Afgelopen maand las ik dat de Tweede Kamer vindt dat rijksambtenaren geen gebruik meer zouden mogen maken van TikTok op hun (zakelijke) mobiele telefoon. Sterker nog, alle rijksambtenaren hebben de opdracht gekregen om deze app van hun telefoon te verwijderen. In het spoor van de rijksoverheid hebben ook diverse provinciale en gemeentelijke organisaties hun personeel opgedragen om de TikTok-app te verwijderen. De belangrijkst reden voor het verwijderen is dat TikTok Chinese politieke connecties zou hebben en derhalve spionage gevoelig is.
Los van deze politieke gevoeligheid, kwam bij mij de vraag op in hoeverre ambtelijke organisaties gebruikmaken van sociale media in het algemeen en van TikTok in het bijzonder. En in hoeverre wordt content die geplaatst wordt op een van de socialemedia-apps eigenlijk gearchiveerd?
Welke sociale media worden veel gebruikt bij gemeenten?
Veel gemeentelijke organisaties maken gebruik van LinkedIn en Twitter. Met name voor het uitzetten van vacatures en de daarbij behorende werving van personeel is LinkedIn een dankbaar medium. Menig gemeente heeft op deze wijze al nieuw personeel weten te vinden.
Voor bekendmakingen van diverse producten en evenementen is Twitter over het algemeen weer populair. Datzelfde geldt in iets mindere mate ook voor Facebook. Gezien de ontwikkelingen rondom Twitter is het nog maar de vraag of het gebruik hiervan door gemeenten nog voortgezet zal worden. Ogenschijnlijk ligt Facebook dan voor de hand, maar naar mijn mening is dit minder geschikt als platform voor het bereiken van een breed publiek.
Er is geen specifieke informatie beschikbaar over het aantal gemeenten dat gebruikmaakt van TikTok. Bekend is dat TikTok een relatief nieuw platform is en veel organisaties, inclusief gemeenten, zijn nog aan het verkennen hoe ze het kunnen gebruiken in hun communicatiestrategie. Sommige gemeenten zijn begonnen met het gebruiken van TikTok om hun boodschap op een creatieve manier over te brengen aan jongere doelgroepen, maar het is niet bekend hoeveel gemeenten dit doen en in welke mate zij dit doen. Toch is het gebruik van TikTok het overwegen waard. Zeker als het gaat om het benaderen van jongeren om hen te betrekken bij diverse gemeentelijke evenementen.
Het zou dan ook jammer zijn als er vanuit de rijksoverheid een nadrukkelijk verbod op het gebruik van TikTok door overheidsinstellingen opgelegd zou worden. Hierdoor zou een hele grote bevolkingsgroep niet (meer) bereikt kunnen worden. Vooralsnog lijkt het erop dat er geen alternatief voor TikTok is daar waar het het benaderen van jongeren betreft.
Hoe gaan we dit archiveren?
Het gebruik van sociale media bij gemeentelijke overheden mag dan wel langzaam maar zeker steeds meer zijn intrede doen, het archiveren hiervan loopt voorlopig nog achter. Nou is vanuit de VNG het initiatief gekomen om op eenvoudige wijze e-mailberichten te archiveren met de zogenoemde Capstone-methode. Voor wat betreft chats die via sociale media gedeeld worden, heeft het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) gepleit voor een zorgvuldig beheer en het bewaren van chatberichten van sleutelfunctionarissen. Net zoals voor de Capstone-methode adviseert het ACOI om een sleutelfunctiemethode te volgen. Hier zal dan een selectielijst voor ontwikkeld moeten worden.
Het ligt voor de hand om een dergelijke methode ook voor andere sociale mediapublicaties te ontwikkelen. Dus ook voor filmpjes en (semi)audiovisuele berichten die namens de gemeente gepubliceerd worden.
Of er in dit kader nog applicaties (e-depot bijvoorbeeld) zijn die het langdurig bewaren en presenteren van dergelijke publicaties kunnen garanderen is uiteraard weer een andere uitdaging.
Door: Jack Schuemie-Rodrigues