Informatiemanagement

Inhoud

Artikelen en blogs

De Omgevingswet: lokale impact en stappen

In een interview eind juli met Binnenlands Bestuur kondigde minister Schultz van Haegen aan dat de invoering van de Omgevingswet wordt uitgesteld. De geplande ingangsdatum van 1 juli 2019 wordt met een of twee jaar uitgesteld. Als uiteindelijke datum van de transitie blijft 2029 gehandhaafd en ook de tussendatum 2024, waarop het Digitaal Stelsel Omgevingswet de gebruikers met kwalitatief optimale informatie op het gebied van fysieke leefomgeving moet ondersteunen, blijft staan.

Lees verder

De Functionaris Gegevensbescherming

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking, De bevoegdheid om een interne toezichthouder op de verwerking van persoonsgegevens aan te stellen, zoals dit nu is geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wpb), wordt daarmee voor veel overheidsinstanties en –organen verplicht. De Data Protection Officer of wel naar het Nederlands vertaald ‘Functionaris Gegevensverwerking’ doet daarmee definitief zijn intrede.

Lees verder

Waar de Stemwijzer geen uitspraak over doet

De thema's in de verkiezingsstrijd die de krantenkoppen en het journaal halen zijn onderwijs, veiligheid, pensioenen, milieu, economie, normen en waarden, ed. maar veel partijen hebben in hun verkiezingsprogramma's ook iets staan over digitalisering, internet, big data, overheidsinformatie of iets wat daarmee te maken heeft. Er doen op 15 maart 2017 28 partijen mee aan de verkiezingen voor de Tweede Kamer en in totaal levert dat circa 1150 pagina's programmatekst op. Dat is nogal wat. Daarom is gekozen voor het weergeven van de ideeën van die partijen die in alle kieskringen meedoen. Dat zijn er 16. Wat hebben zij te melden over archieven, privacy en openbaarheid ? Met behulp van zoekwoorden en de inhoudsopgaven zijn de verkiezingsprogramma's doorgeakkerd.

Lees verder

Archiveren van websites

Niet-archivarissen zijn altijd een beetje verbaasd en op het randje van verontwaardiging dat websites verdwijnen en het internet niet uit zichzelf één groot archief is waar alles voor altijd wordt bewaard en kan worden terugggevonden. Als archivarissen weten we dat als je in de digitale wereld niks doet, die digitale informatie vanzelf verdwijnt of op zijn minst onbruikbaar wordt. Zo ook websites: die moet je actief archiveren anders zijn ze gewijzigd of weg.

Lees verder

Datalekkage

Sinds 1 januari 2016 geldt er een meldplicht van het lekken van informatie. Dit is een aanscherping van de wet bescherming persoonsgegevens (WBP) en tegelijkertijd wordt het College bescherming persoonsgegevens omgevormd tot Autoriteit Persoonsgegevens met de bevoegdheid bestuurlijke boetes uit te delen. Vooral dit laatste aspect laat zien dat het de overheid menens is als het gaat om bescherming van persoonsgegevens.

Lees verder

Een testplan bij conversie of migratie. Rollen, taken en succes

Inleiding
In 2014 heeft een gemeente een migratie van een belastingapplicatie uitgevoerd. Na deze migratie bleek dat er informatie in de oude applicatie was achtergebleven, die niet meer toegankelijk was en nog niet vernietigd mocht worden. Bij deze migratie werd geen gebruik gemaakt van een testplan. Om een dergelijk probleem in de toekomst te voorkomen is een testplan handig.

Lees verder

Naar een informatiestrategie waarin het documentmanagementsysteem van betekenis blijft

De kantoorwereld van de kenniswerker bij de overheid ondergaat grote veranderingen. De opkomst de laatste jaren van mobiele apparaten, sociale media en cloudtechnologie heeft de wijze waarop mensen werken veranderd. Medewerkers willen vaak op ieder moment, op iedere plaats en met ieder apparaat documenten kunnen benaderen, bewerken, delen en opslaan. Recent kregen wij een vraag van een medewerker die voor het werk in Spanje zat. Hij kon de documenten in het documentmanagementsysteem niet openen en hij was bezig zijn collegae te verzoeken de documenten in Dropbox te plaatsen. Dan kon hij er wel bij. Het is een klein en extreem voorbeeld, maar het illustreert wel waar veel organisaties mee zitten: in het verleden is een documentmanagementsysteem aangeschaft en ingericht op basis van een visie en uitgangspunten die toen logisch en wenselijk waren. Door de ingrijpende veranderingen van de laatste tijd voldoen deze echter niet meer aan de wensen en eisen die er nu zijn in de organisatie. Ook mijn organisatie is, los van de hiervoor genoemde Spanjeganger, met dit fenomeen geconfronteerd: we werken volgens uitgangspunten die in 2007 werden geformuleerd. Deze moeten tegen het licht worden gehouden. Welke informatiestrategie past bij de huidige organisatie en hoe moeten we ons documentmanagementsysteem daarin passen?

Lees verder

Hoe krijg ik mijn bestuur aan het e-depot?

Op 1 april vond in Zwolle een landelijke conferentie plaats over de ontwikkelingen rond het e-depot in ons land onder de titel ‘Alles wat je altijd al wilde weten over e-depot maar nooit durfde te vragen….’.
Meer dan Cursor bij het vraagteken350 geïnteresseerde vragenstellers kwamen naar Overijssel om daar hopelijk antwoorden te vinden in de plenaire ochtendsessie of de workshops die daarna volgden. Persoonlijk kwam ik naar Zwolle met de vragen hoe ik bestuurders meer bij het onderwerp zou kunnen gaan betrekken en of wij als provincie nu zelf een e-depot moesten gaan ontwikkelen of ‘gewoon’ zouden aansluiten bij het e-depot van het Nationaal Archief.

Lees verder

Wet afschaffing Plusregio's en het archief

De Eerste Kamer heeft op 16 december 2014 de Wet afschaffing Wet Gemeenschappelijke Regeling-plusregio’s aangenomen. De wet was in juni 2014 al aangenomen door de Tweede Kamer. De opheffing van de plusregio's was opgenomen in het regeerakkoord van het kabinet Rutte 2 (2012). De plusregio’s waren een permanente vorm van verplichte bovenlokale samenwerking van gemeenten, waaraan door de wetgever rechtstreeks taken waren opgedragen, die deels door het Rijk werden bekostigd. De interbestuurlijke samenwerkingsvorm werd in 1994 geregeld in de Kaderwet bestuur in verandering als zogeheten kaderwetgebieden. In 2006 kregen de kaderwetgebieden met de Wijzigingswet Wrg-plus een permanente vorm: de plusregio's. Tot 2006 waren er zeven plusregio's (of eigenlijk: kaderwetgebieden); sinds 2006 acht. Per 1 januari 2015 komt daar een eind aan en worden taken overgeheveld naar onder meer de provincies. Het opheffen van de plusregio's heeft gevolgen voor de archieven van deze organisaties en hun rechtsopvolgers.

Taken en bevoegdheden

De acht plusregio's die nu zijn afgeschaft waren: Stadsregio Amsterdam, Stadsregio Rotterdam, Stadsgewest Haaglanden, Bestuur regio Utrecht, Samenwerkingsverband regio Eindhoven, Regio Twente, Stadsregio Arnhem Nijmegen en Parkstad Limburg. De opheffing van de plusregio's betekent dat de taken die het rijk in 1994 en 2006 als verplicht had gesteld voor overdracht van de gemeenten naar de plusregio's nu naar de provincies en (nieuwe, uiterlijk per 1 januari 2016 op te richten) vervoerregio's gaan. De taken die de gemeenten vrijwillig hadden overgedragen (delegatie) kunnen binnen de bestaande gemeenschappelijke regeling worden voortgezet.

Lees verder

Open overheid en het informatieregister

In juli 2014 schreef ik in e-docmanager over de Wet open overheid en het informatieregister. Ik gaf toen aan dat het voor DIV zaak was de ontwikkelingen rond deze wet in de gaten te houden. In november werd door dr. mr. Guido Enthoven het essay 'Open het systeem; over actieve openbaarheid en een informatieregister' geschreven. Op verzoek van het Nationaal Archief heeft Enthoven onderzoek verricht naar open overheidsinformatie en presenteert hij een aantal oplossingsrichtingen om tot een informatieregister te komen. In de discussie rond de Wet open overheid is het informatieregister een issue. In het essay worden we uitgenodigd de discussie te voeren. Laten we dat doen.

Lees verder

Hebt u al een SIO?

Naar een Handreiking Strategisch Informatieoverleg
Met de laatste wijziging van het Archiefbesluit nu bijna 2 jaar geleden werd voor het eerst gerept over het SIO, het Strategisch Informatieoverleg, dat in de nieuwe waarderings- en selectiemethodiek van de overheid in de plaats moet gaan treden van het tot dan toe gebruikelijke driehoeksoverleg. Het SIO is bedoeld om in een gestructureerde overlegvorm binnen een overheid op ambtelijk niveau de waardering en de selectie van overheidsinformatie en -archieven te bespreken. Daarbij legt het de relatie met andere onderwerpen binnen het domein van het informatiebeheer. Het SIO dient op grond van het Archiefbesluit verplicht te worden betrokken bij het opstellen van de selectielijst en bij het vervreemden van archiefbescheiden.

Moeten alle overheden een SIO inrichten?

Moet iedere gemeente, waterschap, gemeenschappelijke regeling of ministerie nu een dergelijk SIO gaan inrichten? Ook als er bijvoorbeeld in het geval van de decentrale overheden al selectielijsten in mandaat door de overkoepelende gremia als IPO, VNG en Unie van Waterschappen worden voorbereid? Dan heb je toch al een landelijk SIO? En moet je er dan lokaal ook nog een inrichten voor alleen vervreemding?
Puur naar de letter van de wet niet, maar de wetgever heeft met het benoemen van een SIO tevens beoogd een overlegvorm op lokaal niveau in te stellen, waarin een heel scala aan onderwerpen op het gebied van informatiebeheer behandeld zouden kunnen worden. Het SIO is dan niet een eenmalig overleg ter vaststelling van een selectiedocument, maar beoogt een structureel overleg te zijn dat de besluitvorming op het gebied van de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de keten in samenhang voorbereidt. Een SIO bespreekt de waardering van informatie en de gevolgen daarvan voor zowel selectiebesluiten als voor vervreemding, overbrenging en openbaarheid van archiefbescheiden. Het SIO kan belangen meewegen en besluiten inhoudelijk op elkaar afstemmen. Actuele ontwikkelingen als informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen krijgen de aandacht en worden meegenomen.

Lees verder

De sleutel tot goed informatiebeheer

Recent verscheen op Word of Pie een blog van Laurence Hart over het afdwingen van regels voor informatiebeveiliging en informatiebeheer. De huidige manier waarop dat wordt gedaan werkt volgens hem niet en hij geeft een suggestie voor een oplossing. De problematiek is herkenbaar. De analyse van Hart is goed, maar of de oplossing zal werken?

Lees verder

VISI, de dagelijkse werkelijkheid

Terugblik
Op deze plaats heb ik al meerdere keren een lans gebroken voor het gebruik van VISI. VISI is het systeem dat formele communicatie bij infrastructurele projecten en langdurige (complexe) samenwerking faciliteert. Het gaat uit van rollen; iedereen krijgt alleen die informatie die hij of zij moet krijgen en levert datgene aan wat conform deze rol geleverd moet worden. Juridisch waterdicht, zonder de  verdubbeling van informatie waarmee ons vakgebied dagelijks worstelt. Alle betrokkenen werken in één en dezelfde omgeving,waardoor informatie wordt gedeeld in plaats van vermenigvuldigd.

Lees verder

Hebt u nog ‘witte vlekken’?

Naar een dekkend net van archiefdiensten in de randstedelijke provincies? In de afgelopen maanden viel te lezen dat het historisch archief van Oud-Beijerland onder het beheer is gekomen van het regionaal archief te Dordrecht en dat de Dordtse archivaris tot gemeentearchivaris is benoemd. Hierna volgde het bericht dat Leidschendam-Voorburg haar historische collectie onder ging brengen bij de archiefdienst van buurgemeente Den Haag en eveneens de gemeentearchivaris ging benoemen. Gevoegd bij de geplande benoeming van een gemeentearchivaris in Oegstgeest, de aansluiting van Leerdam bij het Regionaal Archief in Gorinchem en de opname van het Boskoops archief in de 'nieuwe' gemeente Alphen aan den Rijn ontstaat het beeld dat de Zuid-Hollandse gemeenten binnenkort allemaal een eigen archivaris hebben benoemd en er zo een dekkend net van archiefdiensten wordt gerealiseerd. De 'witte vlekken'- gemeenten en waterschappen die geen eigen archivaris hebben benoemd – lijken zodoende in de Randstad te verdwijnen. Zo is in Utrecht met de aansluiting van Vianen bij RHC Zuidoost Utrecht in Wijk bij Duurstede al een dekkend net gerealiseerd en bestaat ook in Noord-Holland goede hoop dat Texel en Diemen tot aansluiting bij een archiefdienst zullen besluiten. Op een kaart van de randstedelijke provincies is mooi te zien hoe weinig 'witte vlekken' er nog zijn.

Hoe is deze bereidheid tot het aanstellen van een archivaris en het toetreden tot een archiefdienst te rijmen met de bezuinigingen op cultuur van de afgelopen jaren? Of zijn er andere oorzaken aan te wijzen?
In de jaren ’90 van de vorige eeuw staken de betrokken randstedelijke provincies veel energie en enige middelen in het overtuigen van decentrale overheden om hetzij zelf een archivaris te benoemen hetzij aan te sluiten bij een regionale archiefdienst. Het behoud en beheer van de historische archiefbescheiden was de grote drijfveer voor de archiefinspecteurs en gedeputeerden om druk te zetten bij colleges en raden om tot aansluiting over te gaan. Stimuleringssubsidies, gemeentelijke herindelingen en de afweging om zelf dure archiefbewaarplaatsen te bouwen zorgden voor een geleidelijke uitbreiding van het aantal gemeenten en waterschappen met archivaris. Maar ook het besef dat een professioneel beheer en promotie van historisch erfgoed te verkiezen vielen boven het zelf maar in de kelder houden ervan, vormde voor veel gemeenten een drijfveer tot aansluiting. Toen zo’n tien jaar geleden de provinciale subsidiekraan dicht ging stokte de animo echter. Sommige van de overgebleven 'witte vlekken' hadden een goedgekeurde archiefbewaarplaats en toegankelijke archieven en vonden deelname aan een archiefdienst te begrotelijk. Men voldeed immers aan de wet en waarom zou men er dan extra geld aan besteden? Zo bleven er in Zuid-Holland acht gemeenten over die dus vooral uit kostenoverwegingen 'archivarisloos' wensten te blijven.

De afgelopen jaren ontwikkelden een aantal archiefdiensten echter de mogelijkheid om met hen dienstverleningsovereenkomsten af te sluiten.
Je hoeft daarbij niet toe te treden tot een gemeenschappelijke regeling maar kan een overeenkomst ‘op maat’ krijgen. Zo blijft bijvoorbeeld een groot deel van het historisch archief bij de gemeente, dicht bij de burger, en worden er slechts diensten afgenomen, zoals archieftoezicht en advisering. De provincie juicht deze dienstverlening toe, omdat zo het archiefwettelijk toezicht geborgd wordt en de benoemde archivaris de gemeente c.q. het waterschap kan helpen in het formuleren en uitvoeren van onder andere archiefbeleid. Met de inwerkingtreding van de wet revitalisering generiek toezicht (zie elders in e-docmanager) is juist de rol van de archivaris van groter belang geworden en is deze voor de provincie een uitstekend aanspreekpunt.
Naar mijn mening is ook de hernieuwde aandacht bij met name gemeentebesturen voor het informatie- en archiefbeheer en de verantwoording die zij moeten afleggen aan raad en provincie de aanleiding om te bezien of aansluiting bij een archiefdienst geen voordelen oplevert.

Deze aandacht voor het onderwerp kan er uiteraard ook toe leiden dat gemeenten hun samenwerking met een archiefdienst nog eens kritisch tegen het licht houden en besluiten uit een archiefdienst te treden en weer 'zonder archivaris' verder te gaan.
Zo heeft de gemeente Capelle aan den IJssel dit jaar besloten om de samenwerking met de archiefdienst van Rotterdam op te zeggen en het beheer van haar historisch archief openbaar aan te besteden. Wat de resultaten van deze aanbesteding zijn en welke beweegredenen deze gemeente had zullen wij binnenkort in een bijdrage kenbaar maken.
Kortom. Een geheel dekkend net leek er voor de Randstad aan te komen, maar er zullen altijd situaties opdoemen die tot heroverweging kunnen leiden.

Lees verder

Kunnen we leren van digital asset management?

Eén van de vele loten aan de stam van contentmanagement is digital asset management. Nu is 'assetmanagement' ook iets wat banken doen (vermogensbeheer), maar dat wordt hier niet bedoeld. Het is een term die vooral in de marketing- en creatieve industrie wordt gebruikt, onder meer in de print publishing-industrie, de grafische industrie en de professionele fotobranche voor het opslaan, beheren en distribueren van digitale bestanden (foto, audio, video). In de omroepwereld wordt hiervoor de term Media Asset Management gebruikt, maar feitelijk worden hiermee dezelfde processen ondersteund. Het gaat in feite om multimediale applicaties.

Lees verder

Wijziging Jeugdwet voor duidelijker archiefbeheer

Een aantal maanden geleden schreef ik een eerste artikel over de gevolgen van de decentralisaties van taken op het gebied van werk, zorg en jeugd, waar vooral gemeenten met ingang van 2015 mee te maken krijgen. Op dat moment was er in de nieuwe Jeugdwet niets geregeld over het toekomstig archiefbeheer. Inmiddels zijn er op dat terrein een aantal zaken uitgekristalliseerd. Het ministerie van VWS bereidt een wijziging van de Jeugdwet voor om onder meer de overdracht van afgesloten en lopende dossiers in goede banen te leiden.

In de nieuwe Jeugdwet krijgt de gemeente de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de maatregelen van jeugdbescherming, jeugdreclassering en voor de vrijwillige jeugdhulp. Ook moet de gemeente vanaf 2015 een regionaal meldpunt hebben voor huiselijk geweld en kindermishandeling.

Lees verder

Raadsverslagen, maar dan als beeldverhaal

De mogelijkheden van het digitaal verstrekken van informatie zijn de laatste jaren enorm gegroeid. Gemeenteraden gaan er steeds meer toe over om audio-opnamen van hun vergaderingen te maken en deze vervolgens openbaar te maken via de website.  Deze beeldverslagen van de raadsvergaderingen worden videotulen genoemd. De redenen om deze beeldverslagen te maken en op de website te zetten zijn eenvoudig voor te stellen: het is mogelijk, het is servicegericht en het is kostenefficiënt. Er wordt echter vaak over het hoofd gezien dat deze beeldverslagen archiefbescheiden kunnen zijn.

Lees verder

De DIV-functie bij het Korps Nationale Politie

In 2013 startte de Nationale Politie in ons land en gingen de 25 regiokorpsen, het Korps landelijke politiediensten en de ‘voorziening tot samenwerking Politie Nederland’ (vtsPN) samen. De transitie naar één nationaal politiekorps was en is een omvangrijk en complex proces, waarbij onder meer de gehele bedrijfsvoering, waaronder ICT en documentaire informatievoorziening geconcentreerd werden. De DIV-functie is hierbij geheel gereorganiseerd en heringericht. In nog geen jaar tijd is de DIV omgevormd tot één organisatieonderdeel. Hoe is dit proces verlopen en ingericht?
 
Aan de top van het korps Nationale Politie staat de korpsleiding onder leiding van de korpschef. Aan deze korpsleiding is een Chief Information Officer (CIO) toegevoegd, wat het belang van informatie dat het korps aan een betrouwbare informatievoorziening hecht aantoont. De staf van de korpsleiding bestaat uit de Korpsstaf en de directies Operatie, Human Resources Management, Facility Management (FM), Financiën, Informatievoorziening (IV) en Communicatie. De uitvoering van de politieoperatie vindt plaats in de elf operationele eenheden onder leiding van de politiechefs. Deze eenheden zijn veelal twee of meer samengevoegde politieregio’s van vóór 1-1-2013.

Lees verder