Blogs

‘De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem’. Zo staat het vermeld in artikel 16 van de Archiefregeling. Over de eisen weten we inmiddels aardig wat. Maar hoe een kwaliteitssysteem op het gebied van informatiebeheer er uit ziet, daarover wordt in de wet- en regelgeving niets vermeld.

De afgelopen jaren zijn er vele documenten verschenen die moeten helpen om het informatiebeheer in goede banen te leiden. Ik noem RODIN, ED3, allerlei baselines, KIDO, DUTO, referentie- en modelarchitecturen als NORA (nu EAR), GEMMA en PETRA, de Handreiking zus en de Handreiking zo, normen en standaarden (NEN-ISO 15489, NEN 2082, NEN-ISO 23081, Moreq, ISAD(G), DublinCore), KPI’s, een DSP en een ZTC, RMO en TMLO.

Sinds 2003 brengen de Verenigde Naties een rapport uit over de wereldwijde ontwikkelingen op het gebied van e-overheid. De zogeheten e-overheid ontwikkelingsindex is gebaseerd op drie componenten: de beschikbaarheid van online diensten, de aanwezigheid van telecommunicatie verbindingen en de bekwaamheid van mensen om met digitale middelen om te gaan.

In de selectielijsten van vrijwel alle overheden in ons land is bepaald dat stukken uit de personeelsdossiers die informatie bevatten of kunnen geven over het werken of in aanraking komen met stoffen die tot een risico voor de volksgezondheid worden gerekend tot 40 jaar na het einde van het dienstverband bewaard moeten blijven. De aanleiding voor deze afwijkende termijn (de overige bescheiden kunnen immers 10 jaar na vertrek worden vernietigd) lag in een aantal rechtszaken in de jaren '80 en '90, waarbij ambtenaren zoveel jaar na hun vertrek bij de overheid ziek bleken te zijn als gevolg van bijvoorbeeld het werken met asbest of in omgevingen waarmee ze ermee in aanraking konden komen.

Ooit was er SOD-I en SOD-II en voor de echte doorzetters de VVA. In de jaren 90 kwamen daar de Documentaire Informatievoorziening Opleidingen Rijksoverheid of wel DIOR bij voor medewerkers bij de rijksoverheid. De HMDI maakt het compleet en zo was er, alles bij elkaar, voor ieder een duidelijke opleidingslijn met erkende en waardevolle certificaten en diploma’s. Opleidingen waren gekoppeld aan functies binnen het vak van documentaire informatievoorziening. Je wist waar je aan toe was. Als archiefmedewerker en als organisatie.

De moderne tijd vraagt veel van ons: we zijn omringd door technologie en media en kunnen het ons nog nauwelijks veroorloven er geen gebruik van te maken. “We zullen wel moeten.” Tsja, dat is zo. Media en technologie scheppen ook veel mogelijkheden: internetwinkelen, online bankieren, zelf je reis boeken, enzovoort. Het ene mag je, kun je en wil je. Het andere moet je (bijna).
In de ‘Resultaten van onderzoek naar acceptatie van technologie door zelfstandig wonende ouderen’ vind je overwegingen en keuzes terug van ouderen om al dan geen gebruik te maken van technologie. Een prima rapport om eens door te nemen. Leerzaam, voor jezelf en misschien voor een andere of bredere kijk op het wat en waarom van het stroef lopende digitaliseringstraject in de organisatie. Zou zo maar kunnen!
In het rapport staat bijvoorbeeld welke factoren een rol spelen bij het gebruik van technologie:

Digitaliseren is toch ‘appeltje, eitje’? Althans, zo wordt er regelmatig gedacht door medewerkers die hun papieren dossiers graag omgezet zien in digitale versies daarvan. Even een dossiertje onder de scanner en we kunnen met de digitale documenten verder werken. In de praktijk blijkt echter dat er meer bij komt kijken dan in eerste aanzet gedacht.

De laatste jaren heeft de opvatting bezit van ons genomen dat de archivering onderdeel moet zijn van de uitvoering van de werkprocessen binnen de organisatie. Digitale systemen, vooral zaaksystemen, zijn zo ingericht dat alle zaakinformatie direct opgenomen zou moeten kunnen worden in het systeem. Het zaaksysteem dient dan tevens als archiefsysteem of zaak- en archiefsysteem zijn aan elkaar gekoppeld.

Even terug naar het papieren tijdperk. Ambtenaren hadden gemiddeld toch wel een kast vol papier op hun kamer staan, zo niet meer. Stapels dossiers erin, ordners, losse stukken, hier en daar nog wat persoonlijke spullen. Dat is het beeld van destijds. Tegenwoordig is er hooguit een meter ruimte per persoon beschikbaar. Soms zelfs minder. Alleen een locker of iets dergelijks. Maar dat geeft niet want het algemene beeld van tegenwoordig is toch de ambtenaar met een iPad, andere tablet of laptop.
Kortom, tijden veranderen.

In oktober 2015 bracht Archief 2020 het rapport uit ‘Op weg naar 2020 en verder…’ met scenario’s over de archieffunctie in de toekomst. Het doel voor het opstellen van deze scenario’s is drieledig:

De aandacht voor een deugdelijke informatiehuishouding lijkt zowaar wat toe te nemen. Ik heb zomaar de indruk dat de aandacht wat structureler van aard wordt en niet meer beperkt blijft tot incidenten. Als informatiebeheerder moesten we het de afgelopen decennia hebben van incidenten als gevolg waarvan de aandacht voor de kwaliteit van de informatiehuishouding en archiefzorg korte tijd steeg.
Behalve in de krant en de vakbladen maakte verder niemand zich hier druk over. Voor ons, als beroepsgroep, waren het kleine geluksmomentjes. Zou nu dan eindelijk iedereen in gaan zien hoe belangrijk ons werk is? Nu zou eindelijk iedereen inzien dat goede archivering van groot belang is! Zo leidde rampspoed tot feestvreugde en gebak op de DIV-afdeling.

Onlangs kwam minister Henk Kamp in het nieuws omdat hij naast zijn zakelijke e-mail ook gebruik maakte van een eigen e-mailaccount van Gmail om werk gerelateerde mails van zijn medewerkers te ontvangen. Dit geheel tegen de overheidsrichtlijnen over veilig communiceren in. Volkomen terecht dat de minister op zijn vingers is getikt want anonieme hackers konden de e-mails van Kamps lezen zo is gebleken. Hoewel… is de kritiek wel zo terecht?
Het onderscheid tussen werk en privé wordt dankzij technische mogelijkheden steeds diffuser en mensen willen op meer tijden en plaatsen onafhankelijk kunnen werken. Daar hoort dan ook bij dat je onbeperkt over bijvoorbeeld je e-mails moet kunnen beschikken. Ik kan mijzelf wel voorstellen dat de e-mail van je werk, met alle beveiliging, niet die flexibiliteit biedt die een webmailaccount wel heeft. Je bent bijvoorbeeld als minister op vakantie en je zit op een bergtop in the middle of nowhere met minimaal bereik. Eindelijk lukt het om contact te maken met de werkmailserver die dan vervolgens doodleuk meldt dat je je wachtwoord binnen 24 uur moet veranderen. Het liefst vanaf je eigen werkplek. Doe je dat niet dan vervalt je toegang. Als praktisch denkend mens zijnde heeft Henk Kamp dus heel simpel een eigen Gmailaccount aangemaakt om toch op een snelle manier door te kunnen blijven werken als dat nodig is. In plaats van de minister op de vingers te tikken, zou er een manier gevonden moeten worden door de ICT om hem zo te ondersteunen dat hij wel gewoon van zijn webmail gebruik kan blijven maken, zonder dat er sprake is van een verhoogd risico. Verder zou Kamp moeten afspreken met zijn ambtenaren dat de mails die hij hiermee verstuurt eveneens vallen onder, bijvoorbeeld, de Archiefwet.

De initiatieven van Archief 2020 en het Nationaal Archief hebben ervoor gezorgd dat bij veel lagere overheden, Regionale Historische Centra en gemeentelijke archiefinstellingen aandacht is gekomen voor het e-depot of digitaal depot. Men oriënteert zich en doet pilots. Het is dan verstandig om op dit vlak wat theoretische en praktijkkennis op te doen. De cursus Digitaal Depot van de Archiefschool biedt die mogelijkheid.

Deelnemend aan diverse digitaliseringsprojecten valt het me regelmatig op: we hebben nog steeds moeite elkaar te begrijpen. Met ‘we’ bedoel ik de verschillende betrokkenen binnen zo’n project. Projectleider, afdelingsmedewerkers, procesmedewerkers, informatieprofessionals, ICT-ers.

In één klap zijn we, als DIV, verlost van onze stofjas en ons oubollige imago. Een onderwerp waar we jaren aan gewerkt hebben en veel artikelen, columns en discussies aan gewijd. Nu is het niet meer nodig. We hebben het gewoon bij het verkeerde eind gehad: we zijn nog maar net uit de kinderjaren en we zijn aan het puberen. Heerlijk!
We zijn volop in ontwikkeling en hebben nog moeite met onthouden, organiseren en controleren. Het informatiebeheer van de overheid is volop in ontwikkeling en heeft een enorme potentie.
Deze woorden worden gebruikt in ‘Het puberbrein van de overheid’, een rapport van de Raad voor Cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur .

Een aantal jaren geleden was het invoeren van zaakgericht werken bij gemeenten een trending topic. Eind 2015 was er een interprovinciale dag waar de centrale vraag was of zaakgericht werken ook iets was voor provincies. Het was een goed bezochte dag en informatief door de uitwisseling van kennis en ervaring. Alle provincies zitten er mee dat hun informatiehuishouding niet op orde is, niet op inhoud (incomplete dossiers) en er is onvoldoende bewustzijn bij management en medewerkers/proceseigenaren. Zou zaakgericht werken daar iets aan kunnen verhelpen?

Op scribd.com verscheen onlangs een interview met Martijn Aslander en Erwin Witteveen over hun recent verschenen boek: Nooit af. Het gaat over permanent in de ontwikkelstand staan: permananent bèta. Waarom? Omdat er weinig zekerheden bestaan.
De wereld is in staan van verandering of, zoals het zo mooi heet, transitie en dat zorgt er voor dat we het met z’n allen even niet meer weten. Althans: we kunnen eigenlijk geen definitieve oplossing geven. Ook al willen we dat nog zo graag. Wen er maar aan dat dit niet meer kan.
Ik heb het idee dat Aslander en Witteveen gelijk hebben. In het interview geven ze verschillende voorbeelden en ze geven ook aan hoe het anders kan. Als wereldleiders en ceo’s van grote bedrijven bekennen dat ze het niet weten biedt dit ruimte aan het management om het ook niet te weten en met elkaar in gesprek te gaan over oplossingen. Je mag het niet weten. Je mag op zoek naar en in gesprek gaan met anderen om samen oplossingen te zoeken.
Aslander en Witteveen breken een lans voor het afzien van een allesomvattende, schijnbaar definitieve oplossing. Die oplossingen zijn er niet (meer). Mochten ze er ooit geweest zijn…
Ik denk dat ze gelijk hebben. In elk geval spreekt hun boodschap mij wel aan.
Wat kan er mis gaan? Het nodige.
Wat gaat er nu mis? Ook het nodige, dus daar is geen verschil.
De 'one size fits all'-gedachte kan de deur uit.

Twee jaar geleden schreef ik een blog onder de titel ’Waarom moet ik van Europa alles op papier bewaren?’ over de bestaande Europese verplichting om originele, papieren archiefbescheiden ook echt op papier te moeten bewaren. Veel collega’s bezwoeren dat je van Brussel bepaalde bescheiden niet mocht vervangen ook al had je een daartoe strekkend vervangingsbesluit.

Als je nu nog aan het nadenken bent over de vraag of je een besluit tot vervanging moet nemen, of als je bezig bent met een Handboek vervanging en dat schiet maar niet op, kun je je ook afvragen of je je tijd niet beter anders kunt besteden.

In 2010 hebben de gezamenlijke overheden onder de benaming dienstverlening: samen doen een overheidsbrede visie op dienstverlening vastgesteld, waarin ambities zijn geformuleerd waaraan deze in 2020 moet voldoen. Het programma Digitaal 2017 draagt daaraan bij door het mogelijk te maken dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen. Wat is de stand van zaken?
Minister Plasterk is optimistisch en stelt dat "de doelstelling dat burgers en bedrijven vanaf 2017 hun zaken met de overheid digitaal moeten kunnen afhandelen dichterbij komt." Het zal wel, maar de lijstjes waar dat uit moet blijken zijn naar mijn mening wat eclectisch en tonen vooral bij elkaar gegraaide kwantitatieve gegevens. In de Voortgangsrapportage Digitaal 2017 lezen we onder meer: