Het Kennisplatform Informatie en Archief bijeen

Op 6 december kwam het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) bijeen over het thema ‘Aan de slag met duurzame informatievoorziening’. De locatie was deze keer bij Het Utrechts Archief in de binnenstad van Utrecht. Er was een volle zaal met medewerkers uit diverse geledingen van de overheid. Alle onderwerpen werden in plenaire sessies besproken.

Het Kennisplatform Informatie en Archief

Het KIA is in 2017 opgericht door de branchevereniging KVAN/BRAIN, Archief 2.0. en het Nationaal Archief. Het initiatief komt voort uit de Archiefvisie 2011. Het KIA is een kennisnetwerk met communities rond een vijftiental kennisplatforms, waaronder openbaarheid, waardering en selectie, kwaliteitssystemen en e-depot. Er is een digitale landingsplaats, maar bijeenkomsten waar de deelnemers elkaar fysiek ontmoeten zijn ook van groot belang.

Kennisproducten van het Nationaal Archief

Het Nationaal Archief ontwikkelt verschillende kennisproducten ter verbetering van de duurzame toegankelijkheid van informatie. Ze worden pas ontworpen als duidelijk is dat er behoefte aan is. De producten worden zoveel mogelijk gezamenlijk ontworpen, zodat er gedragen en praktische producten ontstaan. Ze zijn ingedeeld in normen, handleidingen en informatieverstrekking. Voorbeelden zijn het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO), diverse handreikingen, DUTO (Duurzame Toegankelijkheid van Overheidsinformatie) en richtlijnen webarchivering.

VNG-kennisproducten

VNG-kennisproducten presenteerde tijdens de bijeenkomst waar zij mee bezig waren. Dat betrof onder meer: de wijziging van de Archiefwet, de gevolgen van de Wet open overheid, het onderhoud van de Selectielijst 2017, de handreiking openbaarheidsbeperkingen en het vernieuwen van het model Archiefverordening 2017. Heugelijk was ook de aankondiging dat er een vervolg komt op Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van Archief2020. De naam van dit vervolg is Digitale archieven op orde. Er is een knel- en versnelpuntenanalyse gemaakt: waar is de meeste behoefte aan en waar moet nu echt eens een duw aan worden gegeven.

Digicommissaris Utrecht

De gemeente Utrecht heeft sinds twee jaar een zogeheten digicommissaris. De functienaam is mijns inziens nogal bizar. Deze commissaris positioneert zich als verbinder en heeft zich tot doel gesteld om behoeftes die in de stad leven op het gebied van informatievoorziening te vertalen in producten waar men in de stad iets aan heeft. Dat varieert van begrijpelijke formulieren tot het beschikbaar maken van datasets.

Wijziging van de Archiefwet

Op het ministerie van OCW zijn inmiddels vier ambtenaren ingezet op de wijziging van de Archiefwet: een verdubbeling van het eerdere aantal. Er zijn een aantal thema’s aangewezen die van belang zijn om in de nieuwe Archiefwet op te nemen, zoals de relatie met de Wet open overheid. Duidelijk is dat de aanpassing van de wet een forse wijziging ervan inhoudt. De opstellers proberen zoveel mogelijk ‘uit het veld’ op te halen en dat waar mogelijk een plek te geven in de nieuwe Archiefwet.

Hotspotmonitors

Tot slot was de vloer voor de hotspotmonitor. Kort na de gemeente Zwolle heeft nu ook de gemeente Utrecht een hotspotmonitor. Hotspots zijn gebeurtenissen waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken. De Utrechtse lijst bevat bijna 50 topics uit de periode 2013-2017. Het eerste exemplaar werd uitgereikt aan de wethouder. Vervolgens werd namens Amsterdam  de Toolkit hotspotmonitor toegelicht. Hoe selecteer je een hotspot? Hoe presenteer je deze? Opvallend zijn de verschillen tussen de tot nu toe opgestelde hotspotmonitors in doel, reikwijdte, ambitie en uitwerking. Zo gaat Amsterdam voorlopig uit van maximaal drie hotspots per jaar. Vergelijk dat met de 50 van Utrecht over vier jaar.

Tot slot

De bijeenkomst van het KIA leerde dat rijk en gemeente erg verschillen in waar ze staan en behoefte aan hebben. Producten die het Nationaal Archief ontwikkelt zijn voor veel gemeenten (nog) niet aan de orde. Ook valt op hoe moeilijk het is een zaal vol met in principe geïnteresseerde mensen te verleiden te uiten waar ze behoefte aan hebben in hun vak. Steeds staan dezelfde mensen op. Tevens speelt de aloude vraag: hoe verbinden we al deze initiatieven en projecten? Het Kennisplatform kan daarvoor een oplossing bieden. Natuurlijk blijven er ook andere platforms beschikbaar, zoals BREED. De volgende bijeenkomst van KIA is op 31 januari 2019 in Haarlem.