Artikelen

In E-docmanager besteden we regelmatig aandacht aan het onderwerp selectie en dan met name de gevolgen van de invoering van de nieuwe selectiemethodiek zoals die in de afgelopen jaren is ontwikkeld door het Nationaal Archief (NA). Deze methodiek geldt voor alle overheidsorganen en noopt het NA al deze organen goed te informeren en bij de invoering te begeleiden. Dat gebeurt tot op heden veelal mondeling, via de Strategische Informatieoverleggen bij de ministeries en door participatie van medewerkers in de selectieprocedure.

Afgelopen maart werden de resultaten gepresenteerd van het project Beelden voor de toekomst.
Door het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, het Nationaal Archief, Eye Filmmuseum en Stichting Nederland Kennisland werden 2,5 miljoen foto's en ruim 200.000 uur films, video's, radio- en tv-programma's gedigitaliseerd. Het project startte in 2007. Het doel was het veiligstellen en conserveren van dit audiovisuele erfgoed en het online toegankelijk maken voor onderwijs, particulieren en commercieel gebruik.

Op een dinsdag op weg naar Den Haag voor een bezoek aan de Tweede Kamer. Ik heb er een afspraak met twee vakgenoten. Sylvia Bakker-Kempen, ken ik alleen online, van LinkedIn. Voor degenen die LinkedIn nog niet kennen: het is een online sociaal netwerk, vooral bedoeld om in contact te raken met vakgenoten.
Lourens Dinger ken ik ook ‘in het echt’, vanuit een opleiding enkele jaren geleden. We ontmoeten elkaar nu regelmatig online, bijvoorbeeld in discussies op LinkedIn. Soms zijn we het eens en soms wat minder.
Beide informatieprofessionals zijn druk bezig met digitale informatievoorziening en digitale archivering.

Op 1 april vond in Zwolle een landelijke conferentie plaats over de ontwikkelingen rond het e-depot in ons land onder de titel ‘Alles wat je altijd al wilde weten over e-depot maar nooit durfde te vragen….’.
Meer dan 350 geïnteresseerde vragenstellers kwamen naar Overijssel om daar hopelijk antwoorden te vinden in de plenaire ochtendsessie of de workshops die daarna volgden. Persoonlijk kwam ik naar Zwolle met de vragen hoe ik bestuurders meer bij het onderwerp zou kunnen gaan betrekken en of wij als provincie nu zelf een e-depot moesten gaan ontwikkelen of ‘gewoon’ zouden aansluiten bij het e-depot van het Nationaal Archief.

Door: Dirk Jan Muntendam, adviseur bij Doxis Informatiemanagers

Door: Arjan van der Hoek, werkzaam in het DIV-vakgebied bij de gemeente Binnenmaas.

Eind februari is de Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO) gepresenteerd als een van de producten van AIDO (Archiefinnovatie decentrale overheden). In AIDO werken het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Unie van Waterschappen (UvW) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) nauw samen aan de vergroting van het bestuurlijke draagvlak en ondersteuning van het werkveld door middel van diverse projecten ten behoeve van de benodigde archiefinnovatie. De samenwerking binnen AIDO gebeurt in afstemming met het programma Archief 2020. De Handreiking SIO is een concreet resultaat van het project ‘Kwaliteitssystemen voor het archiefbeheer’. In de zomer van 2014 begon de werkgroep van vertegenwoordigers van de drie koepels - onder leiding van Gert Zwagerman van het Stadsarchief Amsterdam - aan de handreiking en op 9 maart 2015 wordt de Handreiking gepresenteerd tijdens het eerste ‘AIDO-congres’ in Nieuwegein.

Eind januari informeerde de VNG al haar leden via een ledenbrief over het feit dat zij een eerste concept van de ontwerpselectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen heeft laten opstellen, die de bestaande lijst geldend vanaf 1996 (vastgesteld in 2005 en geactualiseerd in 2012) zal gaan vervangen. De conceptlijst is als bijlage aan de ledenbrief toegevoegd en alle gemeenten en intergemeentelijke organen hebben tot 20 april a.s. de gelegenheid om op het nieuwe instrument te reageren.

Op 25 februari is het precies een jaar geleden dat Archief2020 de Handreiking vervanging archiefbescheiden publiceerde. Doel van deze handreiking is om de gewijzigde archiefwettelijke regels rond de vervanging van archiefbescheiden uit te leggen en overheden een handvat te bieden.

De Eerste Kamer heeft op 16 december 2014 de Wet afschaffing Wet Gemeenschappelijke Regeling-plusregio’s aangenomen. De wet was in juni 2014 al aangenomen door de Tweede Kamer. De opheffing van de plusregio's was opgenomen in het regeerakkoord van het kabinet Rutte 2 (2012). De plusregio’s waren een permanente vorm van verplichte bovenlokale samenwerking van gemeenten, waaraan door de wetgever rechtstreeks taken waren opgedragen, die deels door het Rijk werden bekostigd. De interbestuurlijke samenwerkingsvorm werd in 1994 geregeld in de Kaderwet bestuur in verandering als zogeheten kaderwetgebieden. In 2006 kregen de kaderwetgebieden met de Wijzigingswet Wrg-plus een permanente vorm: de plusregio's. Tot 2006 waren er zeven plusregio's (of eigenlijk: kaderwetgebieden); sinds 2006 acht. Per 1 januari 2015 komt daar een eind aan en worden taken overgeheveld naar onder meer de provincies. Het opheffen van de plusregio's heeft gevolgen voor de archieven van deze organisaties en hun rechtsopvolgers.

Taken en bevoegdheden
De acht plusregio's die nu zijn afgeschaft waren: Stadsregio Amsterdam, Stadsregio Rotterdam, Stadsgewest Haaglanden, Bestuur regio Utrecht, Samenwerkingsverband regio Eindhoven, Regio Twente, Stadsregio Arnhem Nijmegen en Parkstad Limburg. De opheffing van de plusregio's betekent dat de taken die het rijk in 1994 en 2006 als verplicht had gesteld voor overdracht van de gemeenten naar de plusregio's nu naar de provincies en (nieuwe, uiterlijk per 1 januari 2016 op te richten) vervoerregio's gaan. De taken die de gemeenten vrijwillig hadden overgedragen (delegatie) kunnen binnen de bestaande gemeenschappelijke regeling worden voortgezet.

Obstakels bij het invoeren en vertalen van normen en kaders naar de weerbarstige dagelijkse praktijk door Jinne Stienstra

In november vorig jaar berichtten wij over de start van de voorbereiding van een nieuwe gemeentelijke selectielijst. Nu – één jaar later – zijn er de nodige resultaten te melden.
In 2013 besloot de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een selectielijst conform de nieuwe archiefwettelijke eisen voor te bereiden en voor 2016 vastgesteld te hebben. De laatste, geactualiseerde selectielijst dateert van 2012, maar voldoet niet aan de eisen die het ministerie van OCW stelt en die zijn vastgelegd in de Nieuwe Selectiemethodiek zoals ontwikkeld door het Nationaal Archief. Ook voldoet de huidige selectielijst niet meer aan de eisen en wensen van het digitale informatiebeheer. Procesmatig ingerichte gemeenten, veelal werkend met zaaksystemen en ook nog onderdeel uitmakend van een informatieketen met andere decentrale of centrale overheden, willen waardering en selectie inbedden in hun systemen en bij voorkeur al aan het begin van een proces of zaak kunnen bepalen. Deze uitdagingen is de VNG aangegaan en in 2013 begonnen aan de inrichting van de lijst conform de nieuwe eisen. Deze volledige herziening voert de VNG trouwens in mandaat voor alle Nederlandse gemeenten uit.

In juli 2014 schreef ik in e-docmanager over de Wet open overheid en het informatieregister. Ik gaf toen aan dat het voor DIV zaak was de ontwikkelingen rond deze wet in de gaten te houden. In november werd door dr. mr. Guido Enthoven het essay 'Open het systeem; over actieve openbaarheid en een informatieregister' geschreven. Op verzoek van het Nationaal Archief heeft Enthoven onderzoek verricht naar open overheidsinformatie en presenteert hij een aantal oplossingsrichtingen om tot een informatieregister te komen. In de discussie rond de Wet open overheid is het informatieregister een issue. In het essay worden we uitgenodigd de discussie te voeren. Laten we dat doen.

Een onderzoek naar archiveren websites bij drie provincies
In september verscheen een onderzoek naar de praktijk van het archiveren van websites en sociale media bij provincies. Het onderzoek werd uitgevoerd door medewerkers van de Rijksuniversiteit Groningen. De praktijk bij drie provincies (Groningen, Friesland en Overijssel) werd onderzocht aan de hand van interviews met drie soorten functionarissen: archivarissen, informatiemanagers en webmasters. Het beeld over het archiveren van de websites verschilt afhankelijk van de functie. Zo weten de archivarissen dat websites archiefbescheiden zijn, maar zijn ze minder thuis in hoe een website (technisch) gearchiveerd zou moeten worden. Het andere uiterste vormen de webmasters die de noodzaak tot archiveren (en blijvend bewaren) van de website hetzij niet nodig vinden hetzij er niet van op de hoogte zijn. Technische oplossingen hebben zij dan vaak weer wel paraat. Kortom: de ene beroepsgroep weet dat het moet gebeuren, maar weet niet hoe; terwijl dat bij de andere groep andersom is.

Obstakels bij het invoeren en vertalen van normen en kaders naar de weerbarstige dagelijkse praktijk door Jinne Stienstra

Naar een Handreiking Strategisch Informatieoverleg
Met de laatste wijziging van het Archiefbesluit nu bijna 2 jaar geleden werd voor het eerst gerept over het SIO, het Strategisch Informatieoverleg, dat in de nieuwe waarderings- en selectiemethodiek van de overheid in de plaats moet gaan treden van het tot dan toe gebruikelijke driehoeksoverleg. Het SIO is bedoeld om in een gestructureerde overlegvorm binnen een overheid op ambtelijk niveau de waardering en de selectie van overheidsinformatie en -archieven te bespreken. Daarbij legt het de relatie met andere onderwerpen binnen het domein van het informatiebeheer. Het SIO dient op grond van het Archiefbesluit verplicht te worden betrokken bij het opstellen van de selectielijst en bij het vervreemden van archiefbescheiden.

Moeten alle overheden een SIO inrichten?
Moet iedere gemeente, waterschap, gemeenschappelijke regeling of ministerie nu een dergelijk SIO gaan inrichten? Ook als er bijvoorbeeld in het geval van de decentrale overheden al selectielijsten in mandaat door de overkoepelende gremia als IPO, VNG en Unie van Waterschappen worden voorbereid? Dan heb je toch al een landelijk SIO? En moet je er dan lokaal ook nog een inrichten voor alleen vervreemding?
Puur naar de letter van de wet niet, maar de wetgever heeft met het benoemen van een SIO tevens beoogd een overlegvorm op lokaal niveau in te stellen, waarin een heel scala aan onderwerpen op het gebied van informatiebeheer behandeld zouden kunnen worden. Het SIO is dan niet een eenmalig overleg ter vaststelling van een selectiedocument, maar beoogt een structureel overleg te zijn dat de besluitvorming op het gebied van de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de keten in samenhang voorbereidt. Een SIO bespreekt de waardering van informatie en de gevolgen daarvan voor zowel selectiebesluiten als voor vervreemding, overbrenging en openbaarheid van archiefbescheiden. Het SIO kan belangen meewegen en besluiten inhoudelijk op elkaar afstemmen. Actuele ontwikkelingen als informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen krijgen de aandacht en worden meegenomen.

Recent verscheen op Word of Pie een blog van Laurence Hart over het afdwingen van regels voor informatiebeveiliging en informatiebeheer. De huidige manier waarop dat wordt gedaan werkt volgens hem niet en hij geeft een suggestie voor een oplossing. De problematiek is herkenbaar. De analyse van Hart is goed, maar of de oplossing zal werken?

Terugblik
Op deze plaats heb ik al meerdere keren een lans gebroken voor het gebruik van VISI. VISI is het systeem dat formele communicatie bij infrastructurele projecten en langdurige (complexe) samenwerking faciliteert. Het gaat uit van rollen; iedereen krijgt alleen die informatie die hij of zij moet krijgen en levert datgene aan wat conform deze rol geleverd moet worden. Juridisch waterdicht, zonder de  verdubbeling van informatie waarmee ons vakgebied dagelijks worstelt. Alle betrokkenen werken in één en dezelfde omgeving,waardoor informatie wordt gedeeld in plaats van vermenigvuldigd.

Naar een dekkend net van archiefdiensten in de randstedelijke provincies? In de afgelopen maanden viel te lezen dat het historisch archief van Oud-Beijerland onder het beheer is gekomen van het regionaal archief te Dordrecht en dat de Dordtse archivaris tot gemeentearchivaris is benoemd. Hierna volgde het bericht dat Leidschendam-Voorburg haar historische collectie onder ging brengen bij de archiefdienst van buurgemeente Den Haag en eveneens de gemeentearchivaris ging benoemen. Gevoegd bij de geplande benoeming van een gemeentearchivaris in Oegstgeest, de aansluiting van Leerdam bij het Regionaal Archief in Gorinchem en de opname van het Boskoops archief in de 'nieuwe' gemeente Alphen aan den Rijn ontstaat het beeld dat de Zuid-Hollandse gemeenten binnenkort allemaal een eigen archivaris hebben benoemd en er zo een dekkend net van archiefdiensten wordt gerealiseerd. De 'witte vlekken'- gemeenten en waterschappen die geen eigen archivaris hebben benoemd – lijken zodoende in de Randstad te verdwijnen. Zo is in Utrecht met de aansluiting van Vianen bij RHC Zuidoost Utrecht in Wijk bij Duurstede al een dekkend net gerealiseerd en bestaat ook in Noord-Holland goede hoop dat Texel en Diemen tot aansluiting bij een archiefdienst zullen besluiten. Op een kaart van de randstedelijke provincies is mooi te zien hoe weinig 'witte vlekken' er nog zijn.

Hoe is deze bereidheid tot het aanstellen van een archivaris en het toetreden tot een archiefdienst te rijmen met de bezuinigingen op cultuur van de afgelopen jaren? Of zijn er andere oorzaken aan te wijzen?
In de jaren ’90 van de vorige eeuw staken de betrokken randstedelijke provincies veel energie en enige middelen in het overtuigen van decentrale overheden om hetzij zelf een archivaris te benoemen hetzij aan te sluiten bij een regionale archiefdienst. Het behoud en beheer van de historische archiefbescheiden was de grote drijfveer voor de archiefinspecteurs en gedeputeerden om druk te zetten bij colleges en raden om tot aansluiting over te gaan. Stimuleringssubsidies, gemeentelijke herindelingen en de afweging om zelf dure archiefbewaarplaatsen te bouwen zorgden voor een geleidelijke uitbreiding van het aantal gemeenten en waterschappen met archivaris. Maar ook het besef dat een professioneel beheer en promotie van historisch erfgoed te verkiezen vielen boven het zelf maar in de kelder houden ervan, vormde voor veel gemeenten een drijfveer tot aansluiting. Toen zo’n tien jaar geleden de provinciale subsidiekraan dicht ging stokte de animo echter. Sommige van de overgebleven 'witte vlekken' hadden een goedgekeurde archiefbewaarplaats en toegankelijke archieven en vonden deelname aan een archiefdienst te begrotelijk. Men voldeed immers aan de wet en waarom zou men er dan extra geld aan besteden? Zo bleven er in Zuid-Holland acht gemeenten over die dus vooral uit kostenoverwegingen 'archivarisloos' wensten te blijven.

De afgelopen jaren ontwikkelden een aantal archiefdiensten echter de mogelijkheid om met hen dienstverleningsovereenkomsten af te sluiten. Je hoeft daarbij niet toe te treden tot een gemeenschappelijke regeling maar kan een overeenkomst ‘op maat’ krijgen. Zo blijft bijvoorbeeld een groot deel van het historisch archief bij de gemeente, dicht bij de burger, en worden er slechts diensten afgenomen, zoals archieftoezicht en advisering. De provincie juicht deze dienstverlening toe, omdat zo het archiefwettelijk toezicht geborgd wordt en de benoemde archivaris de gemeente c.q. het waterschap kan helpen in het formuleren en uitvoeren van onder andere archiefbeleid. Met de inwerkingtreding van de wet revitalisering generiek toezicht (zie elders in e-docmanager) is juist de rol van de archivaris van groter belang geworden en is deze voor de provincie een uitstekend aanspreekpunt.
Naar mijn mening is ook de hernieuwde aandacht bij met name gemeentebesturen voor het informatie- en archiefbeheer en de verantwoording die zij moeten afleggen aan raad en provincie de aanleiding om te bezien of aansluiting bij een archiefdienst geen voordelen oplevert.

Deze aandacht voor het onderwerp kan er uiteraard ook toe leiden dat gemeenten hun samenwerking met een archiefdienst nog eens kritisch tegen het licht houden en besluiten uit een archiefdienst te treden en weer 'zonder archivaris' verder te gaan. Zo heeft de gemeente Capelle aan den IJssel dit jaar besloten om de samenwerking met de archiefdienst van Rotterdam op te zeggen en het beheer van haar historisch archief openbaar aan te besteden. Wat de resultaten van deze aanbesteding zijn en welke beweegredenen deze gemeente had zullen wij binnenkort in een bijdrage kenbaar maken.
Kortom. Een geheel dekkend net leek er voor de Randstad aan te komen, maar er zullen altijd situaties opdoemen die tot heroverweging kunnen leiden.