In ‘De stekker is uit PLOOI getrokken’, mijn vorige artikel, beschreef ik dat we het openbaar maken van overheidsinformatie vooral pragmatisch moeten aanpakken. In dat artikel beschreef ik ook dat aan de hand van de product- en dienstencatalogus (PDC) te bepalen is welk product bij welk ambitieniveau hoort. Nu was dit toch iets te pragmatisch en daarmee te kort door de bocht. In een geamuseerd overleg met vakbroeder Arjan Versteeg (VHIC) concludeerden wij dat het daarmee niet in één klap geregeld was. In dit artikel ga ik hier nog wat uitgebreider op door.
Alleen de PDC voor openbaarmaking?
Arjan vroeg zich af waarom ik mij alleen beperkte tot de PDC, omdat je daarin hoofdzakelijk extern georiënteerde producten (processen) beschrijft. Uiteraard gaat het openbaar maken van informatie niet alleen maar over dit soort producten en daaraan gerelateerde processen. De Wet open overheid (Woo) betreft immers alle denkbare werkprocessen binnen de overheid.
Wat ik feitelijk wilde vertellen, is dat het op orde hebben van je PDC, waarvan je de uitvoerende processen vertaalt naar een zaaktypecatalogus of een model documentair structuurplan (DSP), van belang is om je informatie op orde te hebben. De PDC kan bijdragen aan een goede inrichting van je DSP. Uiteraard moet je het daar niet toe beperken. Alle processen binnen de ambtelijke organisatie moeten wat mij betreft goed beschreven en ingericht zijn. Hierbij horen aandacht voor AVG-gerelateerde onderdelen en klassering voor openbaarmaking conform een van de elf informatiecategorieën van de Woo. Door die klassering kun je ook zien welke zaaktypen niet onder de openbaarmaking vallen en derhalve uitgesloten moeten worden.
Categoriseren en openbaarmaking faseren
Nu het Platform Openbare Overheidsinformatie (PLOOI) niet meer het instrument voor openbaarmaking gaat worden, zal de verantwoording van openbaarmaking nog meer bij de (lagere) overheidsorganisaties komen te liggen. Uiteraard was het al hun verantwoordelijkheid en zou PLOOI niet meer dan een tool zijn, maar nu moet er ook nog eens een instrument in gebruik genomen gaan worden en onderhouden worden. Het ligt voor de hand om daarvoor de website van de organisatie te gebruiken. Nog meer voor de hand ligt het om ervoor te zorgen dat je daarvoor eerst de informatie volledig op orde krijgt.
Door zaaktypen die voor openbaarmaking in aanmerking komen te klasseren en onder de juiste categorie onder te brengen, wordt er een belangrijke stap gezet naar het op orde brengen van de informatie. De volgende stap is dan om informatie gefaseerd openbaar te maken.
Waar te beginnen?
Om te bepalen waar te beginnen, moet gekeken worden naar het ambitieniveau van de organisatie. Het is verstandig om vanuit een zekere basis te starten en niet met een te hoge verwachting aan te vangen.
Belangrijk is ook om de privacywetgeving niet uit het oog te verliezen. In de Woo zijn drie privacygerelateerde uitzonderingen opgenomen die de verplichting tot openbaarmaking begrenzen. Allereerst geldt voor bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens (par. 3.1 en 3.2 van de UAVG) dat openbaarmaking achterwege blijft, tenzij toestemming is verkregen of de persoonsgegevens reeds door de betrokkene openbaar zijn gemaakt. Ten tweede geldt voor het burgerservicenummer (art. 46 UAVG) dat dit niet openbaar gemaakt mag worden. Deze eerste twee uitzonderingen gelden als absolute uitzonderingen.
Een relatieve uitzondering vormt de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Het gaat hierbij om alle andere tot personen herleidbare informatie. De relatieve aard maakt dat bij dit soort informatie altijd per geval een afweging moet worden gemaakt tussen het belang bij de openbaarmaking en de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Weegt deze laatste zwaarder, dan blijft openbaarmaking achterwege. Deze drie uitzonderingen moeten dan ook altijd worden betrokken bij de keuze om wel of niet tot (gehele of gedeeltelijke) actieve openbaarmaking over te gaan. Ook dus als het gaat om de verplicht openbaar te maken documenten zoals genoemd in art. 3.3 Woo.
Deze uitzonderingen zijn heel goed te beschrijven in het model DSP. De i-navigator voorziet hierin in hoge mate. Voor alle beschreven werkprocessen is in het model DSP een apart tabblad voor de AVG opgenomen.
Is het ambitieniveau eenmaal bepaald, dan kan daar ook een doorlooptijd om door te groeien naar een volgend ambitieniveau aan verbonden worden. De rijksoverheid heeft alle overheidsorganisaties een looptijd van zeven jaar gegeven om naar het hoogste openbaarheidsniveau toe te werken. Sneller doorgroeien naar een hoger niveau is uiteraard toegestaan, maar afhankelijk van de organisatie.
Blijf vooral pragmatisch in de aanpak en neem geen overhaaste stappen die ertoe kunnen leiden dat er wellicht een stap teruggezet moet worden.
De basis is de sleutel tot succesvolle openbaarmaking
Ik heb het al eerder gezegd, maar herhaal het hier nogmaals. Om stukken succesvol openbaar te kunnen maken, is het belangrijk dat de basis goed ingericht is. Zorg ervoor dat je registers (PDC, ZTC, model-DSP) goed bijgewerkt zijn en ook goed bijgehouden worden. Treed zo nodig met je leveranciers van zaaksystemen, vakapplicaties en andere informatieoplossingen in overleg om veranderingen in wet- en regelgeving zo snel mogelijk in de registers verwerkt te zien. Vanuit die basis kunnen zaakdossiers die ontstaan opgeslagen worden in het archiefsysteem en van daaruit op het daarvoor geschikte platform openbaar gemaakt worden.
Alleen met een goede basis is openbaarmaking geen ‘lastig’ trucje meer en maakt het in wezen niet meer uit waar je die openbaarmaking kenbaar maakt.
Door: Jack Schuemie-Rodrigues