Dinsdag 9 september ben ik voor het eerst sinds maart 2020 weer naar een fysiek congres geweest. Het jaarlijkse congres zaakgericht werken georganiseerd door Heliview was voor het eerst weer live in Nieuwegein. Fantastisch om weer live contact te hebben en geïnspireerd te worden door ontwikkelingen op gebied van zaakgericht werken. Het was nog wel met een kleine groep. Ik kijk uit naar de eerstvolgende ‘normale’ editie. Eén onderwerp sprong er voor mij – onverwacht – uit: Common Ground.

Overstromingen en wateroverlast
We kunnen ons de beelden nog heel goed herinneren. In juli van dit jaar werden meerdere dorpen en steden in België en Duitsland geconfronteerd met enorme overstromingen. Kolkende rivieren en ondergelopen straten zorgden ervoor dat huizen en ook overheidsgebouwen voor een groot deel onder water kwamen te staan. In Nederland werd onder meer Valkenburg getroffen door dit natuurgeweld en steeg het water in de grote rivieren meters met als gevolg wateroverlast op plaatsen waar we dit in honderd jaar niet meer hadden gehad.

Recent heb ik een training zaakgericht werken voor mijn collega’s mogen ontwikkelen en geven. Ruim tien jaar geleden is het concept zaakgericht werken ontstaan. Het voelt inmiddels als zo’n bekend begrip dat ik soms vergeet dat dit lang niet voor alle (nieuwe) gemeenteambtenaren zo is. In de GEMMA Katern wordt de volgende definitie gegeven: ‘Zaakgericht werken is een vorm van procesgericht werken waarbij de informatie die tijdens een bedrijfsproces wordt ontvangen of gecreëerd, samen met informatie over de procesuitvoering, wordt vastgelegd bij een zaak en uniform kan worden ontsloten naar alle betrokkenen.’

Dit jaar werk ik tien jaar in het vakgebied informatiebeheer. Met nieuwe wet- en regelgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming, de Wet open overheid en het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid stapelen de uitdagingen zich op. Maar het zijn niet alleen nieuwe wetten die voor uitdagingen zorgen. Tien jaar geleden was de transitie van papier naar digitaal archief in volle gang. Momenteel werken en archiveren we volledig digitaal, en waar dit nog niet zo was, is dit versneld door covid-19. Met deze digitalisering heeft een verschuiving van taken plaatsgevonden. De DIV-teams werden kleiner en de vakambtenaar moet nu vaak zelf alle relevante informatie opslaan in het juiste systeem. Vandaag de dag is het vooral een uitdaging om het informatiebeheer ‘op orde’ te hebben.

Transparantie van de overheid is een onderwerp waar steeds meer aandacht voor komt, onder andere met de Wet open overheid, maar ook naar aanleiding van de toeslagenaffaire bij de Belastingdienst. Wat mij dit eerste kwartaal opviel, zijn de berichten over het archiveren van algoritmes. Een uitdaging erbij voor het vakgebied informatiebeheer!