Selectielijsten

Selectie van archieven is een van de leukste en lastigste aspecten van ons werk. Welke informatie wil en moet je bewaren en wat wil of moet je vernietigen? Overheden zijn verplicht om selectielijsten op te stellen. Deze selectielijsten moeten bruikbaar zijn en onder meer een opsomming bevatten van de taken van de organisatie en een systematische opsomming van de categorieën archiefbescheiden.

Selectielijsten die aan de eisen voldoen zijn niet automatisch praktisch in gebruik. Om selectiewerkzaamheden te ondersteunen zijn daarom in de loop van de jaren verschillende hulpmiddelen samengesteld.

Hulpmiddelen

Een bekend hulpmiddel is de Leidraad, samengesteld door de Brabantse Archief Selectiecommissie (BASC). In de Leidraad is de Vernietigingslijst 1983 gekoppeld aan de Basisarchiefcode. Onder iedere code zijn voorbeelden van documenten opgenomen waarbij de vernietigingstermijn is aangegeven met een verwijzing naar de betreffende categorie uit de vernietigingslijst.

Van deze Leidraad is door veel collega’s en bij veel inventarisaties van archieven dankbaar gebruikgemaakt. Toen in 1995 de nieuwe Archiefwet van kracht werd, moest er ook een nieuwe selectielijst komen. Deze kwam er uiteindelijk in 2005. In samenwerking met Doxis is door Sdu toen De landelijke stukkenlijst; handleiding voor de toepassing van de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgesteld en uitgegeven. De uitgave stond ook bekend als ‘het groene boekje’.

Door VHIC werd een ander hulpmiddel ontwikkeld: i-Select. Geen papieren uitgave, maar een digitaal hulpmiddel.

Na de actualisering van de gemeentelijke selectielijst in 2012 is de stukkenlijst bijgewerkt. Beide versies zijn te vinden op eDocmanager.nl.

Gemeentelijke Selectielijst 2017

Inmiddels is de nieuwe gemeentelijke selectielijst van kracht. Deze selectielijst is gebaseerd op proces- en zaakgericht werken. Een geactualiseerde stukkenlijst is er nog niet en de vraag is of deze er moet komen. De ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017’ is immers volledig gebaseerd op selectie op zaakniveau. Een uitgangspunt is dat er binnen een zaak niet meer wordt geselecteerd. De stukkenlijst is juist ook bedoeld om op documentniveau te kunnen selecteren. In dat opzicht is de stukkenlijst 'in strijd' met de uitgangspunten van de selectielijst. Niet iedereen is het overigens met dit uitgangspunt eens. Een fervent voorvechter van selectie op documentniveau is Ad van Heijst, zie bijvoorbeeld https://www.vhic.nl/archivering-by-design/.

Wil je de stukkenlijst toch nog gebruiken, realiseer je dan dat deze niet is aangepast aan de actuele gemeentelijke selectielijst. Om selectiewerkzaamheden te ondersteunen stelt de VNG de SelectTool ter beschikking. Je vindt de SelectTool hier.