Doel en middel

Informatie
Natuurlijk zijn computers geweldige machines. Ze ondersteunen ons bij vele werkzaamheden en helpen bij het verwerken, bewaren en terugvinden van informatie. Dat is mooi. De computer werkt op basis van enen en nullen, allerlei algoritmes en logica. Wil je hier meer over weten – en dat is zeker niet verkeerd – neem dan een kijkje op Wikipedia.

Naast de computer zijn wij er ook nog: mensen. Hoe werken wij eigenlijk? Hoe werkt ons geheugen en hoe verwerken wij informatie?
In ‘Arbo’ (nr. 3, 2014) kwam ik een artikel tegen, over veiligheid en cognitieve psychologie. Verhelderend.

Verhalen
We kunnen niet alles onthouden. We hebben beperkte mogelijkheden om het informatieverwerkend vermogen te vergroten. We kunnen bijvoorbeeld verband leggen tussen verschillende brokjes informatie. Daarnaast helpt het om het eindresultaat te laten zien van een procedure. Met name van belang voor mensen die, net als ik, moeite hebben met een verzameling losse stappen waar een procedure uit kan bestaan. Eigenlijk is de boodschap: vertel een verhaal!
Wat een verhaal is? De mensen van ‘The story connection’ dichten de volgende kenmerken toe aan een verhaal:

  • het staat op zichzelf en heeft een begin, midden en einde
  • het bevat narratieve elementen waaronder een hoofdpersoon, een verhaallijn met daarin een ontwikkeling als gevolg van een worsteling, dilemma, conflict
  • het is authentiek: waar of waar-achtig
  • het is persoonlijk
  • het is prikkelend en roept emotie op en/of wordt met emotie verteld.

Zaken
Mooi, nietwaar? Ik zie zomaar elementen van een zaak(dossier). Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Een zaak verandert in een verhaal.
In het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) wordt een zaak opgedeeld in stukjes en beetjes. Het is een informatiemodel, gericht op – in mijn woorden – automatisering en digitaal zaakgericht werken. Het model doet mij weinig. Hetzelfde geldt voor de Zaaktypecatalogus (ZTC) 2.0.

Echt waar
Een verhaal moet ook authentiek zijn, net als een archiefstuk. Het moet zijn wat het beweert te zijn, waar of waar-achtig, waarheidsgetrouw.

Kijk, dit helpt mij! Met verhalen kan ik uit de voeten. Verhalen snap ik. Ik ben geen verhalenverteller, maar ik moet er voor zorgen dat de verhalen van vandaag bewaard blijven en op de juiste manier, keer op keer, verteld kunnen worden. Met de juiste hoofdrolspelers, ontwikkelingen en ontknoping.
Als de ZTC daarbij nodig of nuttig is vind ik dat prima, maar het is niet waar het om draait. Het draait om het verhaal, niet om het middel.

Jack Karelse, 06-01-2015