Artikelen

Naar verwachting wordt de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 in april van kracht en gaat deze met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2017 in.  De lijst is door de VNG opgesteld, daartoe gemandateerd door de gemeenten en de intergemeentelijke organen en is al langer in concept gedeeld.

Toen een aantal jaren gelden de zogenaamde regionale uitvoeringsdiensten in ons land ontstonden - nu vooral bekend als omgevingsdiensten - droegen gemeenten en provincies de vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van milieu over aan deze overheidsorganen. Soms volgden ook nog taken als bouw- en woningtoezicht of advisering over bijvoorbeeld energie of natuur. Voor het beheer van de archiefbescheiden van de omgevingsdiensten zelf moest uiteraard het nodige geregeld worden alsmede voor de neerslag van de taken die ze in mandaat of delegatie uitvoerden.

In het essay ‘Het experimentele archief’ beschrijft Albert Meijer een alternatief voor de traditionele, bureaucratische manier van werken, waarop ook de archiefvorming is gebaseerd. Hij plaatst er een experimentele manier van werken tegenover, gericht op veranderen en leren, flexibele netwerken en veranderende rollen.
Het essay nodigt uit om mee te denken over de huidige en andere manieren van werken, over de huidige en toekomstige archivering en archieven.

Deze maand kwam de vernieuwde versie van de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden beschikbaar via de site van Archief2020. In de vernieuwde Handreiking zijn naast enkele verbeteringen ook aanvullingen opgenomen.

Niet-archivarissen zijn altijd een beetje verbaasd en op het randje van verontwaardiging dat websites verdwijnen en het internet niet uit zichzelf één groot archief is waar alles voor altijd wordt bewaard en kan worden terugggevonden. Als archivarissen weten we dat als je in de digitale wereld niks doet, die digitale informatie vanzelf verdwijnt of op zijn minst onbruikbaar wordt. Zo ook websites: die moet je actief archiveren anders zijn ze gewijzigd of weg.

De eeuwigdurende beweging die zich met de regelmaat van de klok voltrekt in de overheidsorganisatie is die van het centraliseren en decentraliseren van beleidsafdelingen en ondersteunende functies.  Een beweging die soms gelijk loopt met de krimpende of groeiende economie. Draait de economie op volle toeren en is er voldoende geld beschikbaar, dan ontstaat haast vanzelf de behoefte om ondersteunende diensten als het documentmanagement dicht bij de eindgebruiker te plaatsen. Elke dienst zijn eigen DIV club. Maar zodra de economie krimpt en de middelen schaars worden, lees: er moet worden bezuinigd, dan is de tendens precies de andere kant op. “Waarom zijn er zoveel kleine aparte afdelinkjes die in principe allen hetzelfde doen?”: roept het kader. Kan dat niet efficiënter en centraler, of wel kan hetzelfde werk niet door minder mensen worden verricht?

Er zijn circa 30 wetten en regelingen die gaan over digitale informatievoorziening. De lijst met wetten en regelingen die gaan over privacy- en gegevensbescherming nadert inmiddels ook dat aantal. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679) komt eraan en moet door Nederlandse decentrale overheden vanaf begin 2018 worden nageleefd. Deze verordening vervangt de bestaande regels rond bescherming van persoonsgegevens in de landen van de Europese Unie. Op dit moment zijn veel organisaties nog niet eens klaar met de op dit moment jongste loot aan de boom van regels rond beveiliging van persoonsgegevens, de Wet meldplicht datalekken. Voldoen aan de huidige regelgeving betekent echter ook aanzienlijk minder werk in 2018.

‘Peter, mag jij als archivaris nu alles inzien?’ Deze vraag kreeg ik deze week naar aanleiding van de berichtgeving over de belastingafspraken die de Oranjes begin jaren ’70 zouden hebben gesloten met het toenmalige kabinet. Nee, dat mag ik niet. Al ben ik archivaris, betekent dat niet dat ik op grond van mijn beroep toegang krijg tot alle archieven in ons land. Wat dat betreft heb ik dezelfde rechten als ieder ander. Alle overheidsarchieven in ons land zijn openbaar, voor iedereen. Dan moeten ze wel zijn overgebracht en er moeten geen beperkende bepalingen op rusten. Voor de raadpleging van die archieven die al wel zijn overgebracht, maar nog niet openbaar of beperkt openbaar zijn, dien ik me te houden aan de archiefwettelijke regels en bepalingen. Als ik niet openbare stukken wens in te zien kan ik de beherende archiefdienst of archivaris verzoeken mij dit toe te staan. Daar hebben alle diensten reglementen voor die veelal op hun website zijn terug te vinden. Voorbeeld is die van het Nationaal Archief.

In 2009 maakte het Nationaal Archief een begin met de ontwikkeling van een nieuwe methode voor waardering en selectie van overheidsarchieven, gebaseerd op het rapport Gewaardeerd_Verleden uit 2007.

Begin juni is het E-book ‘Zaakgericht archiveren implementeren bij gemeenten. Het borgen van duurzaam digitale dossiervorming’ verschenen.
Het E-book is samengesteld door vertegenwoordigers van diverse gemeenten, KING en BCTsoftware en gaat in op de onderwerpen die op een organisatie afkomen om de archivering van zaken te verbeteren.

In 2018 komt er nieuwe wetgeving die overheden en hun leveranciers verplicht tot e-factureren. De Europese richtlijn (2014/55/EU) bepaalt dat uiterlijk 27 november 2018 alle aanbestedende overheidsdiensten e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.

In het werkveld van de fysieke leefomgeving is een enorme operatie gaande. Er worden 26 wetten samengevoegd tot één: de Omgevingswet.

Gemeenten kunnen sinds begin deze maand de Handreiking voor administratieve en organisatorische aspecten gemeentelijke herindeling 2016 downloaden. In januari kondigden we al aan dat de provincie Zuid-Holland deze handreiking voorbereidde omdat de versie uit 2009 niet meer actueel bleek. De handreiking is niet specifiek voor de Zuid-Hollandse gemeenten maar is voor alle andere gemeenten bruikbaar.

In april werd de Wet open overheid door de Tweede Kamer aangenomen. De transparante overheid is aangekondigd in de visie Open Overheid (2013). Hierin wordt bepaald dat de Nederlandse overheid een open overheid wil zijn. Dit betekent een transparante overheid, die zoveel mogelijk informatie en data aan de samenleving beschikbaar stelt; een overheid die samenwerkt met tal van partijen en deze faciliteert; en een toegankelijke overheid, die openstaat voor iedereen. Wat behelzen bovengenoemde wetten en wat merkt de informatieprofessional hiervan?

Tekeningen uit AutoCad blijken eenvoudiger in een e-Depot te krijgen dan documenten uit het documentmanagementsysteem Corsa. Dit is slechts één van de leerpunten uit de pilot die de Provincie Zeeland samen met het Zeeuws Archief heeft uitgevoerd. Op 19 mei werden de resultaten van de pilot gepresenteerd in Middelburg.

Dinsdag 19 april organiseerde VHIC samen met de Sdu haar eerste workshop sinds de samenwerking binnen de eDocmanager. Het was een inspirerende dag waarin de deelnemers vooral met elkaar in gesprek gingen over de toekomst van het vakgebied.

Sinds 1 januari 2016 geldt er een meldplicht van het lekken van informatie. Dit is een aanscherping van de wet bescherming persoonsgegevens (WBP) en tegelijkertijd wordt het College bescherming persoonsgegevens omgevormd tot Autoriteit Persoonsgegevens met de bevoegdheid bestuurlijke boetes uit te delen. Vooral dit laatste aspect laat zien dat het de overheid menens is als het gaat om bescherming van persoonsgegevens.

In ons land bestaan een aantal normenkaders voor de toegankelijkheid van informatie die zijn bedoeld om de uitgangspunten van wetgeving en standaarden op informatiegebied samen te brengen in een praktisch bruikbaar instrument. De eisen in deze normenkaders zijn veelal richtinggevend in plaats van dwingend en vormen geen wettelijke verplichting. Een van de bekendste voorbeelden van een dergelijk normenkader is RODIN, het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. RODIN verscheen in 2010 en bestaat uit een checklist van in totaal dertig eisen, waaraan het digitale informatiebeheer van overheden zou moeten voldoen. Het referentiekader is gebaseerd op de Archiefwet 1995, de Archiefregeling, de normen voor archief- en informatiebeheer NEN-ISO 15489, NEN 2082 en ISO 23081, de Informatiebeveiligingsnorm NEN-ISO/IEC 27002 en delen van het referentiemodel voor digitale depots OAIS (ISO-14721:2002) en de daarvan afgeleide checklists TRAC en ED3.
Na het verschijnen in 2010 zijn veel overheidsorganisaties getoetst aan de hand van RODIN, met als doel om niet alleen inzichtelijk te maken welke aspecten er allemaal komen kijken bij het goed inrichten van digitaal informatiebeheer, maar ook om als toetsingsinstrument te fungeren. De RODIN-eisen zijn daartoe thematisch ingedeeld in drie clusters, te weten ‘beleid en organisatie’,‘informatiebeheer’ en ‘ICT-beheer en -beveiliging’.

Velen hebben er wel eens mee te maken gehad. Real Drives, een methodiek waarmee je, met gebruik van kleuren, bepaalde drijfveren en het gedrag van mensen inzichtelijk maakt in relatie tot de omgeving waarin zij actief zijn. Met het beantwoorden van vragen wordt een bepaald profiel gecreëerd wat leidt tot een bepaalde kleur en/of combinatie van kleuren. Meten kan op zowel individueel- als groepsniveau. Zo staat blauw bijvoorbeeld voor ‘orde en zakelijkheid’ en oranje voor ‘resultaat en vooruitgang’. Als we inzichtelijk hebben waarom mensen doen wat ze doen, biedt het mogelijkheden tot betere samenwerking binnen teams.

Risk.net publiceerde recent de Top 10 Operationele Risico’s van 2016, samengesteld door risk managers uit de praktijk. Mijn ervaring als operational risk facilitator heeft me geleerd dat een integrale aanpak de enige manier is om deze risico’s adequaat te managen. Daarom heb ik onderstaande causal loop diagram gemaakt waarin niet alleen de complexiteit zichtbaar is, maar ook mijn beeld hoe de risico’s onderling met elkaar samenhangen en gelijke (S) of tegengestelde (O) effecten/invloed op elkaar hebben.