Leesvoer

Deze maanden verschenen er updates van twee publicaties die van belang zijn voor ons als informatiebeheerders. In januari brachten LOPAI en BRAIN een herziene versie uit van de Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (verbonden partijen).
Tevens dook enkele weken geleden een aangepaste versie van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) op http://www.archiefbrain.nl/.

Bij samenwerkingsverbanden is vaak onduidelijk wie voor welke informatie, en de archivering ervan, de verantwoordelijkheid draagt. De vorige Handreiking was uit 2014 en was tot stand gekomen naar aanleiding van vragen over taken en verantwoordelijkheden bij het archiefbeheer door de vorming van de RUD's. Overheden veranderen steeds meer in organisaties die in een netwerk met andere organisaties (publiek, privaat, stichtingen, ed.) fungeren. Taken en opgaves worden via diverse juridische constructies ter hand genomen. Het onderwerp is daarmee uiterst actueel. De Handreiking die nu is uitgekomen telt 27 pagina's; die uit 2014 telde er 8. Een ander verschil is dat in de versie uit 2014 steeds werd gesproken over 'verbonden partijen'. Nu gaat het over 'samenwerkingsverbanden': een juridisch adequatere term en ook begrijpelijker. De nieuwe versie beschrijft ook veel meer samenwerkingsvormen dan de versie uit 2014. Dat gaat de informatiebeheerder zeker helpen. Als je een samenwerkingsvorm tegenkomt in jouw organisatie zul je met deze Handreiking zeker een eind komen om te kunnen bepalen wat er op het gebied van informatiebeheer moet worden geregeld. Probleem blijft natuurlijk: hoe krijgen we het voor elkaar er in een vroeg stadium kennis van te krijgen dat er een samenwerkingsvorm aangegaan gaat worden.

Van RODIN dacht ik dat deze een zachte dood was gestorven, maar plots duikt er een versie 2 op. Tot 20 april 2017 kon hierop worden gereageerd. Dat hebben we in interprovinciaal verband in ieder geval gedaan. De eerste versie van RODIN was uit 2010. LOPAI, BRAIN, KVAN en de Erfgoedinspectie hebben deze versie verdergebracht en zullen het als versie 2 publiceren. RODIN is  geen set met nieuwe eisen, maar een referentiekader waarmee je de beheeromgeving waarin digitale informatie bij organisaties ontstaat of wordt ontvangen kunt toetsen. Je kunt met RODIN dus beoordelen of je, afgezet tegen de eisen in wet- en regelgeving, kaders en normen, 'in control' bent. De auteurs hebben de tekst flink onder handen genomen, waardoor een prettig ogende en overzichtelijke tekst is ontstaan. De driedeling Beleid en Organisatie, Informatiebeheer en ICT-beheer een ICT-beveiliging is gebleven. RODIN 2010 was nadrukkelijk een checklist met scoremogelijkheden. Dat is verdwenen uit deze versie van RODIN. Er worden 19 eisen gepresenteerd (RODIN 2010 waren het er 30), voorzien van een toelichting en voorbeelden. De formuleringen van de eisen blijven soms wat ondoordringbare teksten waar je de toelichting en de voorbeelden hard bij nodig hebt. En dan nog ! Het zou prettig zijn als het allemaal iets leesbaarder zou worden geformuleerd. De kritiek op de vorige RODIN dat de verwijzingen naar regelgeving en normen niet klopte is hopelijk op deze versie niet van toepassing of wordt met de consultatieronde verholpen.

Al met al prima initiatieven en twee goede werkstukken. Het veld kan er mee aan de slag.