Blogs

Alle handelingen binnen de gemeente afdoen met gebruik van het zaaksysteem? Daarover lopen de meningen behoorlijk uiteen. Over het succes daarvan trouwens ook. Toch verneem ik nog regelmatig van gemeenten dat zij daartoe een poging doen. Echter, daar waar men probeert alle handelingen en bijbehorende informatie af te doen en op te vangen in alleen het zaaksysteem, worstelt men in de praktijk vaak met ‘wringende processen’ en mopperende medewerkers. En tja…., daar waar het echt gaat wringen, zoeken deze medewerkers dan toch naar uitwegen. Uitwegen die vaak buiten het zaaksysteem om gevonden worden. Daarmee schiet de ingebruikname ervan zijn doel voorbij. 

In de column “Over maatwerk-ellende en waarom de overheid het zichzelf aandoet...” verbaast Robert Mekking zich over de hang naar maatwerk bij de implementatie van software. Een jaar of twee geleden zou ik het volstrekt oneens zijn geweest met hem. Natuurlijk moet je streven naar maatwerk: software moet zich aanpassen naar jou, naar de gebruiker.
Maar dat is juist een probleem. Want wie is ‘de gebruiker’? Ben ik dat? Is dat een collega van de afdeling waar ik werk? Of is het een collega van een heel andere afdeling die ook met het betreffende pakket moet werken?
De ene gebruiker is de andere niet. Dat maakt maatwerk bijzonder ingewikkeld.

Projectleiders en adviseurs informatievoorziening, informatiemanagers, records managers, functioneel beheerders, medewerkers digitaal informatiebeheer, informatiespecialisten, -analisten en -architecten, er is meer vraag naar dan aanbod op de arbeidsmarkt. Ofwel, er is niet alleen een personeelsschaarste binnen de ICT-sector. We kunnen constateren dat dit ook het geval is binnen het werkveld van informatiemanagement of wel tussen bedrijfsvoering en ICT.

Afgelopen week had ik een aardig gesprek met een vakgenoot, Job Pantjes, over de hoeveelheid e-mailberichten die bij overheidsorganisaties ontvangen en geproduceerd wordt. Job verricht werkzaamheden voor o.a. een van de ministeries. Ikzelf werk momenteel voor een van de grootste gemeenten. E-mail is gewoon de grootste informatiestroom die binnen zo’n organisatie rondgaat. De dagelijkse ontvangst van berichten en productie is enorm. En dan hebben we het nog niet eens over de stroom van bijlagen die daarbij wordt meegestuurd.

Op 11 mei verzamelden zich in de Jaarbeurs in Utrecht zo'n 200 belangstellenden voor de Dag van de Digitale Duurzaamheid. Deze themadag werd voor de tweede maal georganiseerd door eSpecialisten, een adviesbureau gespecialiseerd in vraagstukken op het gebied van dienstverlening en digitalisering. De dag bestond uit een aantal plenaire en parallel sessies. Bij die laatste moest je natuurlijk een keuze maken waar je wilde aanschuiven. Er was genoeg te kiezen want het programma was gevarieerd. Het gehele programma staat hier.

We zijn, en tegenwoordig zeker, enorm visueel ingesteld. Daar waar we elkaar in het verleden nog brieven schreven, delen we nu bijna alles met beeld op kanalen als Facebook, Twitter, YouTube, Instagram of via andere social media omgevingen. Alles is te zien op de smartphone, we hoeven niets meer te missen. Beeld laat ook zoveel meer zien dan je in tekst kunt beschrijven. Foto’s, bewegend beeld en geluid, we ervaren een groot deel van elkaars leven en wat er in de wereld gebeurt direct digitaal. Bijna realtime zien we wat er gaande is. We hoeven niets meer te missen.
Ook in ons werk krijgen we steeds meer te maken met beeldmateriaal. Technieken als virtual reality en augmented reality dragen daaraan bij. Kortom, beeld en geluid is hot!

Deze maanden verschenen er updates van twee publicaties die van belang zijn voor ons als informatiebeheerders. In januari brachten LOPAI en BRAIN een herziene versie uit van de Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (verbonden partijen).
Tevens dook enkele weken geleden een aangepaste versie van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) op http://www.archiefbrain.nl/.

Over de grens gebeurt van alles op ons vakgebied. Zo lees ik de blogs over het falen van het digitaal archief. De schrijvers en vakgenoten delen hun ervaringen met digitaal archiveren met iedereen die het maar lezen wil. Ik lees over het bestaan van Archivematica: an integrated suite of open-source software tools that allows users to process digital objects from ingest to access in compliance with the ISO-OAIS functional model. Dus: een open source-oplossing die kan helpen bij het duurzaam beheren van informatie.

Eind 2013 werd een nieuwe provinciale archiefselectielijst vastgesteld. Deze lijst was fundamenteel anders van opzet dan de vorige selectielijst (2006). Een recent product van de doorontwikkeling van de nieuwe selectielijst is de zogeheten publiekstoegankelijke versie.

In een blog van afgelopen november "Nieuwe ronde, nieuwe kansen" schreef ik over een reorganisatie bij de gemeente welke moet leiden tot een centralisatie van de ondersteunende diensten, waaronder de DIV/DIM. De blog handelde met name over de gevolgen die deze bundeling in eerste instantie voor de organisatie van de DIV/DIM  heeft.  Een verdere uitwerking van de plannen laat drie taak niveaus zien:

Beschikbaarheid en volledigheid van informatie, op het juiste moment, voor een ieder die dat nodig heeft. Daar streven we naar. Dus zorgen we voor de aankoop en inrichting van prachtige systemen daarvoor. DM-systemen, zaaksystemen, ECM-applicaties, systemen die bijdragen aan collaboration, er is van alles beschikbaar. Met als doel natuurlijk dat iedereen binnen de organisatie zo’n systeem ook gaat gebruiken. Een vakapplicatie ook prima, maar dan wel met de nodige DM-functionaliteit.

Ik brand van verlangen naar meer informatie over het IOW-concept. IOW staat voor Informatie Ondersteund Werken. Het is een concept van Ruud Böhmer (ICTU) en Friso van der Meulen (TNO), denk ik. Zij hebben zich laten inspireren door het boek ‘Het Nieuwe Organiseren’ van Herman Kuipers en Pierre van Amelsvoort. Böhmer en Van der Meulen kondigen in iBestuur Magazine van januari 2017 aan dat er binnenkort meer informatie volgt.

Deze vraag komt bij mij boven na het lezen van het nieuws op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens. Op 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken ingegaan. Nu, een jaar later, is het tijd om de balans op te maken. Tot half december 2016 waren er bijna 5500 meldingen ontvangen. Bij het lezen van dit aantal komt direct een tweede vraag naar boven. Hoeveel is er werkelijk gelekt? Immers, waarschijnlijk wordt lang niet alles gemeld. De feitelijke hoeveelheid aan lekken zal in de praktijk vast nog wel hoger zijn.

Afgelopen maanden waren nogal druk in ons huishouden. Vanaf volgend weekend lijkt de rust wat weer te keren. Er zijn nu achterstanden in huis. Overal slingert van alles in het rond. Keurig in het zicht, dus dat komt wel goed. Eens een dag of twee flink aanpakken en dan ziet het er weer een stuk anders uit. Een klein beginnetje is al gemaakt en dat geeft al een beetje een opgeruimd gevoel.
Natuurlijk had het nooit zo ver moeten komen en zou ons huishoudelijk systeem zo in elkaar moeten zitten dat de boel altijd in opgeruimde staat is. Zoals in de boekjes en op TV, bij die woonprogramma’s. Huiskamers liggen voor de herinrichting vaak vol met allerlei spullen. En na de herinrichting is het allemaal opgeruimd. Vaak vraag ik me dan af waar de spullen gebleven zijn en hoe lang het zal duren voordat je weer kunt zien dat er in het huis geleefd wordt. Misschien doen ze daarna alles digitaal? Ik ben benieuwd wanneer de eerste digitale opruimprogramma’s op TV of YouTube verschijnen.

De eeuwigdurende beweging die zich met de regelmaat van de klok voltrekt in de overheidsorganisatie is die van het centraliseren en decentraliseren van beleidsafdelingen en ondersteunende functies.  Een beweging die soms gelijk loopt met de krimpende of groeiende economie. Draait de economie op volle toeren en is er voldoende geld beschikbaar, dan ontstaat haast vanzelf de behoefte om ondersteunende diensten als het documentmanagement dicht bij de eindgebruiker te plaatsen. Elke dienst zijn eigen DIV club. Maar zodra de economie krimpt en de middelen schaars worden, lees: er moet worden bezuinigd, dan is de tendens precies de andere kant op. “Waarom zijn er zoveel kleine aparte afdelinkjes die in principe allen hetzelfde doen?”: roept het kader. Kan dat niet efficiënter en centraler, of wel kan hetzelfde werk niet door minder mensen worden verricht?

Donderdag 10 november was de dag van ‘Do it yourself’, het landelijke congres van KNVI, SOD en Ngi-NGN. Het congres bestond uit een gezamenlijk begin en einde. Daartussen kon je als bezoeker kiezen uit een groot aantal sessies, verdeeld over 13 tracks. Een track stond in het teken van een bepaald thema. Ik mocht een bijdrage leveren aan de invulling van de track van de Vereniging SOD, samen met vakgenoten Jacko de Groot en Danny van Zoen.
We hadden een gevulde track en we hebben zelfs een sessie onder kunnen brengen bij een andere track.

Schreef ik 15 september nog in mijn blog over de (papieren) ‘Special Opleidingen DIV’ van Od, valt die na anderhalf jaar, op 10 november, zomaar weer in de bus. Het oktober/november nummer van Od schenkt opnieuw aandacht aan vele opleidingen op het terrein van documentaire informatievoorziening. Wel een beetje jammer dat de gehele inleidende tekst nagenoeg hetzelfde is als die van vorig jaar, maar goed, daar kijken we maar even doorheen (mits je beide Od’s niet naast elkaar legt).

Schreef ik 15 september nog in mijn blog over de (papieren) ‘Special Opleidingen DIV’ van Od, valt die na anderhalf jaar, op 10 november, zomaar weer in de bus. Het oktober/november nummer van Od schenkt opnieuw aandacht aan vele opleidingen op het terrein van documentaire informatievoorziening. Wel een beetje jammer dat de gehele inleidende tekst nagenoeg hetzelfde is als die van vorig jaar, maar goed, daar kijken we maar even doorheen (mits je beide Od’s niet naast elkaar legt).

‘De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem’. Zo staat het vermeld in artikel 16 van de Archiefregeling. Over de eisen weten we inmiddels aardig wat. Maar hoe een kwaliteitssysteem op het gebied van informatiebeheer er uit ziet, daarover wordt in de wet- en regelgeving niets vermeld.

De afgelopen jaren zijn er vele documenten verschenen die moeten helpen om het informatiebeheer in goede banen te leiden. Ik noem RODIN, ED3, allerlei baselines, KIDO, DUTO, referentie- en modelarchitecturen als NORA (nu EAR), GEMMA en PETRA, de Handreiking zus en de Handreiking zo, normen en standaarden (NEN-ISO 15489, NEN 2082, NEN-ISO 23081, Moreq, ISAD(G), DublinCore), KPI’s, een DSP en een ZTC, RMO en TMLO.