Non-functionals onderbelicht

Beschikbaarheid en volledigheid van informatie, op het juiste moment, voor een ieder die dat nodig heeft. Daar streven we naar. Dus zorgen we voor de aankoop en inrichting van prachtige systemen daarvoor. DM-systemen, zaaksystemen, ECM-applicaties, systemen die bijdragen aan collaboration, er is van alles beschikbaar. Met als doel natuurlijk dat iedereen binnen de organisatie zo’n systeem ook gaat gebruiken. Een vakapplicatie ook prima, maar dan wel met de nodige DM-functionaliteit.

Om te voldoen aan diverse informatiewetten en -regels , waaronder de Archiefwet, archief- en privacyregels, maar ook aan verschillende normen (denk aan NEN 2082), stellen we behoorlijke eisen aan de inrichting van zo’n systeem. Eisen m.b.t. het opnemen van documenten, registreren, versiebeheer, afhandelen, archiveren, bewaren en vernietigen. We eisen mogelijkheden rond metadata, zorgen voor autorisaties en bouwen allerlei controles in.

Zelf ben ik momenteel, als projectleider, betrokken bij de aanbesteding van zo’n systeem. Een geweldig mooie uitdaging. Naast het bewaken en sturen van het gehele aanbestedingsproces is het natuurlijk vooral ook de kunst inzichtelijk te krijgen aan welke eisen zo’n systeem dan moet voldoen. Deskresearch, interviewgesprekken en diverse workshops met toekomstige gebruikers en beheerders dragen daar aan bij.

Wat opvalt is dat het tijdens deze gesprekken en workshops niet alleen gaat over de inrichting van het systeem (wat moet er worden ingebouwd, wat moet het kunnen), de zogenaamde functionals, maar vooral ook het gemak waarmee er mee gewerkt moet kunnen worden. En dan hebben we het niet alleen over het wel/niet verplicht invullen van allerlei gegevens, maar vooral ook over andere zaken. Zaken die een behoorlijke hindernis kunnen opwerpen bij de implementatie ervan.

Zo hebben medewerkers er bijvoorbeeld een hekel aan als zij apart moeten inloggen in een informatiebeheersysteem. Terwijl Single Sign On daar natuurlijk een prima oplossing voor biedt.

Na het inloggen moet het systeem een eenvoudige, logische structuur en werkvolgorde kennen. Logische opeenvolgende sites, tabbladen en/of menu’s. Met logische, simpel te begrijpen velden die, liefst zelfs zonder training, eenvoudig kunnen worden doorlopen en ingevuld.

Ook zijn medewerkers tegenwoordig gewend aan het gebruik van verschillende devices. Een vaste pc, laptop, tablet, smartphone, noem maar op. Alles met een verschillend schermformaat. Bovendien draaien deze devices vaak ook nog eens op verschillende Operating Systems (Adroid, iOS, Windows). Er worden verschillende browsers gebruikt, kortom allemaal zaken om rekening mee te houden. Willen we dat medewerkers gebruik gaan en vooral blijven maken van het DM-systeem, zaaksysteem, o.i.d. dan zullen we dus ook hieraan tegemoet moeten komen.

En dan de performance. Of er nu tien of een paar duizend gebruikers zijn, een traag systeem daar wil niemand mee werken. Dus qua performance stelt men ook hoge eisen aan het systeem en de omgeving waarop het draait. Opschalen van het aantal gebruikers mag niet leiden tot vertraging. Omdat we geen negen tot vijf mentaliteit meer hebben, werken we regelmatig ook op andere momenten van de dag. Dus 7x24 beschikbaarheid van het systeem is ook gewenst.

Functionals en non-functionals gaan dus altijd samen willen we het maximale uit (het gebruik van) een DM-systeem, zaaksysteem of ECM-applicatie halen. Want al is het systeem inhoudelijk nog zo mooi op orde, als het werken ermee niet soepel verloopt, wordt er alsnog uitgeweken naar andere mogelijkheden voor de opslag van documenten en dossiers. En ja…..dat zijn dan dikwijls toch weer de bekende netwerkschijven. En dat was nou net niet meer de bedoeling.