Informatievoorziening op de schop

Welke gevolgen zullen de decentralisaties hebben voor de informatievoorziening en voor het informatiebeheer? In de iBestuur (december 2014) lees ik dat straks geen ICT-systemen meer nodig zijn om te registreren, maar systemen om mensen met elkaar te verbinden. Een ander soort ICT, die goedkoper is dan wat er nu is. Althans dat zegt Hans Versteeg, projectleider informatievoorziening decentralisatie bij de VNG. Dat betekent nogal wat. Er moeten werkbare en flexibele ICT-systemen ingezet worden binnen de gemeente. Niet meer voor de registratie, maar voor verbinding.

Het betekent waarschijnlijk dat uitgegaan wordt van eenmalige vastlegging en meervoudig gebruik. Vanuit verschillende systemen bundelen van informatie over cliënten, over gezinnen, over weet ik wat allemaal. Dat is nog niet erg duidelijk. Nu doen veel mensen administratieve handelingen en is er veel sprake van het opschudden van dossiers. En dat is gek. Dat is in deze tijd niet meer nodig. Het betekent ook heel wat voor ons. Er wordt niet geregistreerd, maar verbonden. Ergens ligt geregistreerde informatie vast en meerdere partijen maken daar gebruik van. Wie is verantwoordelijk voor welk soort registratie, voor welke soort gegevens? En wie is verantwoordelijk voor de afspraken en het beheer van de informatie die daaruit komt?
Ik heb nog geen idee wat het betekent.

Wel denk ik dat wij heel actief bij het proces moeten zitten om vast te leggen wat er vastgelegd moet worden en om in de gaten te houden wie verantwoordelijk is voor welk beheer op welk moment. Een andere rol dus! “Een complexe oplossing vergt samenwerking”, zegt Erik Gerritsen in hetzelfde artikel. Gerritsen is bestuursvoorzitter jeugdbescherming in Amsterdam. Samenwerking, niet alleen tussen organisaties maar ook binnen organisaties. Samenwerken aan eenzelfde doel. Of eigenlijk aan verschillende doelen. Een van die doelen is goede zorg en een ander doel is een goede informatievoorziening. Dit impliceert ook goede archivering. Alleen zie ik dat aspect nog niet op heel veel plaatsen terug. Ik weet zelf ook eigenlijk nog niet hoe dat precies uit gaat pakken. Als iemand het weet, dan hou ik me van harte aanbevolen! In elk geval is het goed om het in de gaten te houden.

Ik heb wel gezien dat binnen een organisatie verschillende systemen in gebruik worden  genomen en die systemen doen allerlei verschillende dingen. Eentje heb ik nagekeken: MensCentraal. Dit is een soort MyLexis, maar dan binnen het sociaal domein.
Of en in welke mate er relaties worden gelegd of gebruik zal worden gemaakt van onze welbekende documentmanagement- of zaaksystemen weet ik niet. Ook niet of die relatie nodig zal zijn. Betekent misschien dat enkele van ons nog uitgaan van het idee “dan hoef ik me niet druk te maken en niet mee te bemoeien”. Maar dat is echt een standpunt van vroeger.

Natuurlijk moeten we ons er mee bemoeien en kijken wat wij daarin kunnen betekenen, waar wij vorm aan moeten geven. Wat wij kunnen en moeten betekenen in de boeiende omgeving van de zorg en de decentralisaties. We zullen zien in de loop van het komend jaar. Als iemand al meer duidelijkheid heeft dan hoor en zie ik graag je reactie op dit blog tegemoet!

We lopen misschien nu alweer achter de feiten aan. Het is niet anders. Zolang we de ogen niet sluiten voor wat er gebeurt is dat niet zo erg. Ik denk dat Versteeg gelijk heeft en dat de informatievoorziening anders wordt. De gedachte dat het DMS of zaaksysteem een centrale rol speelt in de organisatie en dat daar alle relevante (archief)informatie in terecht komt en beheerd wordt moeten we in elk geval vaarwel zeggen. Ik nodig een ieder uit mee te gaan in die gedachte.