Blogs

De eeuwigdurende beweging die zich met de regelmaat van de klok voltrekt in de overheidsorganisatie is die van het centraliseren en decentraliseren van beleidsafdelingen en ondersteunende functies.  Een beweging die soms gelijk loopt met de krimpende of groeiende economie. Draait de economie op volle toeren en is er voldoende geld beschikbaar, dan ontstaat haast vanzelf de behoefte om ondersteunende diensten als het documentmanagement dicht bij de eindgebruiker te plaatsen. Elke dienst zijn eigen DIV club. Maar zodra de economie krimpt en de middelen schaars worden, lees: er moet worden bezuinigd, dan is de tendens precies de andere kant op. “Waarom zijn er zoveel kleine aparte afdelinkjes die in principe allen hetzelfde doen?”: roept het kader. Kan dat niet efficiënter en centraler, of wel kan hetzelfde werk niet door minder mensen worden verricht?

Donderdag 10 november was de dag van ‘Do it yourself’, het landelijke congres van KNVI, SOD en Ngi-NGN. Het congres bestond uit een gezamenlijk begin en einde. Daartussen kon je als bezoeker kiezen uit een groot aantal sessies, verdeeld over 13 tracks. Een track stond in het teken van een bepaald thema. Ik mocht een bijdrage leveren aan de invulling van de track van de Vereniging SOD, samen met vakgenoten Jacko de Groot en Danny van Zoen.
We hadden een gevulde track en we hebben zelfs een sessie onder kunnen brengen bij een andere track.

Schreef ik 15 september nog in mijn blog over de (papieren) ‘Special Opleidingen DIV’ van Od, valt die na anderhalf jaar, op 10 november, zomaar weer in de bus. Het oktober/november nummer van Od schenkt opnieuw aandacht aan vele opleidingen op het terrein van documentaire informatievoorziening. Wel een beetje jammer dat de gehele inleidende tekst nagenoeg hetzelfde is als die van vorig jaar, maar goed, daar kijken we maar even doorheen (mits je beide Od’s niet naast elkaar legt).

Schreef ik 15 september nog in mijn blog over de (papieren) ‘Special Opleidingen DIV’ van Od, valt die na anderhalf jaar, op 10 november, zomaar weer in de bus. Het oktober/november nummer van Od schenkt opnieuw aandacht aan vele opleidingen op het terrein van documentaire informatievoorziening. Wel een beetje jammer dat de gehele inleidende tekst nagenoeg hetzelfde is als die van vorig jaar, maar goed, daar kijken we maar even doorheen (mits je beide Od’s niet naast elkaar legt).

‘De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem’. Zo staat het vermeld in artikel 16 van de Archiefregeling. Over de eisen weten we inmiddels aardig wat. Maar hoe een kwaliteitssysteem op het gebied van informatiebeheer er uit ziet, daarover wordt in de wet- en regelgeving niets vermeld.

De afgelopen jaren zijn er vele documenten verschenen die moeten helpen om het informatiebeheer in goede banen te leiden. Ik noem RODIN, ED3, allerlei baselines, KIDO, DUTO, referentie- en modelarchitecturen als NORA (nu EAR), GEMMA en PETRA, de Handreiking zus en de Handreiking zo, normen en standaarden (NEN-ISO 15489, NEN 2082, NEN-ISO 23081, Moreq, ISAD(G), DublinCore), KPI’s, een DSP en een ZTC, RMO en TMLO.

Sinds 2003 brengen de Verenigde Naties een rapport uit over de wereldwijde ontwikkelingen op het gebied van e-overheid. De zogeheten e-overheid ontwikkelingsindex is gebaseerd op drie componenten: de beschikbaarheid van online diensten, de aanwezigheid van telecommunicatie verbindingen en de bekwaamheid van mensen om met digitale middelen om te gaan.

In de selectielijsten van vrijwel alle overheden in ons land is bepaald dat stukken uit de personeelsdossiers die informatie bevatten of kunnen geven over het werken of in aanraking komen met stoffen die tot een risico voor de volksgezondheid worden gerekend tot 40 jaar na het einde van het dienstverband bewaard moeten blijven. De aanleiding voor deze afwijkende termijn (de overige bescheiden kunnen immers 10 jaar na vertrek worden vernietigd) lag in een aantal rechtszaken in de jaren '80 en '90, waarbij ambtenaren zoveel jaar na hun vertrek bij de overheid ziek bleken te zijn als gevolg van bijvoorbeeld het werken met asbest of in omgevingen waarmee ze ermee in aanraking konden komen.

Ooit was er SOD-I en SOD-II en voor de echte doorzetters de VVA. In de jaren 90 kwamen daar de Documentaire Informatievoorziening Opleidingen Rijksoverheid of wel DIOR bij voor medewerkers bij de rijksoverheid. De HMDI maakt het compleet en zo was er, alles bij elkaar, voor ieder een duidelijke opleidingslijn met erkende en waardevolle certificaten en diploma’s. Opleidingen waren gekoppeld aan functies binnen het vak van documentaire informatievoorziening. Je wist waar je aan toe was. Als archiefmedewerker en als organisatie.

De moderne tijd vraagt veel van ons: we zijn omringd door technologie en media en kunnen het ons nog nauwelijks veroorloven er geen gebruik van te maken. “We zullen wel moeten.” Tsja, dat is zo. Media en technologie scheppen ook veel mogelijkheden: internetwinkelen, online bankieren, zelf je reis boeken, enzovoort. Het ene mag je, kun je en wil je. Het andere moet je (bijna).
In de ‘Resultaten van onderzoek naar acceptatie van technologie door zelfstandig wonende ouderen’ vind je overwegingen en keuzes terug van ouderen om al dan geen gebruik te maken van technologie. Een prima rapport om eens door te nemen. Leerzaam, voor jezelf en misschien voor een andere of bredere kijk op het wat en waarom van het stroef lopende digitaliseringstraject in de organisatie. Zou zo maar kunnen!
In het rapport staat bijvoorbeeld welke factoren een rol spelen bij het gebruik van technologie:

Digitaliseren is toch ‘appeltje, eitje’? Althans, zo wordt er regelmatig gedacht door medewerkers die hun papieren dossiers graag omgezet zien in digitale versies daarvan. Even een dossiertje onder de scanner en we kunnen met de digitale documenten verder werken. In de praktijk blijkt echter dat er meer bij komt kijken dan in eerste aanzet gedacht.

De laatste jaren heeft de opvatting bezit van ons genomen dat de archivering onderdeel moet zijn van de uitvoering van de werkprocessen binnen de organisatie. Digitale systemen, vooral zaaksystemen, zijn zo ingericht dat alle zaakinformatie direct opgenomen zou moeten kunnen worden in het systeem. Het zaaksysteem dient dan tevens als archiefsysteem of zaak- en archiefsysteem zijn aan elkaar gekoppeld.

Even terug naar het papieren tijdperk. Ambtenaren hadden gemiddeld toch wel een kast vol papier op hun kamer staan, zo niet meer. Stapels dossiers erin, ordners, losse stukken, hier en daar nog wat persoonlijke spullen. Dat is het beeld van destijds. Tegenwoordig is er hooguit een meter ruimte per persoon beschikbaar. Soms zelfs minder. Alleen een locker of iets dergelijks. Maar dat geeft niet want het algemene beeld van tegenwoordig is toch de ambtenaar met een iPad, andere tablet of laptop.
Kortom, tijden veranderen.

In oktober 2015 bracht Archief 2020 het rapport uit ‘Op weg naar 2020 en verder…’ met scenario’s over de archieffunctie in de toekomst. Het doel voor het opstellen van deze scenario’s is drieledig:

De aandacht voor een deugdelijke informatiehuishouding lijkt zowaar wat toe te nemen. Ik heb zomaar de indruk dat de aandacht wat structureler van aard wordt en niet meer beperkt blijft tot incidenten. Als informatiebeheerder moesten we het de afgelopen decennia hebben van incidenten als gevolg waarvan de aandacht voor de kwaliteit van de informatiehuishouding en archiefzorg korte tijd steeg.
Behalve in de krant en de vakbladen maakte verder niemand zich hier druk over. Voor ons, als beroepsgroep, waren het kleine geluksmomentjes. Zou nu dan eindelijk iedereen in gaan zien hoe belangrijk ons werk is? Nu zou eindelijk iedereen inzien dat goede archivering van groot belang is! Zo leidde rampspoed tot feestvreugde en gebak op de DIV-afdeling.

Onlangs kwam minister Henk Kamp in het nieuws omdat hij naast zijn zakelijke e-mail ook gebruik maakte van een eigen e-mailaccount van Gmail om werk gerelateerde mails van zijn medewerkers te ontvangen. Dit geheel tegen de overheidsrichtlijnen over veilig communiceren in. Volkomen terecht dat de minister op zijn vingers is getikt want anonieme hackers konden de e-mails van Kamps lezen zo is gebleken. Hoewel… is de kritiek wel zo terecht?
Het onderscheid tussen werk en privé wordt dankzij technische mogelijkheden steeds diffuser en mensen willen op meer tijden en plaatsen onafhankelijk kunnen werken. Daar hoort dan ook bij dat je onbeperkt over bijvoorbeeld je e-mails moet kunnen beschikken. Ik kan mijzelf wel voorstellen dat de e-mail van je werk, met alle beveiliging, niet die flexibiliteit biedt die een webmailaccount wel heeft. Je bent bijvoorbeeld als minister op vakantie en je zit op een bergtop in the middle of nowhere met minimaal bereik. Eindelijk lukt het om contact te maken met de werkmailserver die dan vervolgens doodleuk meldt dat je je wachtwoord binnen 24 uur moet veranderen. Het liefst vanaf je eigen werkplek. Doe je dat niet dan vervalt je toegang. Als praktisch denkend mens zijnde heeft Henk Kamp dus heel simpel een eigen Gmailaccount aangemaakt om toch op een snelle manier door te kunnen blijven werken als dat nodig is. In plaats van de minister op de vingers te tikken, zou er een manier gevonden moeten worden door de ICT om hem zo te ondersteunen dat hij wel gewoon van zijn webmail gebruik kan blijven maken, zonder dat er sprake is van een verhoogd risico. Verder zou Kamp moeten afspreken met zijn ambtenaren dat de mails die hij hiermee verstuurt eveneens vallen onder, bijvoorbeeld, de Archiefwet.

De initiatieven van Archief 2020 en het Nationaal Archief hebben ervoor gezorgd dat bij veel lagere overheden, Regionale Historische Centra en gemeentelijke archiefinstellingen aandacht is gekomen voor het e-depot of digitaal depot. Men oriënteert zich en doet pilots. Het is dan verstandig om op dit vlak wat theoretische en praktijkkennis op te doen. De cursus Digitaal Depot van de Archiefschool biedt die mogelijkheid.

Deelnemend aan diverse digitaliseringsprojecten valt het me regelmatig op: we hebben nog steeds moeite elkaar te begrijpen. Met ‘we’ bedoel ik de verschillende betrokkenen binnen zo’n project. Projectleider, afdelingsmedewerkers, procesmedewerkers, informatieprofessionals, ICT-ers.

In één klap zijn we, als DIV, verlost van onze stofjas en ons oubollige imago. Een onderwerp waar we jaren aan gewerkt hebben en veel artikelen, columns en discussies aan gewijd. Nu is het niet meer nodig. We hebben het gewoon bij het verkeerde eind gehad: we zijn nog maar net uit de kinderjaren en we zijn aan het puberen. Heerlijk!
We zijn volop in ontwikkeling en hebben nog moeite met onthouden, organiseren en controleren. Het informatiebeheer van de overheid is volop in ontwikkeling en heeft een enorme potentie.
Deze woorden worden gebruikt in ‘Het puberbrein van de overheid’, een rapport van de Raad voor Cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur .

Een aantal jaren geleden was het invoeren van zaakgericht werken bij gemeenten een trending topic. Eind 2015 was er een interprovinciale dag waar de centrale vraag was of zaakgericht werken ook iets was voor provincies. Het was een goed bezochte dag en informatief door de uitwisseling van kennis en ervaring. Alle provincies zitten er mee dat hun informatiehuishouding niet op orde is, niet op inhoud (incomplete dossiers) en er is onvoldoende bewustzijn bij management en medewerkers/proceseigenaren. Zou zaakgericht werken daar iets aan kunnen verhelpen?