Zaakgericht werken

Recent heb ik een training zaakgericht werken voor mijn collega’s mogen ontwikkelen en geven. Ruim tien jaar geleden is het concept zaakgericht werken ontstaan. Het voelt inmiddels als zo’n bekend begrip dat ik soms vergeet dat dit lang niet voor alle (nieuwe) gemeenteambtenaren zo is. In de GEMMA Katern wordt de volgende definitie gegeven: ‘Zaakgericht werken is een vorm van procesgericht werken waarbij de informatie die tijdens een bedrijfsproces wordt ontvangen of gecreëerd, samen met informatie over de procesuitvoering, wordt vastgelegd bij een zaak en uniform kan worden ontsloten naar alle betrokkenen.’

Verandering onderschat
Door de ontwikkeling van het zaakgericht werken is er enorm veel veranderd. Er werd bij gemeenten bijvoorbeeld nog veel op papier gewerkt. Een team documentaire informatievoorziening (DIV) registreerde de papieren post en behandelaren vormden papieren dossiers die ze na verloop van tijd verplaatsten naar een paternosterkast of een doos in de archiefruimte. Bij de implementatie van het zaakgericht werken kwam ook vaak de verwachting dat het digitaal en procesgericht werken een besparing zou opleveren. Ik ken nog geen voorbeelden van gemeenten waarbij de implementatie naar zaakgericht werken in een keer vlekkeloos is verlopen.

Ontwikkelen in plaats van ontwerpen
Vanuit de veranderkunde zijn er verschillende benaderingen voor een verandering. Enerzijds veranderen vanuit een blauwdruk ofwel het ontwerp en anderzijds vanuit een ontwikkelbenadering. Ik ben van mening dat implementaties van zaakgericht werken vaak als een blauwdruk zijn aangepakt terwijl dit vraagt om een organisatorische ontwikkelaanpak. En ja, dat kost tijd en inspanning van de gehele organisatie. Inzicht in de processen en informatiestromen en vervolgens een goede vertaling naar een inrichting van zaaktypes.

Hergebruik van gegevens
Zaakgericht werken draagt altijd bij aan een organisatiedoelstelling en kan geen doel op zich zijn. Zaakgericht werken is ontstaan vanuit een visie op digitale dienstverlening. Een succesvolle inrichting van zaakgericht werken kan zoveel meer bieden. Juiste en volledige registraties kunnen bijvoorbeeld goed hergebruikt worden voor datagedreven werken. Door de ontwikkelaanpak kun je bij de inrichting ook nadenken welke gegevens vastgelegd moeten worden om deze later te kunnen analyseren. Zaakgericht en datagedreven werken kunnen elkaar enorm versterken.

Verandering van het DIV vak – van DIV naar informatiebeheer
Zaakgericht werken heeft ook een behoorlijke verandering van het DIV-vakgebied teweeggebracht. Archiveren by design is de norm: vooraf systemen zo inrichten dat het archiveringsproces goed kan verlopen. Het Nationaal Archief maakte hier een treffend filmpje over dat de verschuiving van taken van uitvoerend naar meer adviserend en controlerend laat zien. Een vakgebied met veel uitdagingen en charmes. Ik hoop dat er meer mensen langdurig kiezen voor dit vakgebied.

Reageren?
Wil je hierop reageren? Stuur dan je bericht naar vindinfo@sdu.nl