Van analoog naar digitaal
Toen ik in 1988 mijn eerste stappen in de informatievoorzieningswereld zette, had ik geen flauw benul wat er zo’n 35 jaar later allemaal met ons vakgebied gebeurd zou zijn.
Wat leek het leven eenvoudig in die tijd. De DIV-afdeling waar alles aan het begin en aan het einde van de ‘information life cycle’ gebeurde. Stukken registreren op een fiche, het fiche-doorschuifsysteem gebruiken, dossiervorming en archivering, registreren met behulp van een (elektrische) typemachine en alles archiveren volgens het systeem van UDC en BAC. Op tijd selecteren, vernietigen en overbrengen. Degelijk en betrouwbaar. Rechtmatig en alles op zaak en onderwerp gearchiveerd.
Nu werken we nagenoeg volledig digitaal, zijn papieren stukken niet of nog nauwelijks aanwezig en datzelfde geldt ook voor de DIV-afdeling. Is alles nu net zo goed of beter dan toen?
In dit artikel wil ik de keerzijde van het invoeren van zaakgericht werken nog eens tegen het licht houden.
Terug naar toen?
Begrijp mij goed. Het is geenszins mijn bedoeling om een lans te breken voor de werkwijze in de jaren ’80/’90 van de vorige eeuw. Integendeel. Het digitale werken biedt veel meer voordelen dan het analoge, maar er zijn wel zorgen. Toen het zaakgericht werken, pakweg zo’n tien jaar geleden, langzaam maar zeker bij ambtelijke organisaties aan terrein won en DIV-afdelingen steeds kleiner werden of zelfs helemaal werden opgeheven, werd het mij duidelijk dat dit de informatievoorziening niet ten goede ging komen.
Let wel! Zaakgericht werken behoorde al decennialang tot het ‘DNA’ van de gemiddelde DIV-medewerker. In de vakopleidingen werd daar altijd uitgebreid aandacht aan besteed en iedere klassiek opgeleide DIV’er kent de definitie van een zaak nog steeds uit zijn hoofd. Bij het invoeren van zaakgericht werken is die definitie enigszins aangepast. De essentie blijft echter hetzelfde. Een zaak heeft een doel, een kop en een staart (begin en einde) en kent een resultaat. Op basis van dat resultaat wordt de bewaartermijn van een zaak of zaakdossier vastgesteld conform de vigerende selectie- of handelingenlijst. En laat dit nu de crux van het risico op een informatie-infarct zijn.
Het afhandelen van een zaak
Vanuit het werkveld worden tegenwoordig zelf zaken opgestart. Vaak is een inkomende brief of aanvraag de trigger die de zaak opstart. Deze wordt bij menig gemeente door de frontoffice geregistreerd, van waaruit de zaak start. De zaak wordt vervolgens conform ingerichte procedure behandeld. Het sluitstuk van de zaak is dan vaak een uitgaande brief met een toezegging of iets dergelijks.
Vervolgens moet die zaak afgehandeld worden, het zaakresultaat vermeld worden, alwaar het mogelijk wordt om de bewaartermijn aan de zaak toe te kennen. En hier gaat het dus menigmaal fout. Die laatste twee handelingen worden nog wel eens vergeten, waardoor de zaak voor de buitenwereld en zaakeigenaar afgehandeld lijkt, terwijl het archiveringsgedeelte vergeten is.
Het gevolg hiervan is dat er een stuwmeer aan niet afgehandelde zaken ontstaat die later met terugwerkende kracht alsnog afgehandeld moeten worden en geselecteerd voor bewaren en/of vernietigen. Een tijdrovende en kapitale klus waar heel vaak externe bureaus op het gebied van informatiemanagement voor ingeschakeld moeten worden. Niet in de laatste plaats omdat de eerdergenoemde DIV-afdeling er niet of nauwelijks nog is om dit werk te doen.
Kan het zaaksysteem hier uitkomst in bieden?
Jazeker, dat kan het heel goed. Toch zijn er vaak geen triggers verplicht gesteld die dit afdwingen. Het gevolg laat zich, zoals hiervoor beschreven, raden. Dit kan overigens wel beter georganiseerd worden.
Met behulp van een goed model-DSP als basis kan het zaaksysteem dusdanig ingericht worden dat in ieder geval, op basis van het geselecteerde zaakresultaat, de bewaartermijn van een zaakdossier geregeld is.
Als het zaaksysteem ook nog beschikt over een rappelsysteem en de verplichting om zaken af te handelen, dan kan het wel goed komen.
Ik ben ervan overtuigd dat een goede DIV-afdeling hier, nog steeds, een belangrijke rol in kan spelen. Zo’n afdeling kan faciliteren, adviseren en ondersteunen. Met het opheffen van de DIV-afdeling is, naar mijn mening, de linking pin naar het streek- of gemeentearchief verloren gegaan. Ik ben ervan overtuigd dat dit wellicht op korte, maar zeker op lange termijn tot informatieverlies zal leiden. Ik hoop dan ook oprecht dat in de toekomst de rol van een DIV-afdeling, met wat voor moderne benaming dan ook, weer prominent binnen de overheidsorganisatie aanwezig zal zijn.
Belangrijk is dan verder dat er een goede basisopleiding voor deze vakgroep gaat komen. Hierover meer in mijn artikel van oktober.
Auteur: Jack Schuemie-Rodrigues