Blogs

In september werd voor de tweede keer de Summerschool van Archief 2020 georganiseerd. Ook dit jaar werd het weer op twee plekken op twee verschillende data gehouden: in Amersfoort (14 september) en in Den Bosch (21 september). Op beide sessies konden ruim 70 collegae worden begroet, dus in totaal ruim 140 mensen. De Summerschool richt zich op archivarissen en informatiemanagers die zich bezig houden met advies, toezicht en inrichten van digitale overheidsinformatie bij lagere overheden of archiefdiensten.

Dagelijks doen we ons best de handelingen, rechten en plichten van de organisatie waar we werken vast te leggen. We vangen de juiste (digitale) documenten en betekenisvolle (meta)data, zodat nu en in de verre toekomst duidelijk is wat er is gebeurd.

In augustus verscheen van Pantarei Literatuurstudie Trends in digitalisering. De ambitie van de overheid om in 2017 waar dat kan de dienstverlening digitaal te laten verlopen is geconcretiseerd in het programma Digitaal 2017. In het kader daarvan ontwikkelt het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksaangelegenheden diverse initiatieven om dit in goede banen te leiden. Vandaar dat het ministerie aan Pantarei had gevraagd een onderzoek te doen naar de meest relevante trends en ontwikkelingen op het gebied van digitalisering. Waar gaat het heen met digitalisering, (mobiele) toepassingen en transacties. Dit is geconcretiseerd in 6 onderzoeksvragen:

Delen is vermenigvuldigen
Een van de voordelen van digitale informatie is dat het gemakkelijk gedeeld kan worden. Delen is vaak ook vermenigvuldigen: informatie is in meervoud, op verschillende plaatsen opgeslagen. De beschikbaarheid en toegang tot informatie is voor de gebruiker van deze informatie relevant. Waar de informatie is opgeslagen en wie de archiefvormer is, is voor de gebruiker niet relevant.
Hoe de archivering en archiefvorming is geregeld is relevant voor informatie/archiefbeheerders. Gebruikers en beheerders hebben dus andere belangen. De gebruiker wil kunnen beschikken over de juiste en relevante informatie. De informatiebeheerder wil een archief dat aan de regels voldoet.
Naast de gebruiker en de informatiebeheerder is er nog een belanghebbende: IT. Zij beheren immers de technische opslag.

Stel, er staat in het plaatselijke huis aan huisblaadje een aankondiging van een nieuw omgevingsplan. Als burger heb je dan de mogelijkheid om er kennis van te nemen en om eventueel bezwaar te maken bij de gemeente. Tot op vandaag is het alleen mogelijk om het platte plaatje te zien, dus tweedimensionaal. En dat is jammer. Want wat als er nu een windmolen staat getekend achter je huis? Je hebt gewoon geen idee hoe groot dat ding zal worden en wat het effect is op je uitzicht, de schaduwval als de wieken draaien, noem maar op. De oplossing is om het omgevingsplan driedimensionaal te presenteren. Dan wordt ineens duidelijk dat die windmolen van 80 meter hoog wel erg dichtbij staat en een behoorlijke impact op je dagelijkse leven zal gaan hebben. Dus snel een bezwaarschrift indienen!

Afgelopen week ontving ik een e-mail van een financiële instelling. Ik ben klant bij deze instelling en zij willen mij graag via e-mail informeren. Voor de tweede keer zonden ze mij de e-mail met de vraag of ze kunnen stoppen om mij papieren post te sturen. Blijkbaar heb ik de eerste keer niet gereageerd. Dat kan goed. Zo handig vind ik het niet om alles digitaal te ontvangen. Dat kan via de e-mail of – nog erger – via de portal van de instelling waar ik eenmaal per jaar op in moet loggen en dus een account voor moet bijhouden. Je begrijpt: ik zit niet altijd te wachten op digitale rompslomp. Soms geef ik nog de voorkeur aan papier.
De instelling geeft in de e-mail argumenten waarom het beter, handiger of verstandiger is te kiezen voor het ontvangen van informatie via de elektronische weg:

Wat moeten we nu als informatiebeheerders? Zijn we ouderwets of lopen we te ver vooruit? Wordt ons documentmanagementsysteem slecht gebruikt omdat het 'zo 2005' is of omdat digitaal werken nog onvoldoende is doorgedrongen in de organisatie?

Om achteraf te kunnen klagen moet je van jezelf laten horen. Of je moet achteraf ook niet klagen. Zo is het toch? Ook met het stemmen voor provinciale staten, gemeente, waterschaps- of hoogheemraadbestuur, enz. Als je niet gaat stemmen, niks van je laat horen, is het wat al te gemakkelijk achteraf te lopen klagen dat iets niet naar je zin is.

Archiveren is die activiteit binnen de archiefvorming waarbij archiefbescheiden op een zodanige wijze in een archief worden opgenomen dat zij in toegankelijke staat verkeren. Dit is een eenvoudige omschrijving van een handeling die ondanks de eenvoud, in de praktijk lastig blijkt. Vooral in de digitale praktijk.

De rel in de VS omtrent de e-mails van Hillary Clinton zal weinigen in ons vakgebied zijn ontgaan. Wat was er aan de hand? Clinton had gedurende haar ministerschap van Buitenlandse Zaken (2009-2013) via haar persoonlijke e-mailadres al haar mails verstuurd via een server die bij haar thuis stond. Omdat de naam Clinton in de VS veel losmaakt en omdat Hillary Clinton de Democratische presidentskandidaat zal worden, werd de discussie in de VS vrij snel persoonlijk en politiek georiënteerd.

Digitale informatievoorziening wordt vaak gepresenteerd als goedkoper en efficiënter dan de traditionele 'analoge' informatievoorziening. Eenvoudig gezegd: een digitaal archief is goedkoop en een papieren archief is duur. Dat eerste valt echter tegen. De kosten van digitaal informatiebeheer is stiekem erg duur. Toen wij tien jaar geleden het terugverdienen van de investeringen moesten voorrekenen kon dat alleen door aan te tonen dat digitaal archiefbeheer toekon met minder personeel bij de traditionele afdeling DIV. Tegenwoordig moeten we de organisatie daar wel aan herinneren als er weer eens een investering nodig is voor bijvoorbeeld een upgrade van het systeem of een stel nieuwe servers.
Het pogen om kosten te drukken gaat vaak gepaard met nieuwe informatiestrategieën. Het moest toch goedkoper kunnen, dus laten we het over een andere boeg gooien. Het advies is echter om het kind niet met het badwater weg te gooien. Er zijn enkele praktijken die je vooral moet blijven doen.

Recent heeft KING een filmpje uitgebracht. Het filmpje laat zien dat informatie het voedsel is van de overheid. We zien dat de mensen in het filmpje de informatie tot zich nemen, als voedsel. Niet in de vorm van eetpapier of chocoladeletters. De mensen eten documenten, keurig met mes en vork.

Worden er nog steeds wonderen verwacht van zaakgericht werken? Het lijkt er wel op. Op de Vergeb-ledendag werd zaakgericht werken wederom opgevoerd als Haarlemmerolie. Dit gebeurde in een presentatie over Archief2020.Met zaakgericht werken breng je processen in beeld, regel je welke metadata vastgelegd moet worden, hoe, door wie en wanneer dit vastgelegd wordt en ingezien mag worden. Als vanzelf verbetert natuurlijk ook de kwaliteit van de dienstverlening, is de organisatie open en transparant en werk je efficiënt.
Voer zaakgericht werken in en alles komt goed!

Gartner is een beroemd (en berucht) onderzoeks- en adviesbureau in de IT-sector. Gartner houdt de ontwikkelingen bij bedrijven in bepaalde technologiegedreven markten bij. De 'Magic Quadrant' is een onderzoeksmethode en een middel van Gartner om de uitkomsten ervan te visualiseren. Dit magische kwadrant brengen zij jaarlijks uit. Gartner beoordeelt de bedrijven op basis van twee criteria: visie en vermogen om iets te realiseren. Op basis daarvan worden bedrijven geklasseerd als nichespeler, visionair, uitdager of leider.

Onlangs ontving ik een uitnodiging om kennis te maken met het e-depot van het Utrechts archief. Vooruitlopend op de rijks oekaze ‘alles digitaal in 2017’ heeft het Utrechts archief alvast een depot ingericht waar het digitale archiefmateriaal kan worden opgevangen. Met het openen van het e-depot sluit Utrecht aan bij het rijtje archiefinstellingen dat bezig is met het vinden van een oplossing voor het digitale archief.

Welke gevolgen zullen de decentralisaties hebben voor de informatievoorziening en voor het informatiebeheer? In de iBestuur (december 2014) lees ik dat straks geen ICT-systemen meer nodig zijn om te registreren, maar systemen om mensen met elkaar te verbinden. Een ander soort ICT, die goedkoper is dan wat er nu is. Althans dat zegt Hans Versteeg, projectleider informatievoorziening decentralisatie bij de VNG. Dat betekent nogal wat. Er moeten werkbare en flexibele ICT-systemen ingezet worden binnen de gemeente. Niet meer voor de registratie, maar voor verbinding.

Informatie
Natuurlijk zijn computers geweldige machines. Ze ondersteunen ons bij vele werkzaamheden en helpen bij het verwerken, bewaren en terugvinden van informatie. Dat is mooi. De computer werkt op basis van enen en nullen, allerlei algoritmes en logica. Wil je hier meer over weten – en dat is zeker niet verkeerd – neem dan een kijkje op Wikipedia.