Openbaarheid of toch niet?

Het Nationaal Archief in Washington geeft de laatste documenten vrij over de moord op John F. Kennedy. Of toch niet? Tenzij de president daar bezwaar tegen zou maken, zouden alle documenten, na de deadline van 26 oktober 2017, vrijgegeven worden. Zo is in 1992 besloten. Beperkende bepalingen voor de duur van nog 25 jaar. Daarna zouden tienduizenden pagina’s aan documenten beschikbaar komen voor onderzoekers, journalisten en andere belangstellenden. Echter na druk van de CIA en FBI besloot de president alsnog honderden documenten achter te houden. Beide diensten krijgen de kans om in de komende maanden bepaalde passages nog af te schermen voor het publiek. Extra voer dus voor complotdenkers.

Maar stel je nu eens voor dat dit gebeurt in Nederland. Het Nationaal Archief in Den Haag beschikt over documenten waarop beperkende bepalingen van toepassing zijn voor wat betreft de openbaarheid. De Archiefwet biedt hiertoe de mogelijkheid, maar wel voor een bepaalde termijn. In Nederland betreft dit veelal een termijn van 25 tot maximaal 75 jaar. Dit kan dan alleen met het oog op:

A. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
B. het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
C. het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.

In artikel 15 van onze Archiefwet zijn deze regels terug te vinden. Ze worden toegepast in samenspraak met de Algemeen Rijksarchivaris. Een mooi voorbeeld hiervan betreft de overbrenging destijds van de notulen van de ministerraad uit 1991 en 1992 en openbaarmaking daarvan in januari 2017. Het betrof één van de eerste archieven die werden geselecteerd en overgebracht op basis van de PIVOT-methode. Ministerraadarchief waarin opgenomen onderwerpen als de Bijlmerramp en onafhankelijkheid van Suriname. Stel je nu eens voor dat onze Koning of Minister President onder druk van de AIVD of onze landelijke recherche zou (kunnen) zeggen “Het wordt toch niet openbaar, kijkt u eerst maar wat u er nog uit wilt halen”. Wat dan?

In Nederland bepaalt de archiefvormende instelling, dus de organisatie waarbinnen het archief tot stand is gekomen, zelf of er bij de overbrenging naar het Nationaal Archief beperkende bepalingen dienen te worden gesteld. In principe zijn alle documenten na overbrenging naar het Nationaal Archief openbaar, tenzij. Een ‘tenzij’ wordt bepaald na advies van de Algemeen Rijksarchivaris en geldt dus altijd voor een bepaalde termijn. Kan de Koning of Minister President na het verstrijken van deze beperkende bepalingentermijn de openbaarheid dan nog tegen houden? Volgens de wet hebben aan de openbaarheid gestelde beperkingen geen betrekking op archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar. Echter archiefvormende organisaties kunnen wel, in overleg met de Algemeen Rijksarchivaris, alsnog bepalen dat beperkende bepalingen, na verloop van de termijn, langer worden aangehouden, voor zover de ministerraad niet anders beslist.  In de praktijk blijkt dit nooit te zijn voorgekomen.

Nederland kent sinds 2010 de zogenaamde ‘Openbaarheidsdag’. Elk jaar, op de eerste dinsdag van januari, worden archieven die daarvoor in aanmerking komen alsnog openbaar omdat de termijn van beperkende bepalingen is verlopen. Voor regelmatige bezoekers van het Nationaal Archief een belangrijke dag.

Verwacht wordt dat het overige deel van het John F. Kennedy archief over zes maanden alsnog wordt vrijgegeven. Er zullen een behoorlijk aantal passages niet meer leesbaar zijn. Is er dan wel sprake van openbaarheid? Of toch niet? Over ruim twee maanden is het weer Openbaarheidsdag. We zullen eerst maar eens kijken wat ons eigen Nationaal Archief deze keer te bieden heeft. Ik verwacht in ieder geval geen archieven waarin de AIVD of landelijke recherche met dikke zwarte stiften passages alsnog hebben weggelakt.