Toepassingsprofielen, modellen en normen

De afgelopen jaren zijn er vele documenten verschenen die moeten helpen om het informatiebeheer in goede banen te leiden. Ik noem RODIN, ED3, allerlei baselines, KIDO, DUTO, referentie- en modelarchitecturen als NORA (nu EAR), GEMMA en PETRA, de Handreiking zus en de Handreiking zo, normen en standaarden (NEN-ISO 15489, NEN 2082, NEN-ISO 23081, Moreq, ISAD(G), DublinCore), KPI’s, een DSP en een ZTC, RMO en TMLO.

Het is lastig door de bomen het bos te zien. Soms gaan de documenten of de modellen een eigen leven leiden en wordt de gedachte achter het model volkomen uit het oog verloren. We hebben dit gezien bij het DSP en we komen het tegen bij de NEN-ISO 15489 en NEN 2082. Vele organisaties hebben een DSP aangeschaft en denken daarmee te voldoen aan de gedachte achter het DSP. Er worden documentmanagement- en zaaksystemen aangeschaft die NEN 2082-gecertificeerd zijn, zonder dat aandacht wordt besteed aan de specifieke inrichting van het systeem waardoor het daadwerkelijk aan de eisen van de NEN 2082 voldoet. Er zijn zelfs vakgenoten die beweren een documentmanagementsysteem te hebben dat NEN-ISO 15489 gecertificeerd is.
Laten we voorkomen dat dit ook gebeurt met en rond de toepassinsgprofielen metadata. Als vakgebied schieten we hier niks mee op; we maken ons er alleen belachelijk mee.

Het risico ligt wel op de loer: “Leveranciers helpen lokale overheden een flink eind op weg door de TMLO-standaard op te nemen in hun aanbod. Afgelopen vrijdag ondertekenden 12 leveranciers het TMLO addendum tijdens de KING Leveranciersdag. Dit convenant richt zich op ondersteuning door leveranciers bij de implementatie van de in het TMLO benoemde elementen in hun systemen.”

Dus leveranciers lossen het TMLO-vraagstuk voor u op? Nee, het ondersteunen van TMLO betekent dat het product van de leverancier in staat is om u te ondersteunen bij het gebruik van het TMLO. Niet meer en niet minder.
De roadshows, verzorgd vanuit Archief2020, vond ik in dat opzicht erg goed. In mijn verwachtingen over de roadshow werd ik –ik zal eerlijk zijn- zwaar teleurgesteld. De roadshows brachten een praktisch verhaal, geen theoretische uiteenzetting over het theoretisch belang van het gebruik van toepassingsprofielen. De boodschap was: ga er mee aan de slag! Een toepassingsprofiel is een hulpmiddel. Je moet er zelf invulling aan geven en mee om leren gaan. Ik was aangenaam verrast!
Ervaringen met het TMLO in het Zeeuwse bevestigen deze boodschap.

Mijn boodschap is: verdiep je in het waarom, laat je niet overdonderen door prachtige afkortingen en ingewikkelde termen. Neem contact op met vakgenoten als je er zelf niet uitkomt. Wees bereikbaar voor vakgenoten als zij vragen hebben en wees bereid je kennis en ervaringen te delen! Zo komen we verder.
Over het waarom van de toepassingsprofielen metadata: “Metagegevens zijn nodig om van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie) te maken. Ze zorgen ervoor dat overheden hun eigen en elkaars informatie kunnen vinden, interpreteren en vertrouwen. En ze zorgen ervoor dat zorgvuldig wordt omgegaan met gevoelige informatie en dat informatie tijdig vernietigd wordt of juist bewaard blijft. Zonder informatie die vertelt waar de documenten of gegevens vandaan komen, en wanneer, waarom en door wie ze gemaakt zijn (contextuele metagegevens) is het niet mogelijk om te zoeken in digitale informatie. Zonder technische metagegevens weten we niet hoe we bestanden later leesbaar moeten maken.” (…) “Om informatie goed te kunnen uitwisselen, is het nodig dat we bekend zijn met elkaars manier van vastleggen van metagegevens. Dat doen we door afspraken over welke metagegevens minimaal nodig zijn en over de manier waarop die gegevens (…)  worden vastgelegd.”