogal druk in ons huishouden. Vanaf volgend weekend lijkt de rust wat weer te keren. Er zijn nu achterstanden in huis. Overal slingert van alles in het rond. Keurig in het zicht, dus dat komt wel goed. Eens een dag of twee flink aanpakken en dan ziet het er weer een stuk anders uit. Een klein beginnetje is al gemaakt en dat geeft al een beetje een opgeruimd gevoel.
Natuurlijk had het nooit zo ver moeten komen en zou ons huishoudelijk systeem zo in elkaar moeten zitten dat de boel altijd in opgeruimde staat is. Zoals in de boekjes en op TV, bij die woonprogramma’s. Huiskamers liggen voor de herinrichting vaak vol met allerlei spullen. En na de herinrichting is het allemaal opgeruimd. Vaak vraag ik me dan af waar de spullen gebleven zijn en hoe lang het zal duren voordat je weer kunt zien dat er in het huis geleefd wordt. Misschien doen ze daarna alles digitaal? Ik ben benieuwd wanneer de eerste digitale opruimprogramma’s op TV of YouTube verschijnen.

De eeuwigdurende beweging die zich met de regelmaat van de klok voltrekt in de overheidsorganisatie is die van het centraliseren en decentraliseren van beleidsafdelingen en ondersteunende functies.  Een beweging die soms gelijk loopt met de krimpende of groeiende economie. Draait de economie op volle toeren en is er voldoende geld beschikbaar, dan ontstaat haast vanzelf de behoefte om ondersteunende diensten als het documentmanagement dicht bij de eindgebruiker te plaatsen. Elke dienst zijn eigen DIV club. Maar zodra de economie krimpt en de middelen schaars worden, lees: er moet worden bezuinigd, dan is de tendens precies de andere kant op. “Waarom zijn er zoveel kleine aparte afdelinkjes die in principe allen hetzelfde doen?”: roept het kader. Kan dat niet efficiënter en centraler, of wel kan hetzelfde werk niet door minder mensen worden verricht?

Donderdag 10 november was de dag van ‘Do it yourself’, het landelijke congres van KNVI, SOD en Ngi-NGN. Het congres bestond uit een gezamenlijk begin en einde. Daartussen kon je als bezoeker kiezen uit een groot aantal sessies, verdeeld over 13 tracks. Een track stond in het teken van een bepaald thema. Ik mocht een bijdrage leveren aan de invulling van de track van de Vereniging SOD, samen met vakgenoten Jacko de Groot en Danny van Zoen.
We hadden een gevulde track en we hebben zelfs een sessie onder kunnen brengen bij een andere track.

Schreef ik 15 september nog in mijn blog over de (papieren) ‘Special Opleidingen DIV’ van Od, valt die na anderhalf jaar, op 10 november, zomaar weer in de bus. Het oktober/november nummer van Od schenkt opnieuw aandacht aan vele opleidingen op het terrein van documentaire informatievoorziening. Wel een beetje jammer dat de gehele inleidende tekst nagenoeg hetzelfde is als die van vorig jaar, maar goed, daar kijken we maar even doorheen (mits je beide Od’s niet naast elkaar legt).

Schreef ik 15 september nog in mijn blog over de (papieren) ‘Special Opleidingen DIV’ van Od, valt die na anderhalf jaar, op 10 november, zomaar weer in de bus. Het oktober/november nummer van Od schenkt opnieuw aandacht aan vele opleidingen op het terrein van documentaire informatievoorziening. Wel een beetje jammer dat de gehele inleidende tekst nagenoeg hetzelfde is als die van vorig jaar, maar goed, daar kijken we maar even doorheen (mits je beide Od’s niet naast elkaar legt).

‘De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem’. Zo staat het vermeld in artikel 16 van de Archiefregeling. Over de eisen weten we inmiddels aardig wat. Maar hoe een kwaliteitssysteem op het gebied van informatiebeheer er uit ziet, daarover wordt in de wet- en regelgeving niets vermeld.

De afgelopen jaren zijn er vele documenten verschenen die moeten helpen om het informatiebeheer in goede banen te leiden. Ik noem RODIN, ED3, allerlei baselines, KIDO, DUTO, referentie- en modelarchitecturen als NORA (nu EAR), GEMMA en PETRA, de Handreiking zus en de Handreiking zo, normen en standaarden (NEN-ISO 15489, NEN 2082, NEN-ISO 23081, Moreq, ISAD(G), DublinCore), KPI’s, een DSP en een ZTC, RMO en TMLO.

Sinds 2003 brengen de Verenigde Naties een rapport uit over de wereldwijde ontwikkelingen op het gebied van e-overheid. De zogeheten e-overheid ontwikkelingsindex is gebaseerd op drie componenten: de beschikbaarheid van online diensten, de aanwezigheid van telecommunicatie verbindingen en de bekwaamheid van mensen om met digitale middelen om te gaan.

In de selectielijsten van vrijwel alle overheden in ons land is bepaald dat stukken uit de personeelsdossiers die informatie bevatten of kunnen geven over het werken of in aanraking komen met stoffen die tot een risico voor de volksgezondheid worden gerekend tot 40 jaar na het einde van het dienstverband bewaard moeten blijven. De aanleiding voor deze afwijkende termijn (de overige bescheiden kunnen immers 10 jaar na vertrek worden vernietigd) lag in een aantal rechtszaken in de jaren '80 en '90, waarbij ambtenaren zoveel jaar na hun vertrek bij de overheid ziek bleken te zijn als gevolg van bijvoorbeeld het werken met asbest of in omgevingen waarmee ze ermee in aanraking konden komen.

Ooit was er SOD-I en SOD-II en voor de echte doorzetters de VVA. In de jaren 90 kwamen daar de Documentaire Informatievoorziening Opleidingen Rijksoverheid of wel DIOR bij voor medewerkers bij de rijksoverheid. De HMDI maakt het compleet en zo was er, alles bij elkaar, voor ieder een duidelijke opleidingslijn met erkende en waardevolle certificaten en diploma’s. Opleidingen waren gekoppeld aan functies binnen het vak van documentaire informatievoorziening. Je wist waar je aan toe was. Als archiefmedewerker en als organisatie.

De moderne tijd vraagt veel van ons: we zijn omringd door technologie en media en kunnen het ons nog nauwelijks veroorloven er geen gebruik van te maken. “We zullen wel moeten.” Tsja, dat is zo. Media en technologie scheppen ook veel mogelijkheden: internetwinkelen, online bankieren, zelf je reis boeken, enzovoort. Het ene mag je, kun je en wil je. Het andere moet je (bijna).
In de ‘Resultaten van onderzoek naar acceptatie van technologie door zelfstandig wonende ouderen’ vind je overwegingen en keuzes terug van ouderen om al dan geen gebruik te maken van technologie. Een prima rapport om eens door te nemen. Leerzaam, voor jezelf en misschien voor een andere of bredere kijk op het wat en waarom van het stroef lopende digitaliseringstraject in de organisatie. Zou zo maar kunnen!
In het rapport staat bijvoorbeeld welke factoren een rol spelen bij het gebruik van technologie:

Digitaliseren is toch ‘appeltje, eitje’? Althans, zo wordt er regelmatig gedacht door medewerkers die hun papieren dossiers graag omgezet zien in digitale versies daarvan. Even een dossiertje onder de scanner en we kunnen met de digitale documenten verder werken. In de praktijk blijkt echter dat er meer bij komt kijken dan in eerste aanzet gedacht.

De laatste jaren heeft de opvatting bezit van ons genomen dat de archivering onderdeel moet zijn van de uitvoering van de werkprocessen binnen de organisatie. Digitale systemen, vooral zaaksystemen, zijn zo ingericht dat alle zaakinformatie direct opgenomen zou moeten kunnen worden in het systeem. Het zaaksysteem dient dan tevens als archiefsysteem of zaak- en archiefsysteem zijn aan elkaar gekoppeld.

Even terug naar het papieren tijdperk. Ambtenaren hadden gemiddeld toch wel een kast vol papier op hun kamer staan, zo niet meer. Stapels dossiers erin, ordners, losse stukken, hier en daar nog wat persoonlijke spullen. Dat is het beeld van destijds. Tegenwoordig is er hooguit een meter ruimte per persoon beschikbaar. Soms zelfs minder. Alleen een locker of iets dergelijks. Maar dat geeft niet want het algemene beeld van tegenwoordig is toch de ambtenaar met een iPad, andere tablet of laptop.
Kortom, tijden veranderen.

In oktober 2015 bracht Archief 2020 het rapport uit ‘Op weg naar 2020 en verder…’ met scenario’s over de archieffunctie in de toekomst. Het doel voor het opstellen van deze scenario’s is drieledig: