Digitalisering

Inhoud

Artikelen en blogs

Ervaringen en leerpunten pilot e-Depot Zeeland

Tekeningen uit AutoCad blijken eenvoudiger in een e-Depot te krijgen dan documenten uit het documentmanagementsysteem Corsa. Dit is slechts één van de leerpunten uit de pilot die de Provincie Zeeland samen met het Zeeuws Archief heeft uitgevoerd. Op 19 mei werden de resultaten van de pilot gepresenteerd in Middelburg.

Lees verder

Het gedigitaliseerde audiovisuele erfgoed

Afgelopen maart werden de resultaten gepresenteerd van het project Beelden voor de toekomst.
Door het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, het Nationaal Archief, Eye Filmmuseum en Stichting Nederland Kennisland werden 2,5 miljoen foto's en ruim 200.000 uur films, video's, radio- en tv-programma's gedigitaliseerd. Het project startte in 2007. Het doel was het veiligstellen en conserveren van dit audiovisuele erfgoed en het online toegankelijk maken voor onderwijs, particulieren en commercieel gebruik.

Lees verder

VISI, de dagelijkse werkelijkheid

Terugblik
Op deze plaats heb ik al meerdere keren een lans gebroken voor het gebruik van VISI. VISI is het systeem dat formele communicatie bij infrastructurele projecten en langdurige (complexe) samenwerking faciliteert. Het gaat uit van rollen; iedereen krijgt alleen die informatie die hij of zij moet krijgen en levert datgene aan wat conform deze rol geleverd moet worden. Juridisch waterdicht, zonder de  verdubbeling van informatie waarmee ons vakgebied dagelijks worstelt. Alle betrokkenen werken in één en dezelfde omgeving,waardoor informatie wordt gedeeld in plaats van vermenigvuldigd.

Lees verder

Kunnen we leren van digital asset management?

Eén van de vele loten aan de stam van contentmanagement is digital asset management. Nu is 'assetmanagement' ook iets wat banken doen (vermogensbeheer), maar dat wordt hier niet bedoeld. Het is een term die vooral in de marketing- en creatieve industrie wordt gebruikt, onder meer in de print publishing-industrie, de grafische industrie en de professionele fotobranche voor het opslaan, beheren en distribueren van digitale bestanden (foto, audio, video). In de omroepwereld wordt hiervoor de term Media Asset Management gebruikt, maar feitelijk worden hiermee dezelfde processen ondersteund. Het gaat in feite om multimediale applicaties.

Lees verder

Digitaliseren op verzoek

Vorig jaar startte het Haags gemeentearchief met het digitaal beschikbaar stellen van documenten op aanvraag. 'Digitaliseren op verzoek' (DOV) heet deze functionaliteit. Twee dagen nadat de aanvrager op het daarvoor bedoelde icoontje klikt, ontvangt hij per e-mail een link naar het gemeentebrede documentmanagement systeem, waar het stuk digitaal beschikbaar is. Er blijkt nu belangstelling te zijn voor archieven waar op de studiezaal zelden vraag naar was.

Lees verder

De Handreiking Vervanging Archiefbescheiden

Op 25 februari jl. ging de website van het Programma Archief 2020 live en verscheen de Handreiking vervanging archiefbescheiden als eerste product van dit innovatieprogramma. In Archief 2020 werken de archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Nederland samen om te komen tot duurzame toegankelijkheid van (digitale) overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie. Archief 2020 is medio 2013 formeel gestart en loopt tot en met 2016. Projectleider Peter Diebels en (eind)redacteur Margreet Windhorst gaan nader in op totstandkoming en inhoud van de Handreiking.   

Eerste resultaat van Programma Archief 2020

Een van de 5 doelen van Archief 2020 is ‘Digitale duurzaamheid’ (naast Openbaarheid, Toegankelijkheid, Documenteren van de samenleving en Kwaliteitszorg en bestelversterking).  Vanuit deze doelstelling is de Handreiking opgesteld. In 2013 veranderden de archiefwettelijke regels rond de vervanging van archiefbescheiden en alle overheden hadden behoefte aan een praktisch handvat rond de toepassing van de regels. Een werkgroep, samengesteld uit deskundigen en gebruikers, onderzochten de technische, juridische en procesmatige aspecten van vervanging en stelden gezamenlijk de opbouw en definitieve tekst vast.

Lees verder

Hoe staat het met het informatiebeheer bij de omgevingsdiensten?

Het is allemaal wat later dan gepland, maar zo langzamerhand begint het stelsel van omgevingsdiensten toch vorm te krijgen. Hoe staat het nu met het informatiebeheer binnen de OD’s en zijn er misschien conclusies te trekken voor de volgende grote ronde in informatie- en dossieroverdracht: de grote decentralisaties richting gemeenten?

Lees verder

DMS DISKIS in de praktijk

Zoeken en vinden door gebruikers van DMS DISKIS bij Woonzorg Nederland
Hoe gebruiksvriendelijk zijn de zoekschermen van het DMS DISKIS? Kunnen de bestaande zoekschermen verbeterd worden? En wat vinden gebruikers van de termen in die zoekschermen?
Het onderzoek dat Marga Wijchers bij Woonzorg Nederland deed naar het gebruiksgemak van het DMS DISKIS biedt antwoord op deze vragen.
Het blijkt dat er zeker het een en ander verbeterd kan worden. Gebruikers willen bijvoorbeeld graag nieuwe klanten kunnen koppelen aan een van de complexen. Deze koppeling is van belang om documenten makkelijker terug te kunnen vinden. Ook de terminologie en uitstraling kunnen eenduidiger, zodat er minder verwarring optreedt bij het zoeken naar of invoeren van gegevens.

Lees verder

Is de overheid digitaal in 2015 of in 2017?

Het is een bekend fenomeen dat mensen te optimistisch plannen: werkzaamheden nemen meer tijd in beslag dan bij aanvang was gedacht. Het maakt niet uit of het gaat om het verbouwen van de keuken of het inrichten van een documentmanagementsysteem. In de Visiebrief digitale overheid 2017 wordt aangegeven dat burgers en bedrijven uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen. 2017? Ik had toch ook gelezen dat de overheid in 2015 digitaal zou zijn? Is er stiekem een planning aangepast?

Digitale overheid 2015

Op 7 juli 2009 reageerden de ministers van BIZA en OCW met een brief (TK  29 362, nr 156) op het rapport van de Raad voor cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur, Informatie: grondstof met toekomstwaarde (2008). De raden schetsten daarin onder meer een aantal uitdagingen voor de informatiehuishouding van de overheid: informatie-infarct, niet in-control zijn, ed. De ministers zegden toe uiterlijk eind 2009 te komen met een visie en maatregelen om de informatiehuishouding verregaand te moderniseren, waardoor ambtenaren op een verantwoorde en duurzame manier digitaal zouden kunnen werken. Die visie en maatregelen kwamen er met een nieuwe brief van 16 maart 2010 (TK 2009-2010 29 362, nr. 162). Hierin wordt gerefereerd aan een aankondiging in de brief van 7 juli 2009 dat alle ministeries voor hun beleidskernen in een periode van 5 jaar digitaal documentbeheer hebben ingevoerd. Wat er ook in die brief van 7 juli 2009 staat: niks over een periode van vijf jaar. Met de nieuwe brief wordt echter wel een ambitieuze agenda en route vastgelegd. De nieuwe brief wil vooral uiteenzetten hoe een en ander aangepakt zou gaan worden. Basis was gebruik te maken van elkaars kennis (best practices) en via een plan van aanpak per ministerie uitwerken hoe op weg naar 2015 digitaal documentbeheer zou worden geïmplementeerd. In de brief werd al een streefbeeld neergezet. Modernisering van de informatiehuishouding is nodig om goed te kunnen inspelen op de moderne ontwikkelingen. Het streefbeeld geeft een omschrijving van hoe digitale informatie toekomstvast moet worden opgeslagen en beheerd en hoe wordt gegarandeerd dat de informatie blijvend is terug te vinden.

Lees verder

Handreiking Archiveren ruimtelijke plannen verschenen

Vanaf 1 januari 2010 bepalen de Wet en het Besluit ruimtelijke ordening dat ruimtelijke plannen verplicht digitaal moeten worden opgemaakt en bewaard. Het digitale ruimtelijke plan is daarmee het authentieke plan, het origineel. Indien er dus verschillen bestaan tussen het digitale ruimtelijke plan (zoals een bestemmingsplan of een structuurvisie) en de papieren weergave daarvan, dan is het digitale plan leidend.

Lees verder

Ervaringen met vervanging

Sinds 1 januari 2013 is de Archiefregeling gewijzigd m.b.t. de eisen die aan vervanging gesteld worden. Elke zorgdrager kan nu zelf een besluit tot vervanging nemen, mits dit voldoet aan de eisen die in de Archiefregeling gesteld worden. Maar, waar moet je nu op letten. En is alleen voldoen aan de eisen uit de Archiefregeling voldoende? Doxis heeft inmiddels ruim 40 organisaties begeleid in het nemen van een Vervangingsbesluit (voorheen de aanvraag voor een machtiging tot vervanging). Zelf heb ik in 10 trajecten geparticipeerd. Naast de wet- en regelgeving vormt RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal INformatie beheer) in onze visie een houvast voor organisaties. Immers, om het papier echt los te kunnen laten moet de digitale informatie ook goed en verantwoord worden beheerd. De richtlijnen in RODIN vormen een mooie leidraad over de te nemen maatregelen die uiteindelijk kunnen leiden tot het vervangen van het papier. Vandaar dat wij ook altijd kijken of organisaties voldoen aan de eisen die in RODIN gesteld worden. In dit artikel een korte samenvatting van onze ervaringen met vervanging.

Lees verder

Visiebrief digitale overheid 2017

Op 23 mei 2013 stuurde de minister van Binnenlandse Zaken de Visiebrief digitale overheid 2017 naar de Tweede Kamer ("Contact met overheid zoveel mogelijk digitaal"). De brief is de invulling van een passage uit het regeerakkoord van de regeringspartijen. Hier wordt gesteld dat de dienstverlening door de overheid beter moet. Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal afhandelen. Hieronder geef ik kort de inhoud van de visiebrief weer en voorzie ik het op een aantal punten van commentaar.

Lees verder

De transitie van een team documentaire informatievoorziening

Achtergrond
In 2005 besloot de provincie Utrecht tot het overgaan van een papieren DIV naar een digitale DIV. Er werd een project opgetuigd om dit te realiseren. Het project tastte enige tijd de grenzen af: waar lagen de behoeften van de organisatie als het ging om digitaal archiveren, wat moest de reikwijdte van de digitalisering zijn. Of wilde men meer, zoals digitaal werken? Uiteindelijk werd als doel van het project vastgesteld het selecteren van een documentmanagementapplicatie en de inrichting en implementatie ('uitrol') daarvan. De ontwikkeling van het team DIV was geen onderdeel van het project. Sterker: de digitalisering zou het team hard gaan raken. In de kosten-batenanalyse die aan de besluitvorming tot digitalisering ten grondslag lag, was de besparing vooral gelegen in de formatiereductie bij DIV. Door de digitalisering zou de formatie met bijna eenderde kunnen verminderen. In 2007 was duidelijk dat team DIV een belangrijke rol zou gaan spelen bij de implementie van het nieuwe systeem. Het project deed een fors beroep op de inzet van de medewerkers van DIV. Veel medewerkers van het team waren enthousiast over de digitalisering: er gebeurde weer eens wat. De teamleiding speelde hier goed op in. Het digitaliseringstraject maakte bij de medewerkers energie los en kon zo werken als hefboom om het team in beweging te krijgen. Voor de teamleiding was duidelijk dat het werken met een digitaal systeem een heel andere manier van werken en denken vergden. Onduidelijk hoe de nieuwe rol er precies uit zou komen te zien.

Lees verder

Duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid van digitale informatie volgens de Erfgoedinspectie

Een paar dagen voor kerst 2012 verscheen het rapport van de Erfgoedinspectie Beperkt houdbaar. Duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving bij de rijksoverheid. Een zoektocht via Google leverde veel hits op, maar dat waren vooral commentaarloze verwijzingen naar het rapport zelf. Toch geeft de eerste zin in het rapport al aan dat het met de digitale archivering bij de centrale overheid niet goed gaat. Geen verrassende vaststelling voor wie in het vakgebied werkzaam is, maar toch wel gesprekstof. Heel veel discussie heeft het rapport nog niet uitgelokt bij de spraakmakende gemeenschap in archiefland. Gelukkig werden via een discussiegroep op Linkedin wel een aantal meningen gegeven, alhoewel die niet gingen over het rapport zelf, maar over de rol van de archiefmedewerker in het digitaal archiveren. Er kunnen er vier worden onderscheiden.
•    De archiefmedewerkers zijn onvoldoende thuis in digitaal archiveren en denken nog geheel in papieren archieven. Het niveau van de archiefmedewerker moet omhoog en ze moeten met de tijd mee.
•    De medewerkers in het primaire proces houden de archiefmedewerkers buiten de deur. Gescande post in het documentmanagementsysteem is goed, maar de e-mails die de medewerker in het kader van zijn werkproces verstuurt en ontvangt wordt niet gezien als onderdeel van het dossier en wordt lokaal 'gearchiveerd'.
•    De archiefmedewerkers moeten meer sociale – en adviesvaardigheden ontwikkelen om het vraagstuk van de digitale archivering op de agenda van de bestuurders en beslissers te krijgen.
•    Er moeten goede en eenvoudig te bedienen documentmanagementsystemen worden gebruikt om de eindgebruikers over de streep te trekken om een compleet en betrouwbaar digitaal archief op te bouwen.

Lees verder