De kantoorwereld van de kenniswerker bij de overheid ondergaat grote veranderingen. De opkomst de laatste jaren van mobiele apparaten, sociale media en cloudtechnologie heeft de wijze waarop mensen werken veranderd. Medewerkers willen vaak op ieder moment, op iedere plaats en met ieder apparaat documenten kunnen benaderen, bewerken, delen en opslaan. Recent kregen wij een vraag van een medewerker die voor het werk in Spanje zat. Hij kon de documenten in het documentmanagementsysteem niet openen en hij was bezig zijn collegae te verzoeken de documenten in Dropbox te plaatsen. Dan kon hij er wel bij. Het is een klein en extreem voorbeeld, maar het illustreert wel waar veel organisaties mee zitten: in het verleden is een documentmanagementsysteem aangeschaft en ingericht op basis van een visie en uitgangspunten die toen logisch en wenselijk waren. Door de ingrijpende veranderingen van de laatste tijd voldoen deze echter niet meer aan de wensen en eisen die er nu zijn in de organisatie. Ook mijn organisatie is, los van de hiervoor genoemde Spanjeganger, met dit fenomeen geconfronteerd: we werken volgens uitgangspunten die in 2007 werden geformuleerd. Deze moeten tegen het licht worden gehouden. Welke informatiestrategie past bij de huidige organisatie en hoe moeten we ons documentmanagementsysteem daarin passen?
Lees verder