Blogs

Wat moeten we nu als informatiebeheerders? Zijn we ouderwets of lopen we te ver vooruit? Wordt ons documentmanagementsysteem slecht gebruikt omdat het 'zo 2005' is of omdat digitaal werken nog onvoldoende is doorgedrongen in de organisatie?

Om achteraf te kunnen klagen moet je van jezelf laten horen. Of je moet achteraf ook niet klagen. Zo is het toch? Ook met het stemmen voor provinciale staten, gemeente, waterschaps- of hoogheemraadbestuur, enz. Als je niet gaat stemmen, niks van je laat horen, is het wat al te gemakkelijk achteraf te lopen klagen dat iets niet naar je zin is.

Archiveren is die activiteit binnen de archiefvorming waarbij archiefbescheiden op een zodanige wijze in een archief worden opgenomen dat zij in toegankelijke staat verkeren. Dit is een eenvoudige omschrijving van een handeling die ondanks de eenvoud, in de praktijk lastig blijkt. Vooral in de digitale praktijk.

De rel in de VS omtrent de e-mails van Hillary Clinton zal weinigen in ons vakgebied zijn ontgaan. Wat was er aan de hand? Clinton had gedurende haar ministerschap van Buitenlandse Zaken (2009-2013) via haar persoonlijke e-mailadres al haar mails verstuurd via een server die bij haar thuis stond. Omdat de naam Clinton in de VS veel losmaakt en omdat Hillary Clinton de Democratische presidentskandidaat zal worden, werd de discussie in de VS vrij snel persoonlijk en politiek georiënteerd.

Digitale informatievoorziening wordt vaak gepresenteerd als goedkoper en efficiënter dan de traditionele 'analoge' informatievoorziening. Eenvoudig gezegd: een digitaal archief is goedkoop en een papieren archief is duur. Dat eerste valt echter tegen. De kosten van digitaal informatiebeheer is stiekem erg duur. Toen wij tien jaar geleden het terugverdienen van de investeringen moesten voorrekenen kon dat alleen door aan te tonen dat digitaal archiefbeheer toekon met minder personeel bij de traditionele afdeling DIV. Tegenwoordig moeten we de organisatie daar wel aan herinneren als er weer eens een investering nodig is voor bijvoorbeeld een upgrade van het systeem of een stel nieuwe servers.
Het pogen om kosten te drukken gaat vaak gepaard met nieuwe informatiestrategieën. Het moest toch goedkoper kunnen, dus laten we het over een andere boeg gooien. Het advies is echter om het kind niet met het badwater weg te gooien. Er zijn enkele praktijken die je vooral moet blijven doen.

Recent heeft KING een filmpje uitgebracht. Het filmpje laat zien dat informatie het voedsel is van de overheid. We zien dat de mensen in het filmpje de informatie tot zich nemen, als voedsel. Niet in de vorm van eetpapier of chocoladeletters. De mensen eten documenten, keurig met mes en vork.

Worden er nog steeds wonderen verwacht van zaakgericht werken? Het lijkt er wel op. Op de Vergeb-ledendag werd zaakgericht werken wederom opgevoerd als Haarlemmerolie. Dit gebeurde in een presentatie over Archief2020.Met zaakgericht werken breng je processen in beeld, regel je welke metadata vastgelegd moet worden, hoe, door wie en wanneer dit vastgelegd wordt en ingezien mag worden. Als vanzelf verbetert natuurlijk ook de kwaliteit van de dienstverlening, is de organisatie open en transparant en werk je efficiënt.
Voer zaakgericht werken in en alles komt goed!

Gartner is een beroemd (en berucht) onderzoeks- en adviesbureau in de IT-sector. Gartner houdt de ontwikkelingen bij bedrijven in bepaalde technologiegedreven markten bij. De 'Magic Quadrant' is een onderzoeksmethode en een middel van Gartner om de uitkomsten ervan te visualiseren. Dit magische kwadrant brengen zij jaarlijks uit. Gartner beoordeelt de bedrijven op basis van twee criteria: visie en vermogen om iets te realiseren. Op basis daarvan worden bedrijven geklasseerd als nichespeler, visionair, uitdager of leider.

Onlangs ontving ik een uitnodiging om kennis te maken met het e-depot van het Utrechts archief. Vooruitlopend op de rijks oekaze ‘alles digitaal in 2017’ heeft het Utrechts archief alvast een depot ingericht waar het digitale archiefmateriaal kan worden opgevangen. Met het openen van het e-depot sluit Utrecht aan bij het rijtje archiefinstellingen dat bezig is met het vinden van een oplossing voor het digitale archief.

Welke gevolgen zullen de decentralisaties hebben voor de informatievoorziening en voor het informatiebeheer? In de iBestuur (december 2014) lees ik dat straks geen ICT-systemen meer nodig zijn om te registreren, maar systemen om mensen met elkaar te verbinden. Een ander soort ICT, die goedkoper is dan wat er nu is. Althans dat zegt Hans Versteeg, projectleider informatievoorziening decentralisatie bij de VNG. Dat betekent nogal wat. Er moeten werkbare en flexibele ICT-systemen ingezet worden binnen de gemeente. Niet meer voor de registratie, maar voor verbinding.

Informatie
Natuurlijk zijn computers geweldige machines. Ze ondersteunen ons bij vele werkzaamheden en helpen bij het verwerken, bewaren en terugvinden van informatie. Dat is mooi. De computer werkt op basis van enen en nullen, allerlei algoritmes en logica. Wil je hier meer over weten – en dat is zeker niet verkeerd – neem dan een kijkje op Wikipedia.