Over de grens

Over de grens gebeurt van alles op ons vakgebied. Zo lees ik de blogs over het falen van het digitaal archief. De schrijvers en vakgenoten delen hun ervaringen met digitaal archiveren met iedereen die het maar lezen wil. Ik lees over het bestaan van Archivematica: an integrated suite of open-source software tools that allows users to process digital objects from ingest to access in compliance with the ISO-OAIS functional model. Dus: een open source-oplossing die kan helpen bij het duurzaam beheren van informatie.

Verder lees ik regelmatig blogs en whitepapers van AIIM. De ene keer meer relevant en behulpzaam dan de andere keer. Opvallend in de nodige informatie van/via het AIIM is dat regelmatig de nadruk wordt gelegd op het gebruik van een classificatieschema. Ook in de ISO 15489 wordt aan een classificatieschema veel waarde toegekend. En wat zien we gebeuren bij ons? We lachen om de gebruikers van de Basisarchiefcode. Een thesaurus wordt nog op heel weinig plaatsen gebruikt. Wat was dat ook alweer?
We hebben het wel over een zaaktypecatalogus. Da’s een alfabetische verzameling van de zaaktypes of werkprocessen die in de organisatie uitgevoerd worden. We kunnen de zaaktypen wel op verschillende manieren sorteren: alfabetisch, op behandelend afdeling, op domein.

Even terug naar de thesaurus. Wikipedia: “In de klassieke betekenis is een thesaurus een soort naslagwerk. Een thesaurus gebruikt men om het exacte woord voor een voorwerp (een bepaalde vakterm) of een woord met de gewenste connotatie (uit stijloverwegingen) te vinden. In de moderne tijd is het een ontsluitingsmiddel waarbij unieke concepten door hiërarchische, equivalente en associatieve relaties verbonden worden. Een semantisch netwerk voor het toegankelijk maken en koppelen van (collectie)gegevens.”

In ‘How to achieve records management best practices’ wordt het nut van een gecontroleerde woordenlijst uitgelegd. Om samen te kunnen werken en informatie te kunnen delen is het voor organisaties noodzakelijk dat ze structuren voor informatiebeheer en terminologie ontwikkelen die iedereen kan begrijpen en toe kan passen. Dit bevordert een gedeeld begrip van de aanwezige informatie, leidt tot beter informatiebeheer, zorgt voor een betere terugvindbaarheid en een gebruiksvriendelijk middel voor medewerkers om hun informatie te gebruiken.
Nu is de vraag: waarom vinden wij de Basisarchiefcode en thesaurus niet meer van deze tijd?