Toezicht

Inhoud

Artikelen en blogs

Het BSN: wat mag wel en wat mag niet?

Veel gemeentelijke organisaties maken gebruik van het Burgerservicenummer bij hun administratie. Dit gebruik is toegenomen door de digitalisering. Het BSN is het enige unieke en stabiele persoonsgegeven van een burger en daarom bij uitstek geschikt om persoonsgegevens van verschillende registraties aan elkaar te relateren en om registraties aan de juiste persoon te koppelen.
De overheid mag het BSN niet zomaar gebruiken. In deze tijd, waarin steeds meer aandacht is voor privacy, werd in onze gemeente de vraag gesteld hoe het BSN gebruikt mag worden.
Er moet goed nagedacht worden over het verantwoordelijk gebruik van het BSN voor administratieve doeleinden. Maar wat mag dan wel en wat mag niet? Om hier antwoord op te krijgen heb ik onderzoek gedaan naar het gebruik van het BSN voor administratieve doeleinden bij een gemeentelijke organisatie. De specifieke vragen die ik hierbij gesteld heb zijn:

Lees verder

Provincie publiceert Handreiking administratieve en organisatorische aspecten gemeentelijke herindeling

Gemeenten kunnen sinds begin deze maand de Handreiking voor administratieve en organisatorische aspecten gemeentelijke herindeling 2016 downloaden. In januari kondigden we al aan dat de provincie Zuid-Holland deze handreiking voorbereidde omdat de versie uit 2009 niet meer actueel bleek. De handreiking is niet specifiek voor de Zuid-Hollandse gemeenten maar is voor alle andere gemeenten bruikbaar.

Lees verder

Operationele risico’s

Risk.net publiceerde recent de Top 10 Operationele Risico’s van 2016, samengesteld door risk managers uit de praktijk. Mijn ervaring als operational risk facilitator heeft me geleerd dat een integrale aanpak de enige manier is om deze risico’s adequaat te managen. Daarom heb ik onderstaande causal loop diagram gemaakt waarin niet alleen de complexiteit zichtbaar is, maar ook mijn beeld hoe de risico’s onderling met elkaar samenhangen en gelijke (S) of tegengestelde (O) effecten/invloed op elkaar hebben.

Lees verder

Nieuwe Jeugdwet zegt niets over toekomstig archiefbeheer

Met ingang  van 2015 zijn de gemeenten in ons land verantwoordelijk voor de taken op het gebied van werk, zorg en jeugd. Taken die nu nog bij het rijk en/of de provincie berusten, worden dan lokaal belegd. Weliswaar is er nog weinig duidelijk over de financiële middelen die gemeenten meekrijgen, maar duidelijk is wel dat dit minder zal zijn dan nu nog het geval is. Hoe gemeenten hier in de praktijk mee omgaan is te lezen in magazines, websites, kranten en in de verkiezingscampagnes voor de gemeenteraden van de afgelopen maanden. Binnen het vakgebied  van de informatievoorziening is ook al wel wat aandacht voor de naderende komst van de nieuwe taken en daaruit voortvloeiende werkprocessen en zaken. Maar er zijn nog wel de nodige vragen te beantwoorden over de wijze waarop de (analoge?) en digitale archiefbescheiden en gegevens op een correcte manier naar de gemeenten komen.

In de komende tijd wil de redactie van de e-Docmanager aandacht schenken aan de gevolgen van de decentralisaties voor de informatievoorziening, te beginnen met de Jeugdzorg. Via blogs en andere signalen willen we u, als lezer,  op de hoogte houden.

Lees verder

Gevolgen Wet revitalisering generiek toezicht voor het archiefwettelijk toezicht in Nederland, deel 1

Al in 2005 kwam de Commissie Alders met een advies over een wijziging van het toezicht tussen de diverse bestuurslagen in ons land. Het rapport 'Interbestuurlijk toezicht herijkt' vormde de opmaat voor het werk van de Commissie Oosting, die de aanbevelingen van Alders verder uitwerkte in het rapport  'Van specifiek naar generiek - doorlichting en beoordeling van interbestuurlijke toezichtarrangementen' uit 2007, waarin de wijzigingen van de Provinciewet, de Gemeentewet en enkele overige wetten worden behandeld. Al deze wetten wijzigen doordat de diverse vormen van specifiek toezicht worden vervangen door het zogenaamde generiek toezicht. Enkele van die overige wetten zijn de Wet gemeenschappelijke regelingen, de wet Algemene regels herindeling en de Archiefwet 1995.

Lees verder

Verandering in archieftoezicht op de politie

Met ingang van 1 januari 2013 verandert het toezicht van de provincie op de lagere overheden op grond van de inwerkingtreding van de wet revitalisering generiek toezicht (Wet RGT). Zie de bijdragen over idt onderwerp, delen 1, 2 en 3. Dit betekent dat het toezicht op de lagere overheden generieker van aard wordt. Of dit 'nieuwe' toezicht nog van invloed zal zijn op de politieorganisatie is de vraag, want de komst van een Nationale politie zal voor een wijziging in het toezichtsregime zorgen.

Lees verder

RODIN in relatie tot KPI's en Baseline (Wat is RODIN 3)

KPI's

De invoering van de wet 'Revitalisering generiek toezicht' per 1 juli 2012, zal een forse verandering inhouden van het toezicht op de uitvoering door gemeenten van de Archiefwet 1995. Het specifieke toezicht door de provincies zal worden veranderd in generiek toezicht op de gehele gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. De gemeente staat voor de uitdaging de informatiehuishouding goed op orde te hebben en over het functioneren aan de gemeenteraad helder te communiceren. De VNG heeft een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) gemeentelijke archiefketen ontwikkeld om gemeenten te ondersteunen bij deze zogenoemde 'horizontale verantwoording'. Via het beantwoorden van de daarbij behorende vragen komt de gemeente tot het oordeel of ze al dan niet aan de eisen voldoet. De bevindingen kunnen gebruikt worden voor het wettelijk verplichte (twee)jaarlijkse verslag aan de gemeenteraad en richting de provinciale toezichthouder.

Lees verder

Wat is RODIN?

De meeste overheidsinstellingen besteden veel tijd aan het managen van de papieren poststroom en de papieren dossiers, terwijl deze steeds minder geraadpleegd worden. Tegelijkertijd worden digitale documenten steeds belangrijker als medium voor het vastleggen van bedrijfskritische informatie. Het ontbreekt echter veelal aan waarborgen voor de betrouwbaarheid, volledigheid, authenticiteit en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie. Cruciale informatie zit verstopt in persoonlijke mailboxen, netwerkschijven, vakapplicaties en is niet beschikbaar en bruikbaar als bewijsmateriaal bij geschillen, voor WOB-aanvragen van burgers of als bron voor verantwoording bij audits, enquêtes en onderzoeken.

Lees verder

Van provinciale archiefinspectie naar generiek toezicht

In de komende jaren vindt een omslag plaats in de werkwijze van de Provinciale Archiefinspectie. Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Bestuurlijk Toezicht per 1 januari 2012, verandert de functie van de Provinciale Archiefinspectie. Provincies gaan van een specifiek toezicht naar een generiek toezicht op de informatiehuishouding bij de lagere overheden. De verandering in het archieftoezicht is ingegeven door het streven van de overheid om het specifieke interbestuurlijke toezicht te verminderen. Hiertoe is in 2006 de ‘Commissie Doorlichting Interbestuurlijke Toezichtarrangementen’ ingesteld, ook wel de ‘Commissie Oosting’ genoemd. Deze commissie heeft nieuwe uitgangspunten opgesteld voor interbestuurlijk toezicht. Uitgangspunten hierbij zijn:

Lees verder

Gevolgen van wijziging Archiefwet voor provincies

Per 1 januari 2012 gaan alle provincies in ons land samen structureel € 5 miljoen per jaar betalen aan de Regionale Historische Centra (RHC’s) voor het beheer en de toegankelijkheid van de daar berustende archieven van de provincies. Deze afspraak is onderdeel van het Bestuursakkoord 2011-2015 tussen VNG, Interprovinciaal Overleg (IPO), Unie van Waterschappen en Rijk. De provincies krijgen de verantwoordelijkheid voor hun archieven, in lijn met die van het Rijk, de gemeenten en de waterschappen. De provincies worden zorgdrager in de zin van de Archiefwet en zullen zodoende ook de kosten voor het beheer gaan dragen. Ook de provincie Zuid-Holland zal voortaan dit archiefbeheer moeten gaan bekostigen en financieel gaan bijdragen aan het Nationaal Archief, aangezien in Zuid-Holland een RHC ontbreekt.

Lees verder