Blogs

De aandacht voor een deugdelijke informatiehuishouding lijkt zowaar wat toe te nemen. Ik heb zomaar de indruk dat de aandacht wat structureler van aard wordt en niet meer beperkt blijft tot incidenten. Als informatiebeheerder moesten we het de afgelopen decennia hebben van incidenten als gevolg waarvan de aandacht voor de kwaliteit van de informatiehuishouding en archiefzorg korte tijd steeg.
Behalve in de krant en de vakbladen maakte verder niemand zich hier druk over. Voor ons, als beroepsgroep, waren het kleine geluksmomentjes. Zou nu dan eindelijk iedereen in gaan zien hoe belangrijk ons werk is? Nu zou eindelijk iedereen inzien dat goede archivering van groot belang is! Zo leidde rampspoed tot feestvreugde en gebak op de DIV-afdeling.

Onlangs kwam minister Henk Kamp in het nieuws omdat hij naast zijn zakelijke e-mail ook gebruik maakte van een eigen e-mailaccount van Gmail om werk gerelateerde mails van zijn medewerkers te ontvangen. Dit geheel tegen de overheidsrichtlijnen over veilig communiceren in. Volkomen terecht dat de minister op zijn vingers is getikt want anonieme hackers konden de e-mails van Kamps lezen zo is gebleken. Hoewel… is de kritiek wel zo terecht?
Het onderscheid tussen werk en privé wordt dankzij technische mogelijkheden steeds diffuser en mensen willen op meer tijden en plaatsen onafhankelijk kunnen werken. Daar hoort dan ook bij dat je onbeperkt over bijvoorbeeld je e-mails moet kunnen beschikken. Ik kan mijzelf wel voorstellen dat de e-mail van je werk, met alle beveiliging, niet die flexibiliteit biedt die een webmailaccount wel heeft. Je bent bijvoorbeeld als minister op vakantie en je zit op een bergtop in the middle of nowhere met minimaal bereik. Eindelijk lukt het om contact te maken met de werkmailserver die dan vervolgens doodleuk meldt dat je je wachtwoord binnen 24 uur moet veranderen. Het liefst vanaf je eigen werkplek. Doe je dat niet dan vervalt je toegang. Als praktisch denkend mens zijnde heeft Henk Kamp dus heel simpel een eigen Gmailaccount aangemaakt om toch op een snelle manier door te kunnen blijven werken als dat nodig is. In plaats van de minister op de vingers te tikken, zou er een manier gevonden moeten worden door de ICT om hem zo te ondersteunen dat hij wel gewoon van zijn webmail gebruik kan blijven maken, zonder dat er sprake is van een verhoogd risico. Verder zou Kamp moeten afspreken met zijn ambtenaren dat de mails die hij hiermee verstuurt eveneens vallen onder, bijvoorbeeld, de Archiefwet.

De initiatieven van Archief 2020 en het Nationaal Archief hebben ervoor gezorgd dat bij veel lagere overheden, Regionale Historische Centra en gemeentelijke archiefinstellingen aandacht is gekomen voor het e-depot of digitaal depot. Men oriënteert zich en doet pilots. Het is dan verstandig om op dit vlak wat theoretische en praktijkkennis op te doen. De cursus Digitaal Depot van de Archiefschool biedt die mogelijkheid.

Deelnemend aan diverse digitaliseringsprojecten valt het me regelmatig op: we hebben nog steeds moeite elkaar te begrijpen. Met ‘we’ bedoel ik de verschillende betrokkenen binnen zo’n project. Projectleider, afdelingsmedewerkers, procesmedewerkers, informatieprofessionals, ICT-ers.

In één klap zijn we, als DIV, verlost van onze stofjas en ons oubollige imago. Een onderwerp waar we jaren aan gewerkt hebben en veel artikelen, columns en discussies aan gewijd. Nu is het niet meer nodig. We hebben het gewoon bij het verkeerde eind gehad: we zijn nog maar net uit de kinderjaren en we zijn aan het puberen. Heerlijk!
We zijn volop in ontwikkeling en hebben nog moeite met onthouden, organiseren en controleren. Het informatiebeheer van de overheid is volop in ontwikkeling en heeft een enorme potentie.
Deze woorden worden gebruikt in ‘Het puberbrein van de overheid’, een rapport van de Raad voor Cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur .

Een aantal jaren geleden was het invoeren van zaakgericht werken bij gemeenten een trending topic. Eind 2015 was er een interprovinciale dag waar de centrale vraag was of zaakgericht werken ook iets was voor provincies. Het was een goed bezochte dag en informatief door de uitwisseling van kennis en ervaring. Alle provincies zitten er mee dat hun informatiehuishouding niet op orde is, niet op inhoud (incomplete dossiers) en er is onvoldoende bewustzijn bij management en medewerkers/proceseigenaren. Zou zaakgericht werken daar iets aan kunnen verhelpen?

Op scribd.com verscheen onlangs een interview met Martijn Aslander en Erwin Witteveen over hun recent verschenen boek: Nooit af. Het gaat over permanent in de ontwikkelstand staan: permananent bèta. Waarom? Omdat er weinig zekerheden bestaan.
De wereld is in staan van verandering of, zoals het zo mooi heet, transitie en dat zorgt er voor dat we het met z’n allen even niet meer weten. Althans: we kunnen eigenlijk geen definitieve oplossing geven. Ook al willen we dat nog zo graag. Wen er maar aan dat dit niet meer kan.
Ik heb het idee dat Aslander en Witteveen gelijk hebben. In het interview geven ze verschillende voorbeelden en ze geven ook aan hoe het anders kan. Als wereldleiders en ceo’s van grote bedrijven bekennen dat ze het niet weten biedt dit ruimte aan het management om het ook niet te weten en met elkaar in gesprek te gaan over oplossingen. Je mag het niet weten. Je mag op zoek naar en in gesprek gaan met anderen om samen oplossingen te zoeken.
Aslander en Witteveen breken een lans voor het afzien van een allesomvattende, schijnbaar definitieve oplossing. Die oplossingen zijn er niet (meer). Mochten ze er ooit geweest zijn…
Ik denk dat ze gelijk hebben. In elk geval spreekt hun boodschap mij wel aan.
Wat kan er mis gaan? Het nodige.
Wat gaat er nu mis? Ook het nodige, dus daar is geen verschil.
De 'one size fits all'-gedachte kan de deur uit.

Twee jaar geleden schreef ik een blog onder de titel ’Waarom moet ik van Europa alles op papier bewaren?’ over de bestaande Europese verplichting om originele, papieren archiefbescheiden ook echt op papier te moeten bewaren. Veel collega’s bezwoeren dat je van Brussel bepaalde bescheiden niet mocht vervangen ook al had je een daartoe strekkend vervangingsbesluit.

Als je nu nog aan het nadenken bent over de vraag of je een besluit tot vervanging moet nemen, of als je bezig bent met een Handboek vervanging en dat schiet maar niet op, kun je je ook afvragen of je je tijd niet beter anders kunt besteden.

In 2010 hebben de gezamenlijke overheden onder de benaming dienstverlening: samen doen een overheidsbrede visie op dienstverlening vastgesteld, waarin ambities zijn geformuleerd waaraan deze in 2020 moet voldoen. Het programma Digitaal 2017 draagt daaraan bij door het mogelijk te maken dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen. Wat is de stand van zaken?
Minister Plasterk is optimistisch en stelt dat "de doelstelling dat burgers en bedrijven vanaf 2017 hun zaken met de overheid digitaal moeten kunnen afhandelen dichterbij komt." Het zal wel, maar de lijstjes waar dat uit moet blijken zijn naar mijn mening wat eclectisch en tonen vooral bij elkaar gegraaide kwantitatieve gegevens. In de Voortgangsrapportage Digitaal 2017 lezen we onder meer:

Op 21 januari 2016 organiseerde de provincie Noord-Holland samen met het Noord-Hollands Archief een middag over digitale duurzaamheid. In de praktijk betekende dit vooral dat er onderwerpen werden behandeld die te maken hadden met het e-depot. E-depot is duidelijk het nieuwe buzz-woord in archiefland, want de opkomst voor deze middag was bepaald omvangrijk. De vertegenwoordigers van overheden waren uit alle landsdelen en geledingen aangerukt en ook de vertegenwoordigers van commerciële bureau's en bedrijven scharrelden rond.

Samenwerken door meerdere organisaties aan een bepaald project is helemaal van deze tijd. En inderdaad: als overheidsorganisatie ben je de dingen tegenwoordig niet meer alleen aan het doen, maar doe je dat samen met allerlei maatschappelijke en belangenorganisaties. Sterker nog: een overheidsorganisatie positioneert zich als een organisatie die samen met anderen een maatschappelijk doel wil realiseren. Gegeven die situatie willen medewerkers van organisaties in het kader van hun samenwerking de relevante informatie delen en documenten uitwisselen.

In dit blog citeer en leen ik volop. In Op weg naar 2020 en verder. Het verhaal van de archieffunctie lees ik: “Vaste - als het ware bevroren - documenten bestaan niet meer. De authenticiteit en integriteit van de processen zijn via blockchaintechnologie en software voor versiebeheer reconstrueerbaar.”
Waar we dus nu nog ons best doen om documenten in PDF/a onveranderbaar voor het nageslacht te bewaren, is dat in de nabije toekomst niet meer nodig. Niet meer gewenst zelfs. PDF/a vergroot immers niet de hergebruiksmogelijkheden van een document.

Iedere overheidsorganisatie heeft er wel mee te maken: verschillende gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden. We kennen bijvoorbeeld de omgevingsdiensten, regelingen op gebied van personeelszaken en ICT en de ontwikkelingen in het sociaal domein.

Digitaal archiefbeheer is makkelijk. Iedereen weet hoe een document moet worden opgeslagen en hoe het kan worden vernietigd als dat nodig is. Thuis en op het werk, iedereen archiveert zich een slag in de rondte, en als er al iets kwijtraakt of per ongeluk wordt gewist dan is er de back-up! Een geweldig hulpmiddel dat er voor zorgt dat nooit meer iets echt weg is. Dat is wat ik altijd te horen krijg, documenten zijn altijd weer terug te halen met de back-up.

Het boekje Op weg naar 2020 en verder. Het verhaal van de archieffunctie blijft me bezig houden. Vooral scenario of horizon 3: GOUDMIJN VAN DE INFORMATIESAMENLEVING. Zoals de schrijvers aangeven “Horizon 3 is visionair, want hij is gericht op een toekomst die nog niet bestaat en die conflicteert met de uitgangspunten en waarden van het huidige systeem.” Dat klopt. We selecteren in 2025 niet meer op vernietiging, volgens dit scenario. Daar vind ik iets van, zie mijn eerdere blog 'Blik in de toekomst' hierover.

In Het boek en het badwater. De betekenis van het papieren boek breekt hoogleraar boekwetenschap Lisa Kuitert een lans voor het behoud van papieren boeken. In de provinciale krant lees ik er over (PZC, zaterdag 17 oktober). In het kort en misschien wat ongenuanceerd: ze ergert zich aan de nadruk die, ook vanuit de overheid, gelegd wordt op de digitale toekomst. Digitaal is de toekomst en wee je gebeente als je het nog over papier durft te hebben!
Alsof het een niet zonder het andere kan bestaan. Da’s toch belachelijk? Waarom zou het papieren boek niet kunnen blijven bestaan, naast het e-book? Ik zou het niet weten. Mevrouw Kuitert ook niet. Een digitaal boek, een e-book, heeft niet de look en feel van een papieren book. Zoals een download van een 12” remix heel anders is dan wanneer je het vinyl in handen hebt.
De download is makkelijk, handig. Met het vinyl of het papieren boek heb je iets in handen. Je kunt het zien, voelen en ruiken.

In opdracht van Archief2020 is door Future Consult een rapport uitgebracht met drie (toekomst)scenario's voor de ontwikkeling van de archieffunctie. Het rapport is de moeite van het lezen waard. Ik plaats er wel enkele kanttekeningen bij. Zo is in het tweede scenario opgenomen dat alle overheidsarchieven aangesloten zullen zijn op een e-depotvoorziening. En ook particuliere archieven sluiten zich aan. Op zich een mooie gedachte. Er is nog wel heel veel werk aan de winkel! Het scenario is erg optimistisch op dat punt.

In september werd voor de tweede keer de Summerschool van Archief 2020 georganiseerd. Ook dit jaar werd het weer op twee plekken op twee verschillende data gehouden: in Amersfoort (14 september) en in Den Bosch (21 september). Op beide sessies konden ruim 70 collegae worden begroet, dus in totaal ruim 140 mensen. De Summerschool richt zich op archivarissen en informatiemanagers die zich bezig houden met advies, toezicht en inrichten van digitale overheidsinformatie bij lagere overheden of archiefdiensten.

Dagelijks doen we ons best de handelingen, rechten en plichten van de organisatie waar we werken vast te leggen. We vangen de juiste (digitale) documenten en betekenisvolle (meta)data, zodat nu en in de verre toekomst duidelijk is wat er is gebeurd.