Ordening en selectie

Inhoud

Artikelen en blogs

Vragen, antwoorden en een plan van aanpak na goedbezochte workshops

Afgelopen maart introduceerde de VNG de nieuwe concept selectielijst voor (inter)gemeentelijke archiefbescheiden. De nieuwe conceptlijst is compleet anders opgebouwd dan de huidige lijst (de actualisatie van 2012). De huidige selectielijst gaat uit van documenttypes. De nieuwe conceptselectielijst is procesgericht en gebaseerd op de procesarchitectuur GEMMA. De processen van GEMMA zijn echter niet één op één als basis gebruikt. Daarnaast is aangehaakt bij de nieuwe selectiemethodiek van het Nationaal Archief; er is een systeem-, een trend- en een risicoanalyse uitgevoerd.

Lees verder

De nieuwe selectiemethodiek uitgelegd. Handreiking ‘Belangen in Balans’ verschenen

In E-docmanager besteden we regelmatig aandacht aan het onderwerp selectie en dan met name de gevolgen van de invoering van de nieuwe selectiemethodiek zoals die in de afgelopen jaren is ontwikkeld door het Nationaal Archief (NA). Deze methodiek geldt voor alle overheidsorganen en noopt het NA al deze organen goed te informeren en bij de invoering te begeleiden. Dat gebeurt tot op heden veelal mondeling, via de Strategische Informatieoverleggen bij de ministeries en door participatie van medewerkers in de selectieprocedure.

Lees verder

Gemeentelijke selectielijst geheel vernieuwd!

Eind januari informeerde de VNG al haar leden via een ledenbrief over het feit dat zij een eerste concept van de ontwerpselectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen heeft laten opstellen, die de bestaande lijst geldend vanaf 1996 (vastgesteld in 2005 en geactualiseerd in 2012) zal gaan vervangen. De conceptlijst is als bijlage aan de ledenbrief toegevoegd en alle gemeenten en intergemeentelijke organen hebben tot 20 april a.s. de gelegenheid om op het nieuwe instrument te reageren.

Lees verder

Een nieuwe gemeentelijke selectielijst in 2016!

In november vorig jaar berichtten wij over de start van de voorbereiding van een nieuwe gemeentelijke selectielijst. Nu – één jaar later – zijn er de nodige resultaten te melden.
In 2013 besloot de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een selectielijst conform de nieuwe archiefwettelijke eisen voor te bereiden en voor 2016 vastgesteld te hebben. De laatste, geactualiseerde selectielijst dateert van 2012, maar voldoet niet aan de eisen die het ministerie van OCW stelt en die zijn vastgelegd in de Nieuwe Selectiemethodiek zoals ontwikkeld door het Nationaal Archief. Ook voldoet de huidige selectielijst niet meer aan de eisen en wensen van het digitale informatiebeheer. Procesmatig ingerichte gemeenten, veelal werkend met zaaksystemen en ook nog onderdeel uitmakend van een informatieketen met andere decentrale of centrale overheden, willen waardering en selectie inbedden in hun systemen en bij voorkeur al aan het begin van een proces of zaak kunnen bepalen. Deze uitdagingen is de VNG aangegaan en in 2013 begonnen aan de inrichting van de lijst conform de nieuwe eisen. Deze volledige herziening voert de VNG trouwens in mandaat voor alle Nederlandse gemeenten uit.

Lees verder

Bewaren en vernietigen van personeelsgerelateerde documenten

In mijn organisatie wordt sinds 2011 een aparte applicatie gebruikt waar personeelsdossiers in worden gevormd. Dat betekent dat personeelsdossiers in hun 'dynamische fase' aangelegd en bijgehouden worden in een applicatie buiten het provinciebrede documentmanagement systeem, Documentum. Dat is een bewuste keuze geweest, onder meer door de stricte rechtenstructuur die geldt voor de personeelsdossiers. Alleen de medewerker zelf, diens leidinggevende en enkele medewerkers van personeelszaken kunnen bij dat dossier. In het DMS was dat onbegonnen werk om in te regelen; voor de speciale applicatie voor de personeelsdossiers was dat eenvoudig. Als een medewerker uit dienst gaat wordt het (digitale) dossier geëxporteerd naar het DMS.

Lees verder

Actualisatie Selectielijst archiefbescheiden (inter)gemeentelijke organen

Auteur: Lydia Jongmans. De beschikking van staatssecretaris Zijlstra van OCW tot 'Vaststelling selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 actualisatie' is op 25 juni 2012 in de Staatscourant (nummer 11906) verschenen. Deze lijst vervangt de 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996' vastgesteld op 20 december 2005. De geactualiseerde lijst is op 27 juni 2012 in werking getreden. Indien deze afwijkt van de in 2005 vastgestelde lijst moet, indien technisch mogelijk, de bewaartermijn van de wijziging gehanteerd worden.

Lees verder

De eerste ervaringen met de nieuwe selectielijst voor de Waterschappen

Het waterschap Brabantse Delta is vanaf eind 2009 bezig met de implementatie van zaaksgewijs en (zoveel mogelijk) digitaal werken in de hele organisatie. Met goedkeuring van de waterschapsarchivaris is er voor gekozen om bij de vorming van nieuwe dossiers ook alvast te gaan werken met de nieuwe (toen nog concept) selectielijst van de waterschappen. Een aantal medewerkers die hierbij betrokken zijn geweest, is gevraagd naar hun eerste ervaringen met de nieuwe selectielijst.

Lees verder